La Nutella, i Rocher e gli ovetti Kinder. Questi gli emblemi nell’immaginario collettivo di un gruppo, Ferrero, che oggi conta nel mondo 32 società operative, 35 sedi commerciali e 15 stabilimenti produttivi.
In Italia la gestione del business travel è affidata da alcuni anni alla responsabilità di Elena Martone, che opera all’interno del Facility Department, sotto l’egida della Direzione delle Risorse Umane. Elena Martone, 31 anni, svolge un ruolo in parte strategico e in parte operativo. «Tra i miei compiti – spiega Martone – rientrano infatti la definizione e la verifica del rispetto della travel policy, la negoziazione delle tariffe con i fornitori (coadiuvata dall’ufficio acquisti e dell’ufficio legale per la parte contrattuale), il controllo e il monitoraggio della spesa e l’identificazione di potenziali saving. Ma anche la gestione del rapporto con l’agenzia di viaggio e la supervisione della qualità del servizio, nonché la distribuzione della biglietteria e dei documenti di viaggio relativamente alla sede di Alba. La verifica delle note spese è invece demandata all’amministrazione».
Una travel policy aggiornata
La creazione di una travel policy valida per tutte le società italiane del gruppo risale a una decina d’anni fa. Da allora la policy è stata periodicamente aggiornata con l’obiettivo di tenere sotto controllo i costi, pur salvaguardando il confort dei viaggiatori, e di snellire i processi legati alle trasferte. Attualmente la policy prevede l’utilizzo della classe economy (l’eventuale upgrading deve essere esplicitamente autorizzato ed evidenziato nella richiesta di viaggio) per i voli in ambito europeo di durata inferiore alle 4 ore, mentre per quelli di durata superiore o per gli intercontinentali si ricorre alla classe business; i viaggi in treno sono effettuati in prima classe e per i noleggi auto vi è una differenziazione tra operai/impiegati e dirigenti.
Per quanto riguarda l’iter, il dipendente è tenuto a predisporre la richiesta di viaggio attraverso la rete intranet: il modulo compilato passa in automatico al responsabile gerarchico per l’autorizzazione e, una volta approvato, all’agenzia di viaggio che provvede alla prenotazione. Qualsiasi eccezione alla travel policy deve essere adeguatamente motivata dal responsabile che l’ha autorizzata con una mail al travel manager. «Stiamo anche pensando – racconta Martone – di sostituire la procedura attuale con un travel tool, così da disporre, direttamente “in casa”, di una reportistica dettagliata. Ma non sarà nel breve termine. Tra l’altro, poiché il gruppo sta implementando Sap – sia a livello nazionale che mondiale – in alcune aree aziendali, vi sarà la possibilità in futuro di adottare anche il modulo travel».
Data la rilevanza degli importi in gioco, Ferrero ha negoziato direttamente tariffe corporate con i vettori nazionali e internazionali più utilizzati, ma anche con hotel e catene alberghiere e una società di autonoleggio. Nelle trattative, soprattutto con le compagnie aeree, l’azienda è spesso supportata dall’agenzia di viaggio, con cui è stato stipulato un contratto a management fee.
«Le nostre spese di travel – continua Martone – sono in continua crescita. Nel 2004, rispetto all’anno precedente, l’incremento è stato del 14%. E nel 2005 prevediamo che questo trend prosegua, perché la riorganizzazione del gruppo ha portato all’accentramento di alcune responsabilità a livello mondiale e questo sicuramente determinerà un aumento del numero di viaggi. L’obiettivo ora è il consolidamento di tutti i dati di spesa e l’adozione di una policy uniforme su scala europea».
Le nostre schede
Azienda: Gruppo Ferrero
Sedi in Italia e all’estero: in Italia, due sedi direzionali (Pino Torinese e Alba) e 4 stabilimenti produttivi. Il gruppo è presente in 31 paesi del mondo.
Riferimento in azienda: Elena Martone
Per contattarla: tel. 0173/295971 – fax 0173/2959847
Inquadramento nell’organigramma: risponde al Facility Manager, che a sua volta dipende dalla Direzione delle Risorse Umane.
Agenzia: Promotur
Tipo di contratto: management fee
Inplant: sì, a Pino Torinese con tre persone dedicate
Stp: sì, ad Alba e a Pino Torinese
Spese trasferte 2004 (stima): oltre 6,5 milioni di euro tra biglietteria aerea (circa il 70% del totale), ferroviaria, alberghi e autonoleggi
Carte di credito utilizzate: Bta di American Express per la biglietteria aerea; carte corporate Amex e Visa
