Oltre 1000 frequent traveller e quasi 2000 viaggiatori occasionali. Questa la popolazione viaggiante del Gruppo Abb in Italia, dove la multinazionale svizzera conta undici società e impiega circa 6900 persone. La responsabilità del travel management è affidata a Flora Carati, laureata in economia e commercio e “cresciuta” professionalmente all’interno del gruppo dove ha ricoperto la posizione di controller e di responsabile del bilancio consolidato Italia. Dal 2001 Carati ha assunto l’incarico di travel manager all’interno di Abb Group Service Center – la società che centralizza la gestione di una serie di servizi per tutto il gruppo in Italia, dalle paghe del personale alle infrastrutture informatiche, dall’acquisto dei materiali indiretti (tra cui il travel) alla manutenzione di diversi sedi e stabilimenti -, e successivamente anche quello di direttore finanziario.
«In Abb – spiega Carati – il travel ha segnato nel 2004 una ripresa vicina al 10% (con incrementi ancora più significativi per i voli intercontinentali), superando i 10,6 milioni di euro di spese. Il saving resta uno degli obiettivo prioritari, insieme al livello di servizio e alla sicurezza. Al fine di raggiungere questi target, sin dal 2001 abbiamo lavorato per automatizzare i processi grazie all’introduzione di Sap Travel Management che gestisce l’autorizzazione pre-trip, la richiesta di prenotazione all’agenzia di viaggio (che ha poi il compito di trovare le soluzioni più economiche, nel rispetto della travel policy e delle esigenze specifiche del viaggiatore), la rendicontazione e autorizzazione delle note spese e la reportistica; in più si integra con i moduli Hr e Finance per la gestione delle presenze e dei rimborsi spese al dipendente, oltre che con i sistemi del provider di carte di credito e il back-office dell’agenzia». Proprio per semplificare la comunicazione con quest’ultima, Abb ha implementato anche Genesis – un tool sviluppato in house dal partner Cwt – che si interfaccia con l’Erp aziendale sia a monte, decodificando le richieste di viaggio provenienti dal modulo Sap Travel, sia a valle rinviando all’azienda flussi di dati che vengono caricati in automatico per la contabilizzazione delle spese effettuate.
E non è ancora tutto. Perché, proseguendo sulla strada dell’automazione, dall’inizio dell’anno è stato adottato anche un sistema di self booking per la prenotazione di servizi alberghieri. «Si tratta – racconta Carati – di un prodotto finlandese, chiamato “Hotelzon”, già utilizzato all’interno del gruppo in Finlandia, Svezia, Francia, Uk e Usa. È un tool che non si interfaccia con i gds, ma utilizza Pegasus o collegamenti diretti con le strutture (in Italia copre circa l’80% degli hotel). Consente la prenotazione diretta con conferma immediata da parte del fornitore tramite email e sms, sia al booker sia al traveller; verifica la travel policy, richiede l’inserimento di un reason code in caso di mancata compliance e fornisce una buona reportistica. Grazie alla grande facilità d’uso e alle attività di comunicazione e training dirette al personale, il tasso di adozione sta salendo rapidamente: nell’ultimo mese è addirittura raddoppiato. Tutti i dipendenti organizzano così individualmente i loro viaggi (o al più con il supporto delle segretarie, soprattutto in alcune aree del service o delle vendite), scegliendo liberamente se utilizzare il tool di self booking oppure il modulo strutturato di richiesta di Sap Travel.
«L’automazione dei processi di travel – conclude Carati – è quindi oggi quasi completata: per “chiudere il cerchio” stiamo valutando anche il ricorso all’archiviazione elettronica dei giustificativi».
Coerentemente, il mezzo di pagamento previsto dalla travel policy – esiste da molti anni una politica viaggi globale, sulla cui base vengono definite le policy locali – è la carta di credito corporate individuale appoggiata su conto corrente aziendale (ve ne sono circa 1500). Restano comunque attive anche delle carte lodge per la biglietteria aerea, che verranno a breve completamente sostituite dalla card individuale.
Le nostre schede
Azienda: Gruppo Abb
Sedi in Italia: sede centrale a Sesto San Giovanni (Mi), uffici e stabilimenti su tutto il territorio nazionale
Riferimento: Abb Group Service Center – Flora Carati
Per contattarla: tel. 035/395343 – fax 035/395462
Inquadramento nell’organigramma: direttore finanziario della società di servizi del gruppo e travel manager. Funzionalmente il travel management rientra sotto la direzione acquisti
Agenzia: Carlson Wagonlit Travel
Tipo di contratto: management fee
Inplant: nella sede di Sesto S. Giovanni
Spese trasferte 2004: oltre 10,6 milioni di euro tra biglietteria aerea (56% del totale) e ferroviaria (1,5%), alberghi (28%) e autonoleggi (14%)
Numero biglietti aerei: circa 11mila
Tecnologie a supporto: Sap Travel Management; Genesis; self booking tool “Hotelzon” per prenotazioni alberghiere
Carte di credito utilizzate: carta corporate American Express appoggiata su conto corrente aziendale; Bta di Amex per la biglietteria aerea
Sasa Carpaneda, Mission N. 6, settenbre 2005
