È una realtà dinamica, quella di Nidec ASI (il nuovo nome di Ansaldo Sistemi Industriali), e non solo dal punto di vista produttivo. Quasi un terzo del personale dell’azienda, infatti, effettua abitualmente trasferte: i viaggiatori in Italia sono circa 400, su uno staff di 1.100 dipendenti. «Le destinazioni sono le più svariate e toccano tutti e cinque i continenti» fa sapere la Travel Manager Simona Crasnich, «anche se la Cina e i Paesi del Golfo rappresentano le principali mete dei nostri spostamenti; inoltre, il recente ingresso dell’Azienda nel Gruppo giapponese Nidec Corporation ha ulteriormente allargato i suoi orizzonti verso l’estremo Oriente».
Laureata in Scienze Politiche a indirizzo internazionale, con un master in Relazioni Pubbliche, Simona Crasnich è l’interlocutrice ideale per conoscere più da vicino la gestione dei viaggi d’affari in Nidec ASI. La manager è entrata in azienda nel 2001 dopo avere lavorato per quattro anni in una Pmi dove ha maturato le sue prime esperienze nel business travel. Nell’ambito della Segreteria di Direzione, si è occupata inizialmente di prenotazioni di servizi di viaggio, coadiuvando il responsabile acquisti nella gestione degli accordi commerciali con i fornitori di business travel. Nel 2004 è stata nominata Travel Manager della società con il compito di coordinare gli uffici viaggio delle quattro sedi italiane di Ansaldo Sistemi Industriali, dislocate rispettivamente a Milano, Genova, Montebello Vicentino (alle porte di Vicenza) e Monfalcone (in provincia di Gorizia). A lei è affidato il controllo dell’ottemperanza alla travel policy; conduce inoltre trattative per gli accordi commerciali con compagnie aeree e catene alberghiere e cura i rapporti con i fornitori di prenotazione alberghiera e pagamento. Dal punto di vista dell’organigramma aziendale, risponde al Direttore del Personale Corporate. Si occupa anche di selezione, formazione e sviluppo in ambito Human Resource per la struttura aziendale di Monfalcone, dove fa riferimento al Direttore del Personale di sede. Non rientrano invece nella sua sfera di competenza il fleet management, gestito dalla struttura relativa agli acquisti, e le convention, che sono organizzate solo internamente e sono coordinate dall’assistente dell’Amministratore Delegato di Nidec ASI.
Travel policy globale
A Simona Crasnich abbiamo chiesto innanzitutto come è organizzata la gestione dei viaggi in NidecASI, cercando di focalizzare il più possibile i vari passaggi dell’iter interno. «Le trasferte vengono innanzitutto autorizzate dai responsabili di dipartimento. Si provvede poi a inoltrare la richiesta di prenotazione dei vari servizi agli uffici viaggio della sede di competenza, ciascuno dei quali vede impegnate tre persone dedicate. In caso di richiesta di voli, i nostri uffici si mettono in contatto con l’agenzia viaggi, mentre operano autonomamente per quanto riguarda la prenotazione di alberghi e treni, utilizzando il pagamento con carta virtuale». Ogni aspetto legato alle trasferte fa riferimento a una travel policy globale, scrupolosamente seguita da tutte e quattro le sedi, che prevede un iter procedurale e dei massimali per servizio. «Le linee guida della nostra travel policy non sono state revisionate dall’anno della loro emissione, avvenuta nel 2006, ma contiamo di farlo nel breve periodo».
Il difficile momento economico ha influito solo in parte sul trend delle spese di viaggio di Nidec ASI. Negli ultimi tre anni, l’azienda ha registrato una costante crescita sia dal punto di vista dei volumi che del numero di trasferte e solo nel 2012 ha assistito a una contrazione del numero dei voli.
In fatto di agenzia, Nidec ASI si avvale di un unico partner, che dal 2010 è Cisalpina. La scelta è stata effettuata in seguito a una gara; con tale agenzia l’azienda ha stretto un accordo di transaction fee, che è stato recentemente rinnovato per altri due anni.
Il team di business travel di Nidec ASI stipula accordi commerciali diretti con tutti i fornitori di servizi di viaggio. In alcuni casi l’agenzia viene consultata per un confronto di benchmarking.
Per il pagamento delle spese di viaggio, attualmente la biglietteria aerea transita in parte sulla card Business Travel Account di American Express e in parte sulla carta Airplus Company Account, mentre per effettuare le prenotazioni alberghiere e ferroviarie viene utilizzata unicamente l’Airplus Company Account. Tutte le altre spese di trasferta sono pagate con carta di credito aziendale o in contanti.
Automazione dei processi
In fatto di equipaggiamenti elettronici, il personale viaggiante è stato dotato di tecnologie mobile, in particolare blackberry. Poco utilizzati, invece, i sistemi di videoconferenza e di web conference, di cui l’azienda è comunque fornita.
Per automatizzare i processi connessi ai viaggi business si è scelto di utilizzare il tool SAP Travel. «Crediamo molto nell’automazione dei processi, abbiamo quindi intenzione di sviluppare le potenzialità di integrazione di questo tool con i sistemi di pagamento e prenotazione. Ed è proprio su questo aspetto che focalizzeremo la nostra attenzione nell’immediato futuro: abbiamo infatti in programma nuove iniziative per una maggior integrazione e consolidamento dati».
Chi è Nidec ASI S.p.A.
Forte di una tradizione industriale di oltre 160 anni di storia, Nidec ASI nasce nel dicembre 2012 dall’acquisizione di Ansaldo Sistemi Industriali Spa (ASI) da parte di Nidec Corporation. Nata da un ramo di Ansaldo e presente sul mercato dal 1853, l’azienda si colloca fra i pionieri della manifattura, dell’ingegneria e dell’industria italiana. Nidec ASI si è specializzata nel controllo dell’energia e nei sistemi elettrici fin dagli albori di queste tecnologie, offrendo soluzione innovative e mirate a centinaia di clienti nel mondo.
Grazie all’ingresso nel Gruppo Nidec (leader mondiale nei motori di precisione, con un fatturato di 682mln Yen, un capitale umano di oltre 160.000 unità e sedi produttive in 30 Paesi) Nidec ASI mira a rafforzare ulteriormente il proprio posizionamento come fornitore di soluzioni integrate, che coniugano l’automazione industriale e la componentistica, per numerosi mercati (Energia, Siderurgia, Navale, Oil&Gas) e in molteplici settori industriali settori industriali (Cemento, Ambiente, Gomma e Plastica, Movimentazione di materiali, Carta e Trasporto a Fune) che richiedono tecnologie avanzate con l’impiego di azionamenti elettrici.
Con 1.377 dipendenti, Nidec ASI è presente in Italia con quattro stabilimenti produttivi a Milano, Genova, Montebello Vicentino (VI) e Monfalcone (GO), e all’estero con stabilimenti e uffici commerciali in Francia, Germania, Giappone, Russia, Romania, Cina, Thailandia, Vietnam, Emirati Arabi Uniti e USA, a cui si affiancano numerosi service center in tutto il mondo.
Testo di Anna Fraschini, Mission n.1, gennaio-febbraio 2013
