Circa 200 viaggiatori e 1,5 milioni di euro di spese di viaggio all’anno tra biglietteria aerea e ferroviaria, hotel e rent a car. Questi i numeri del travel per l’headquarter italiano – situato a Cologno Monzese, in provincia di Milano – di Janssen-Cilag, multinazionale farmaceutica appartenente al gruppo Johnson & Johnson e presente nel nostro Paese anche con uno stabilimento produttivo (a Borgo San Michele, vicino a Latina). La responsabilità della gestione delle trasferte è affidata a Desi Radaelli, entrata in Janssen-Cilag nel 1986 e cresciuta professionalmente all’interno dell’azienda fino ad assumere – tre anni or sono – l’attuale incarico di General services manager nell’ambito della Direzione Human Resources.
«Tra i miei compiti – spiega Radaelli – vi sono la gestione del rapporto con l’agenzia e la supervisione dell’inplant che eroga il servizio; la negoziazione con i fornitori alberghieri in collaborazione con l’ufficio acquisti (gli accordi con i vettori o altri supplier di rilevanza internazionale sono invece stipulati centralmente a livello Europa o Italia per tutto il gruppo J&J, ndr.); l’adattamento della policy globale alle esigenze locali e la sua applicazione; l’interfaccia con gli uffici travel di gruppo. Per facilitare il massimo coordinamento su tutte le problematiche, è attivo un team di lavoro che coinvolge – oltre a me – una collega degli Acquisti, il travel manager europeo e quello italiano di J&J, nonché l’agenzia partner.
«Noi lavoriamo – prosegue Radaelli – con Uvet American Express, agenzia di riferimento di tutte le consociate Johnson & Johnson nel mondo. Avere un unico interlocutore a livello globale ci offre importanti vantaggi. In termini sia di ottimizzazione dei costi grazie al maggiore potere d’acquisto sia, soprattutto, di sicurezza dei viaggiatori, che vengono costantemente monitorati nei loro spostamenti. Al tempo stesso la presenza di un accordo internazionale non pregiudica la possibilità di ogni azienda del gruppo di scegliere localmente la configurazione di servizio più adatta alle proprie esigenze».
Gestione automatizzata
Ma come è strutturato in Janssen-Cilag il processo legato ai viaggi? «Disponiamo di un travel tool – afferma Radaelli – che è stato sviluppato ad hoc al nostro interno dai colleghi dell’Information Technology e introdotto in azienda più di quattro anni fa. L’applicativo – accessibile da parte di tutti i dipendenti attraverso la rete intranet – gestisce le richieste di trasferta, il workflow autorizzativo e la trasmissione all’inplant che provvede poi a effettuare le prenotazioni. Consente inoltre la verifica in tempo reale dello stato della richiesta e la produzione di una dettagliata reportistica che ci permette di tenere costantemente sotto controllo le spese, evidenziando anche i fuori policy.
«Oggi il tool è in fase di revisione e di aggiornamento – continua Radaelli -. Vogliamo renderlo ancora più friendly al fine di incrementarne l’adozione soprattutto per l’hôtellerie, ancora troppo spesso prenotata tramite altri canali impedendo così il consolidamento dei dati totali di questa tipologia di spesa. Una volta effettuato il restyling, il tool verrà poi ulteriormente “spinto” attraverso una campagna di sensibilizzazione dei clienti interni. Inoltre, abbiamo intenzione di inserire nell’applicativo un modulo per la segnalazione di qualunque disservizio, così da poter intervenire tempestivamente in caso di necessità».
Anche la gestione delle note spese è automatizzata. «Utilizziamo Gxrs – sottolinea Radaelli -, un programma sviluppato appositamente per J&J a livello globale e adottato da tutte le società del gruppo».
Le nostre schede:
Azienda: Janssen-Cilag
Sedi in Italia e all’estero: sede principale a Cologno Monzese (Mi) e sito produttivo a Borgo San Michele (Lt). La società appartiene al gruppo Johnson & Johnson, con sedi in tutto il mondo
Riferimento in azienda: Desi Radaelli
Per contattarla: tel. 02/2510262 – fax 02/2546490
Inquadramento nell’organigramma: General Services Manager. Risponde al Direttore HR
Agenzia: Uvet American Express
Tipo di contratto: management fee
Scadenza contratto: annuale, con rinnovo automatico
Inplant e stp: sì, a Cologno Monzese (con una persona)
Spese trasferte 2006: circa 1,5 milioni di euro tra biglietteria aerea e ferroviaria, hotel e rent a car
Tecnologie a supporto: travel tool sviluppato in house per i processi di autorizzazione e prenotazione e la reportistica; Gxrs (programma creato a livello globale per il gruppo Johnson & Johnson) per la rendicontazione delle spese
Carte di credito utilizzate: carte corporate Visa appoggiate su c/c aziendale per i viaggiatori abituali; Bta di American Express per le trasferte degli altri dipendenti.
Mission N. 2, marzo 2007 – Testo di Sasa Carpaneda
