Nel poliedrico settore industriale, Tenova è una realtà consolidata. La società, che fa capo al Gruppo Techint, è infatti un fornitore mondiale di tecnologie, prodotti e servizi d’ingegneria per le industrie siderurgiche e minerarie che offre soluzioni innovative e integrate per aree di processo complete.La struttura di Tenova si articola in un network di aziende attive in 26 Paesi e 5 continenti, che si avvalgono del supporto di oltre 4.900 collaboratori. In questo dinamico contesto, la sinergia rappresenta il punto focale della mission che anima Tenova ad ogni livello. Sinergia che, in tema di viaggi aziendali, si traduce nel progetto di realizzare una travel policy comune a tutte le realtà del network.
Questo compito è stato affidato a Matteo Bonardello, Strategic Planning Manager of Global Procurement and Global Manufacturing, responsabile nella definizione dell’organizzazione degli acquisti a livello globale. Laureato in ingegneria meccanica con 110 e lode al Politecnico di Torino e alla University di Illinois a Chicago, ha conseguito il master in Innovation Management al Politecnico di Milano-Torino, per terminare il suo cammino universitario con il master a indirizzo Strategy – Finance – Marketing al Collège des Ingénieurs di Parigi.
Entrato in Tenova nel 2009, è stato incaricato di seguire progetti sinergici volti all’ottenimento di risparmi, occupandosi della gestione degli oltre cinquanta uffici acquisti del network, per un totale di circa un miliardo di euro all’anno di volume di acquisti. Fra i suoi attuali compiti rientra la pianificazione dei futuri investimenti degli impianti produttivi a livello mondiale, insieme alla gestione di piani di miglioramento continuo per le fabbriche di Tenova e alla strutturazione e all’inizio di gestione della spesa indiretta (fra cui telefonia, viaggi, hotel e information technology) a livello globale; ad oggi, non rientra ancora nella sua sfera di competenza il controllo della flotta aziendale, che in Italia fa capo alla direzione delle Risorse Umane. L’obiettivo che è chiamato raggiungere è abbattere i costi globali del 2%.
Travel policy globale
La definizione della travel policy a livello globale rappresenta uno dei progetti attualmente allo studio. «Ad oggi la gestione dei viaggi è gestita in modo indipendente dalle varie società di Tenova » commenta a questo proposito Matteo Bonardello. «Il mio team di lavoro sta lavorando insieme all’HR di Tenova all’elaborazione di una travel policy comune a tutte le realtà del network, per consentire una gestione globale dei viaggi intesi come voli, hotel e car rental. Gli obiettivi sono molteplici. Intendiamo innanzitutto uniformare i trattamenti all’interno di Tenova attraverso una global travel policy, oltre a minimizzare l’impatto che la trasferta comporta sul viaggiatore in termini di stanchezza, a garantire sicurezza e business continuity e, non da ultimo, a individuare e attuare azioni mirate all’ottimizzazione dei costi».
Si tratta senza dubbio di un progetto molto articolato, basti pensare che in Tenova utilizzano l’aereo a scopo professionale il 15% dei dipendenti, pari a circa 700 persone, con una spesa che, nell’ultimo biennio, si è attestata a 11 milioni di euro l’anno. Tra le destinazioni più frequentate, oltre a Milano e Genova, vi sono Pechino, Düsseldorf, Lipsia, Monterrey e Pittsburgh.
Per quanto riguarda l’agenzia di viaggi, in Italia Tenova lavora con Uvet American Express, che è stata scelta su base locale in seguito a una gara. «Il compito dell’agenzia è quello di far volare il personale Tenova al costo più contenuto possibile, tenendo in massima considerazione le esigenze di tempo e di comfort» fa sapere Matteo Bonardello. «L’agenzia è inoltre chiamata a far rispettare la travel policy, selezionando per i viaggiatori, a seconda dei casi, voli in business class piuttosto che in economy. Si occupa poi di far pervenire periodicamente in azienda le statistiche sul volato. I dati vengono letti ed elaborati dal management Tenova al fine di intraprendere costanti azioni migliorative». A questo proposito, abbiamo chiesto al manager se Tenova si avvale di un tool per automatizzare i processi connessi alle trasferte. «Per la maggior parte delle nostre aziende, le note spese sono redatte in Sap o in altro sistema Erp. Per quanto riguarda la prenotazione degli hotel, abbiamo da poco adottato una piattaforma di self booking con il compito principale di avere visibilità sulla spesa globale di questa categoria merceologica, al fine di ridurre i costi attraverso la razionalizzazione del parco degli hotel».
Largo alle tecnologie, anche mobile
Restiamo in tema tecnologico per approfondire un altro aspetto, ossia quello relativo all’utilizzo dei sistemi di tele-videoconferenza. «Tutte le aziende di Tenova sono dotate di sistemi di video-conference. La sensazione tuttavia, è che se ne potrebbe fare un uso più esteso, riducendo così il numero delle trasferte e i costi correlati. È un buon punto di approfondimento, su cui ritengo che dovremo investigare in futuro». Per quanto concerne inoltre i social network,Tenova dispone di profili su Twitter e Facebook, ma tali canali non sono utilizzati per connettere tra loro i colleghi delle diverse sedi.
In un’ottica di ottimizzazione dei costi, Tenova applica accordi diretti con vettori, alberghi e autonoleggi. La gestione di questi è affidata ad Exiros, società del Gruppo Techint specializzata negli acquisti per le aziende del Gruppo stesso. Gli accordi sono poi recepiti da Tenova che si occupa della loro applicazione.Per il pagamento delle spese di viaggio, il personale in trasferta ha a disposizione sia la carta di credito aziendale che quella su conto corrente personale. L’obiettivo, come evidenzia Matteo Bonardello, è quello di migrare progressivamente verso l’adozione di questa seconda tipologia di card da parte di tutti i dipendenti.
Tenova si rivela sensibile anche a una tematica particolarmente sentita in questi ultimi anni: la sicurezza dei dipendenti in trasferta. Il team aziendale si è così recentemente ampliato con l’inserimento di una nuova figura specializzata in risk management.
Prima di concludere diamo uno sguardo al futuro, con l’intento di mettere in luce le strategie evolutive di Tenova in tema di business travel. «Come più volte sottolineato, l’iniziativa di maggior rilievo è senza dubbio rappresentata dal passaggio della gestione dei voli, hotel e car rental da un livello locale a uno globale per tutta Tenova. L’esperienza e il confronto con altre realtà industriali confermano infatti che seguendo questa linea sarà possibile identificare ulteriori potenziali risparmi. Le analisi numeriche che stiamo effettuando in questi mesi ci indirizzeranno sul corretto cammino da intraprendere. Per il successo del progetto è fondamentale la scelta del supporto informatico più idoneo e in quest’ottica stiamo attualmente valutando i software più innovativi disponibili sul mercato».
Le nostre schede
Azienda: Tenova Spa
Sedi in Italia e all’estero: le società del network Tenova operano in 26 Paesi e 5 continenti
Riferimento in azienda: Matteo Bonardello
Inquadramento nell’organigramma: Strategic Planning Manager of Global Procurement and Global Manufacturing
Agenzia: Uvet American Express
Spese di viaggio nel 2011: circa 11 milioni di euro per i voli; circa 1,5 milioni di euro per gli hotel; circa 0,5 milioni di euro per gli autonoleggi; 0,2 milioni di euro per la biglietteria ferroviaria
Previsioni 2012: analoghe al 2011
Carte di credito utilizzate: le principali sono le carte corporate Deutsche Bank e Visa (Italia)
Testo di Anna Fraschini, Mission n. 5, settembre 2012
