Il suo nome è un autentico biglietto da visita. Fastwebè oggi uno dei principali operatori italiani del settore delle telecomunicazioni, con 1,7 milioni di clienti. Per poter raggiungere questo autorevole risultato, l’azienda ha investito complessivamente sei miliardi nella costruzione di una rete in fibra ottica che collega praticamente tutto lo Stivale: si estende infatti per 33mila chilometri lungo il territorio nazionale, collegando oltre mille comuni.
Costantemente proiettata verso la ricerca di soluzioni ad alto contenuto innovativo, Fastweb è stata la prima realtà al mondo a utilizzare un modello tecnologico che coniuga l’uso estensivo del protocollo IP (Internet Protocol) per la trasmissione di voce, dati e video con l’impiego della fibra ottica e della tecnologia xDSL. La sua offerta include attualmente Internet a banda larga e servizi di telefonia, di rete fissa e di rete mobile. Dal 2010 fornisce, prima in Italia, il collegamento a 100 Mbps a famiglie e microbusiness raggiunte dalla fibra ottica. Fastweb ha recentemente annunciato l’espansione della rete a banda ultralarga che raggiungerà, entro il 2014, circa 5,5 milioni di famiglie (ovvero il 20% della popolazione italiana). Agli utenti business propone, oltre alla connettività, anche servizi a valore aggiunto e servizi di cloud computing, avanzati e competitivi per tutti i segmenti del mercato: pubbliche amministrazioni, grandi aziende, università e gruppi di ricerca, piccole e medie imprese. Nel 2007 è entrata a far parte del Gruppo Swisscom che oggi detiene l’intero capitale dell’azienda.
Gestione del travel tecnologica
In uno scenario in così pieno divenire, viene spontaneo pensare che anche l’organizzazione dei viaggi segua un iter improntato alla tecnologia. Ed è proprio così. «A occuparsi di trasferte in azienda sono soltanto due persone» fa sapere la travel manager Francesca Fossi. Entrata in azienda fin dal momento dello start up avvenuto tredici anni fa, la manager si rivela l’interlocutrice ideale per mettere a fuoco come una realtà del calibro di Fastweb ottimizzi le proprie risorse nella gestione del settore viaggi. Laureata in Lingue, si occupa da quasi dieci anni del comparto travel, all’interno di un ufficio preposto ai servizi alle persone che riporta alla Direzione Human Capital. La sua sfera di competenza si spinge fino all’organizzazione dei congressi e delle convention rivolte al personale interno. Gli eventi che coinvolgono la forza vendita dipendono invece dalla Comunicazione, a cui la divisione travel offre comunque il supporto per la logistica.
Ecco in che modo la tecnologia rappresenta per Fastweb una componente fondamentale dell’iter organizzativo dei viaggi: «L’intera gestione è affidata a un travel tool, web based, che permette ai dipendenti di relazionarsi direttamente con la nostra agenzia di viaggio, ovunque si trovino. Questo travel tool è stato sviluppato in modo da rispondere alle esigenze del personale viaggiante, in particolar modo di chi effettua spesso trasferte per ragioni commerciali, consentendo nello stesso tempo di mantenere sotto controllo i costi. Attraverso questo strumento, l’Ufficio Viaggi di Fastweb è sempre in grado di monitorare le richieste e di intervenire per risolvere eventuali problemi. L’obiettivo è quello di offrire il miglior servizio al miglior costo». Il travel tool è stato introdotto in Fastweb nel 2009 e attualmente il suo tasso di adozione in azienda è altissimo, intorno al 98%. «Stiamo integrando il tool anche con la gestione automatizzata delle note spese e abbiamo in programma di migliorarlo ulteriormente, anche per quanto riguarda l’usabilità e l’integrazione con altri sistemi di prenotazione online. Puntiamo così a ottimizzare ancora di più costi e prestazioni».
Il personale viaggiante di Fastweb è attualmente composto da oltre 1.600 collaboratori. La destinazione più frequente è la tratta Milano-Roma, che costituisce quasi il 50% degli spostamenti; a questa si affiancano le tratte Milano-Bari, Milano-Napoli, Milano-Catania, Roma-Bari che rappresentano un ulteriore 30% dei viaggi.
Il budget per le trasferte è in carico alle singole Business Unit di Fastweb, dal momento che ciascuna di esse conosce al meglio le specifiche esigenze dell’azienda. «Siamo comunque noi ad offrire mensilmente il report alle Business Unit con l’andamento dei costi».
