Il gruppo Beretta Holding, controllato dall’omonima famiglia lombarda, annovera importanti fabbriche di armi sportive e ottiche, nonché società commerciali e di distribuzione sia in Italia sia all’estero, per un totale di 2630 dipendenti e un fatturato annuo di 420 milioni di euro.
Tra le aziende del gruppo, la più antica è la Fabbrica d’Armi Pietro Beretta, attiva a Gardone Valtrompia, in provincia di Brescia, fin dal Quattrocento (è stata infatti tramandata dalla famiglia Beretta per quindici generazioni). La società, che nel 2006 ha registrato un fatturato netto di 145,5 milioni di euro, ha uno stabilimento produttivo di oltre 76mila metri quadrati. Qui si producono 1500 armi al giorno tra fucili da caccia, da tiro, militari e semiautomatici, carabine e pistole semiautomatiche.
L’azienda conta 940 dipendenti. Gli spostamenti del personale viaggiante, composto da circa 60 persone, sono affidati a Silvia Preti. Classe 1978, una laurea in lingue, la Preti è entrata in Beretta nel marzo 2004 in qualità di addetta al customer service vendite civili estero. Ha cominciato a occuparsi di business travel nel gennaio 2005, quando ha assunto la carica di assistente del direttore generale, Carlo Ferlito. «Il mio nuovo incarico – spiega Preti – è coinciso con una radicale ristrutturazione dell’area travel. Per meglio far fronte alla crescita costante delle spese di viaggio, Beretta ha deciso di sottoporre a revisione la travel policy aziendale e di affidare la gestione delle trasferte alla Direzione Generale». Oggi, dunque, Silvia Preti si occupa di tutti gli aspetti organizzativi connessi ai viaggi dei dipendenti, in tandem con la Direzione Acquisti, che conduce le negoziazioni con i fornitori, e con l’Ufficio Contabilità, che si fa carico delle incombenze amministrative.
«Lo scorso anno abbiamo raggiunto un volume di spese di viaggio di circa 300mila euro, di cui ben 250mila di biglietteria aerea – spiega Silvia Preti -. In genere non negoziamo accordi diretti con i vettori, ma ci affidiamo alla nostra agenzia di viaggi partner. Fanno eccezione i low cost, a cui ricorriamo spesso e che prenotiamo direttamente. Stipuliamo, invece, accordi con le società di autonoleggio».
Ma come è strutturata la travel policy di Beretta? «Il regolamento è stato sottoposto a revisione nel 2005. Pur senza alterarne le linee guida originarie, abbiamo sottolineato maggiormente la necessità di risparmiare sui costi, quando possibile: oggi, dunque, è imposto a tutti l’obbligo di volare in economy se il viaggio è inferiore alle tre ore. Inoltre, sono stati fissati dei massimali di spesa, variabili a seconda delle destinazioni. Si tratta, comunque, di una policy flessibile, che tiene in debito conto le esigenze di confort del viaggiatore».
E veniamo all’iter organizzativo delle trasferte. «Attualmente la procedura è ancora tradizionale – dichiara Silvia Preti -: il dipendente compila un modulo di richiesta di autorizzazione alla trasferta, nel quale indica il mezzo di trasporto che intende utilizzare, eventuali anticipi di cassa e l’itinerario (le destinazioni più frequenti sono Washington, dove ha sede una delle nostre consociate, Roma, Londra, Parigi, Düsseldorf e Bilbao).
«Il modulo – prosegue Preti – passa al vaglio di due o tre superiori, ma l’ultima parola spetta alla Direzione Generale. Una volta concessa l’autorizzazione, mi occupo di gestire la prenotazione dei servizi di viaggio, in collaborazione con la nostra agenzia di viaggio. Dopo la trasferta, infine, la pratica viene trasmessa alla contabilità e all’Ufficio Cassa per il disbrigo delle operazioni amministrative e per gli eventuali rimborsi».
Di recente, però, l’azienda ha deciso di automatizzare alcune fasi del processo. «Abbiamo in progetto di implementare dei software per la gestione del ciclo delle autorizzazioni e delle note spese – spiega Silvia Preti -. Siamo convinti che l’introduzione di nuovi sistemi informatici ci consentirà di sveltire e razionalizzare il workflow, facendo fronte al costante incremento del numero delle trasferte e delle spese di viaggio. Per il momento, però non intendiamo avvalerci di un self booking tool per non privarci del prezioso ruolo di consulente svolto dalla nostra agenzia partner. Ad oggi abbiamo vagliato le soluzioni tecnologiche di due o tre fornitori e riteniamo di poter avviare il progetto nei prossimi mesi».
Le nostre schede
Azienda: Fabbrica d’Armi Pietro Beretta
Sede in Italia: Gardone Valtrompia (Brescia)
Riferimento in azienda: Silvia Preti
Per contattarla: tel. 030/834111 – fax 030/8341417
Inquadramento nell’organigramma: assistente del direttore generale
Tipo di contratto con l’agenzia: transaction fee, con riconoscimento di un bonus a fine anno al raggiungimento di un obiettivo di saving prefissato.
Scadenza contratto: annuale
Spese trasferte 2006: circa 300mila euro, di cui 250mila di biglietteria aerea
Carte di credito utilizzate: Visa e American Express
Mission n. 5, settembre 2007 – testo di Elisabetta Tornatore
