È una società ad hoc a gestire il business travel per le aziende del Gruppo Ferrovie dello Stato. Si tratta di Passaggi Spa che – rilevata nel 2002 interamente da Trenitalia – ha abbandonato il business delle agenzie di viaggio situate nelle principali stazioni ferroviarie italiane e si è concentrata sulla gestione del servizio bt per il mercato captive, riorganizzando totalmente la spesa legata ai viaggi del Gruppo. Il numero di società clienti è cresciuto progressivamente: se nella primavera del 2003 si appoggiavano a Passaggi soltanto le cinque principali realtà del Gruppo, oggi le società gestite sono ventidue. Esse operano su tutto il territorio nazionale in settori merceologici diversificati: dalla circolazione dei treni alla finanza; dalla vendita di immobili al trasporto passeggeri nazionale e internazionale; dal traffico merci alla progettazione di linee e impianti, fino alla gestione amministrativa e contabile del Gruppo FS. E, coerentemente con questo sviluppo, in tre anni il giro d’affari di Passaggi è cresciuto dell’80%, passando dai circa 7,5 milioni di euro del 2002 agli oltre 14 del 2005. «Nel corso di questi anni – spiega Mario Miniaci, presidente e amministratore delegato di Passaggi – abbiamo lavorato su più fronti per razionalizzare la spesa di travel delle aziende del Gruppo e offrire nel contempo elevati livelli di qualità dei servizi. E i risultati sono molto soddisfacenti: il costo unitario della trasferta media (viaggi e hotel), infatti, si è ridotto tra il 2004 ed il 2005 di circa il 20% e per il 2006 puntiamo ad abbatterlo di un ulteriore 6-8%. Le motivazioni sono riconducibili alla crescita delle società clienti – e conseguentemente all’aumento del nostro potere negoziale -, a un più stretto rispetto della travel policy da parte delle diverse realtà del Gruppo e al costante controllo svolto da Passaggi sull’operato dell’agenzia partner (Cisalpina Tours), selezionata tramite una gara europea».
Un’altra importante area di intervento è quella relativa all’automazione dei processi. «È ormai a pieno regime – continua Miniaci – l’utilizzo delle Richieste di Servizio (Rds) online. Il dipendente accede al sito www.passaggi.it – dove trova anche una serie di informazioni utili (procedure, link ai siti di vettori e catene alberghiere ecc.) – e, dopo essersi identificato mediante password, effettua direttamente l’ordine dei servizi necessari per la trasferta. La richiesta viene trasferita automaticamente, grazie a un’interfaccia con i sistemi di Cisalpina Tours, agli operatori del call center, che la eseguono e ne aggiornano lo stato di avanzamento. In questo modo è possibile tenere sotto controllo, in tempo reale, tutto l’iter della pratica, dalla richiesta alla consegna dei titoli di viaggio (biglietti e voucher) presso le sedi delle strutture richiedenti su tutto il territorio nazionale. Il sistema, tra l’altro, gestisce anche la reportistica, fornendo a ciascun centro di costo il dettaglio dei servizi erogati nel mese precedente, corredato dai relativi costi». Ma qual è il grado di adozione del sistema? «Attualmente – sottolinea Miniaci – circa il 95% delle Rds sono onlinee il dato è in costante crescita, a conferma della validità e dell’accettazione di tale strumento da parte delle strutture operative richiedenti». Nel 2005, intanto, una delle società del Gruppo (Tav – Treno Alta Velocità) ha testato l’utilizzo di un self booking tool (e-Travel Aergo). «L’esperienza – afferma Miniaci – è stata positiva e quindi contiamo nel secondo semestre 2006 di estendere l’uso dello strumento ad altre due società “sorelle”. Contestualmente la nostra Capogruppo – Ferrovie dello Stato Holding – sta implementando Sap Travel per la gestione del workflow autorizzativo e delle note spese. A fine giugno si concluderà la fase di test: se tutto andrà per il meglio, allargheremo l’utilizzo del tool a tutte le società, integrando le diverse tecnologie».
Particolare cura viene poi riservata al controllo della customer satisfaction, attraverso sia indagini spot sia un rapporto costante con la clientela. Passaggi, tra l’altro, ha dedicato alla qualità anche un’apposita sezione del proprio sito e un indirizzo e-mail (qualità@passaggi.it), al fine di creare una linea diretta con gli utilizzatori.
Le nostre schede
Azienda : Gruppo Ferrovie dello Stato
Sedi in Italia: Direzioni Generali a Roma, sedi su tutto il territorio nazionale.
Riferimento in azienda: Mario Miniaci
Per contattarlo: tel. 06/44105455 – fax 06/44103400
Inquadramento nell’organigramma: Presidente e Amministratore Delegato di Passaggi Spa, la società del Gruppo cui è affidata la gestione del travel
Agenzia: Cisalpina Tours
Tipo di contratto: transaction fee
Inplant: due a Roma
Spese trasferte 2005: oltre 14 milioni di euro tra biglietteria aerea (circa il 45% del totale) e ferroviaria, alberghi e autonoleggi
Numero biglietti aerei e ferroviari: circa 80mila
Tecnologie a supporto: Sistema di richiesta automatizzata della trasferta, e-Travel Aergo, Sap Travel
Carte di credito utilizzate: Bta di American Express per la biglietteria aerea
Mission N. 4, maggio 2006 – testo di Sasa Carpaneda