Più trasferte, meno spese
Come evidenzia la manager, negli ultimi tre anni la spesa per i viaggi di Fastweb ha subito una flessione, passando da oltre 2,5 milioni a 2 milioni di euro. Tuttavia il numero del personale viaggiante è cresciuto. «Questo risultato è stato possibile grazie a costanti manovre correttive volte a migliorare la gestione delle trasferte con un’attenzione particolare al controllo dei costi. L’introduzione del nostro travel tool in questo senso si è rivelata una mossa vincente. ll tool permette infatti di accedere sempre alla migliore offerta del momento, sensibilizzando i viaggiatori verso una maggiore consapevolezza dei costi del viaggio. È inoltre stato sviluppato in modo da rispettare la nostra travel policy, recependone tutti i dettami e facendo seguire le gerarchie autorizzative in modo completamente automatizzato».
Fastweb ha adottato una travel policy valida per tutta l’azienda. «A marzo di quest’anno l’abbiamo rivista in un’ottica di ulteriore contenimento dei costi. Le iniziative introdotte a questo scopo sono state principalmente due. In primo luogo si è deciso di limitare al minimo i viaggi per incontri interni. Nella nostra azienda infatti i viaggi e le trasferte sono essenzialmente causati da motivi commerciali, meeting interni e formazione. Fastweb è un’azienda del comparto ICT, quindi molte delle nostre sale riunioni sono dotate di strumenti per la videoconferenza e, a Roma e a Milano, per la telepresenza. La policy è di utilizzare di più e meglio questi strumenti. In secondo luogo, da marzo di quest’anno si è imposto a tutto il personale viaggiante in treno (dirigenti compresi) di utilizzare la seconda classe. Questo anche perché treni come i Frecciarossa offrono ormai un buono standard anche nella seconda classe».
In fatto di tutela dei dipendenti in viaggio, Fastweb ha introdotto una policy aziendale che viene seguita per garantire la sicurezza dei propri collaboratori.
La società ha stretto un accordo biennale con Carson Wagonlit Travel, che la supporta nella gestione pratica del travel tool ed emette per conto dell’azienda tutta la biglietteria aerea e ferroviaria, oltre ai voucher per gli hotel. «Con questa Tmc abbiamo un contratto a transaction fee, con accordi di saving sharing. La selezione di questo partner è avvenuta in seguito a una gara».
In fatto di vettori, alberghi e autonoleggi, Fastweb stipula accordi diretti che non passano tramite l’agenzia. Le spese di viaggio vengono pagate tramite una carta di credito lodge, la AirPlus Company Account.
In Fastweb il tasso di impiego della tecnologia mobile si rivela naturalmente alto anche per quanto riguarda la dotazione per tutti coloro che si spostano abitualmente per lavoro: «Il nostro personale viaggiante è fornito di smartphone, qualche dipendente anche di iPad. Queste tecnologie vengono utilizzate anche per adempiere ad alcune formalità di viaggio, come ad esempio il check-in».
Prima di concludere, abbiamo chiesto a Francesca Fossi quali sono i programmi più o meno imminenti di Fastweb in tema di business travel. «Siamo attenti all’evoluzione del mercato e all’evoluzione delle tecnologie per cercare di acquistare sempre le offerte più convenienti del momento. Siamo sempre più attenti anche al tema della sostenibilità ambientale e in quest’ottica è allo studio un piano per il 2013».
Le nostre schede
- Azienda: Fastweb
- Sedi in Italia e all’estero: quartier generale a Milano e rete su tutto il territorio nazionale
- Riferimento in azienda: Francesca Fossi
- Inquadramento nell’organigramma: travel manager all’interno della direzione Human Capital
- Agenzia: Carlson Wagonlit Travel
- Tipo di contratto: contratto quadro biennale
- Scadenza contratto: 2012
- Spese di trasferta: circa 2,3 milioni di euro nel 2011. Previsioni per il 2012, circa 2 milioni di euro
- Numeri biglietti nel 2011: circa 5.300 biglietti aerei e 6.200 biglietti ferroviari
- Tecnologie a supporto: travel tool
- Carte di credito utilizzate: AirPlus Company Account
Testo di Anna Fraschini, Mission n. 7, novembre-dicembre 2012
