In Novartis Farma – casa farmaceutica appartenente all’omonimo gruppo svizzero – il compito di gestire le attività di business travel è affidato al responsabile Servizi Generali e Security, Giovanni Mango. Laureato in Scienze della Sicurezza presso l’Accademia Militare di Modena, ufficiale dei Carabinieri per oltre 10 anni e quindi responsabile della sicurezza in Agusta e nel gruppo Ciba-Geigy, Mango è in Novartis Farma dal 1997 e opera all’interno della Direzione Human Resources. Oltre al bt, rientrano tra le sue responsabilità i servizi di mensa, pulizia e giardinaggio, vigilanza, trasporti, posta, telefonia ecc. «La gestione del travel – spiega Mango – occupa circa il 20% del mio tempo. In particolare, sono di mia competenza i controlli sull’attività dell’agenzia – che opera attraverso un inplant all’interno della nostra sede di Origgio (Va) – e sull’applicazione della travel policy, nonché il monitoraggio degli accordi negoziati con vettori, alberghi e autonoleggi. A una mia collaboratrice, poi, sono demandate una serie di verifiche procedurali/amministrative (quali la presenza dell’autorizzazione sulla richiesta, l’imputazione al corretto centro di costo, la congruenza degli estratti conto), nonché il compito di interfacciarsi con la contabilità.
«Ad oggi la richiesta di trasferta – continua Mango – è ancora strutturata in modo tradizionale: si utilizza un modulo cartaceo che deve essere vistato per approvazione dal superiore gerarchico e passato poi all’inplant per l’emissione del biglietto/voucher. Sentiamo però l’esigenza, ormai non più differibile, di snellire i processi. Stiamo così valutando alcune offerte per l’introduzione in azienda, già nei primi mesi del 2007, di un travel tool che consenta ai manager di approvare in tempo reale una richiesta di trasferta già completa dei dettagli di costo e ai viaggiatori di prenotare direttamente i servizi di viaggio, almeno per gli itinerari “point to point”».
Il tool verrà integrato con il software esistente per la gestione delle note spese. «La rendicontazione e l’approvazione delle spese di viaggio – aggiunge Mango – è già stata automatizzata negli anni scorsi tramite il prodotto “Note Spese” (sviluppato da Elmec Informatica, ndr.), disponibile sull’intranet aziendale».
L’utilizzo della tecnologia per semplificare i processi non è una novità per Novartis Farma. La selezione della nuova agenzia di viaggio, all’inizio del 2005, è avvenuta infatti tramite una gara online. «Si è trattato – racconta Mango – di un tender piuttosto complesso, cui abbiamo invitato le più importanti agenzie di viaggio italiane. Le offerte dovevano prevedere saving sulle nostre principali destinazioni, nonché un risparmio medio garantito. L’asta online ci ha permesso di identificare una rosa ristretta di fornitori tra i quali abbiamo scelto, dopo aver approfondito i dettagli dell’offerta, il nostro attuale partner, Jet Viaggi 3000».
Complessivamente le spese di viaggio di Novartis Farma ammontano a oltre 2,4 milioni di euro all’anno, per circa 800 viaggiatori. «Ma stiamo lavorando – sottolinea Mango – per una progressiva integrazione delle attività di travel di Chiron, società recentemente acquisita e ribattezzata Novartis Vaccines & Diagnostics».
Le nostre schede:
Azienda: Novartis Farma. Gestisce il bt anche per le altre società del Gruppo con sede in Origgio (Novartis Consumer Health, Novartis Animal Health, Sandoz)
Sedi in Italia e all’estero: sede principale a Origgio (Va), uffici a Roma, stabilimenti a Torre Annunziata e Rovereto. Di recente acquisizione, Siena e Rosia (Novartis Vaccines & Diagnostics, ex Chiron). Casa madre a Basilea e sedi in quasi tutti i Paesi del mondo
Riferimento in azienda: Giovanni Mango
Per contattarlo: tel. 02/96542802 – fax 02/96542233
Inquadramento nell’organigramma: responsabile Servizi Generali e Security. Risponde al direttore HR
Agenzia: Jet Viaggi 3000
Tipo di contratto: formula mista transaction fee + saving sharing con premi e penali
Scadenza contratto: maggio 2008
Inplant e stp: sì, a Origgio (con due persone)
Spese trasferte 2005: 2,4 milioni di euro
Tecnologie a supporto: software “Note spese” di Elmec Informatica
Carte di credito utilizzate: Bta di American Express per la biglietteria aerea (da agosto 2006); carte corporate Visa appoggiate su c/c personale per circa 400 dipendenti
Testo di Sasa Carpaneda – Mission N. 1, gennaio-febbraio 2007
