Una sede legale a Pomezia, in provincia di Roma, e due sedi operative a Milano. Questa la presenza in Italia di Johnson & Johnson Medical Holding, società del gruppo Johnson & Johnson che nel 2005 ha effettuato circa 8 milioni di spese di viaggio. A gestire questo ingente volume è Andrea Valvo, che opera all’interno della Direzione Servizi Generali con la carica di responsabile acquisti e congressi.
Laureato in giurisprudenza e con un master in Business Administration, Valvo è entrato nel gruppo Johnson & Johnson nel 1997, ricoprendo nel corso degli anni i ruoli di customer administration manager, customer relationship manager, congress manager. Dal 2003 riveste l’attuale incarico. «In qualità di responsabile acquisti e congressi mi occupo della selezione dei fornitori, della gestione degli ordini di acquisto, dell’organizzazione logistica degli eventi congressuali e del travel management – afferma Andrea Valvo –. Rientra nei miei compiti anche la negoziazione con le compagnie aeree per tutte le società del gruppo Johnson & Johnson in Italia (Janssen Cilag e Johnson & Johnson Italia)».
Ma come è organizzata la gestione dei viaggi all’interno dell’azienda? «Disponiamo di un inplant con quattro persone, che viene condiviso con le altre aziende italiane del gruppo – spiega Valvo –. Il personale viaggiante contatta direttamente l’ufficio tramite email o telefono; le spese di viaggio vengono autorizzate dai responsabili dei rispettivi centri di costo. L’inplant è gestito da Uvet American Express Corporate Travel, con cui è stato negoziato un contratto di management fee a livello internazionale. Attualmente stiamo valutando il passaggio a un contratto di transaction fee o a formule miste».
«È compito del travel manager – prosegue Valvo – supervisionare l’inplant, gestire il rapporto con l’agenzia partner, interfacciarsi con gli uffici europei di business travel del Gruppo e negoziare, con il supporto dell’agenzia partner, accordi con i fornitori locali; per i vettori o altri supplier di rilevanza internazionale la contrattazione è invece centralizzata a livello europeo e mondiale». Le linee guida relative alle trasferte sono racchiuse in una travel policy globale, integrata e adattata a livello locale dalle singole aziende del gruppo. Cardini del documento sono la ricerca della massima sicurezza per il personale e una gestione razionale delle risorse.
E veniamo agli strumenti tecnologici utilizzati da Johnson & Johnson Medical Holding per ottimizzare la gestione delle trasferte. «Nei prossimi mesi verrà implementato a livello worldwide il self booking tool Cto di American Express per la prenotazione di tutti i viaggi point to point – dichiara Valvo –. È già stato introdotto, invece, un sistema automatizzato per la gestione delle note spese che garantisce la rendicontazione e l’autorizzazione delle spese di viaggio. Le spese vengono pagate con carta di credito corporate su conto aziendale; per gli ospiti e i viaggiatori occasionali si utilizza la carta centralizzata Bta di American Express o, più raramente, anticipi di cassa».
Le nostre schede
Azienda: Johnson & Johnson Medical Holding
Sedi all’estero e in Italia: il gruppo Johnson & Johnson, con headquarter a New Brunswick negli Usa, è presente in 90 paesi in tutto il mondo. In Italia è rappresentato dalla Johnson & Johnson Medical Holding – con sede legale a Pomezia (Roma) e due sedi operative a Milano -, dalla Janssen Cilag (con sede a Milano e Latina) e dalla Johnson & Johnson Italia, basata a Santa Palomba (Roma).
Riferimento in azienda: Andrea Valvo
Per contattarlo: tel. 06/91194537 – fax 06/91194940
Inquadramento nell’organigramma: responsabile acquisti e congressi. Risponde al Direttore Servizi Generali.
Agenzia di viaggio: Uvet American Express Corporate Travel
Tipo di contratto: management fee, ma sono in fase di valutazione formule a transaction fee e miste
Scadenza del contratto: 2010
Inplant: sì
Spese trasferte 2004: circa 5 milioni di euro tra biglietteria aerea (60% del totale) e ferroviaria, alberghi e autonoleggi. Annualmente Johnson & Johnson Medical acquista circa 7.000 biglietti aerei e 2.000 ferroviari.
Tecnologie a supporto: intranet aziendale per le prenotazione alberghiere; gXRS per la gestione delle note spese; nel corso del 2006 verrà adottato il self booking tool Cto di American Express.
Carte di credito utilizzate: carta corporate Citibank Visa per il personale viaggiante; Bta di American Express.
Testo di Valentina Rosselli, Mission N. 1, Gennaio-febbraio 2006
