Quando la passione si trasforma in professione. È il caso di Stefano Simonelli, responsabile Centro viaggi e missioni di Tav – Treno Alta Velocità, la società del gruppo Ferrovie dello Stato che cura la realizzazione della rete ferroviaria ad alta velocità in Italia. Simonelli, 38 anni, inizia la sua carriera professionale occupandosi di design di mobili per cucina, ma ben presto il suo amore per il travel lo porta a dedicarsi all’organizzazione di viaggi. Finché nel ’95 Tav gli affida il progetto di riorganizzazione del servizio travel – allora frammentato tra le diverse segreterie di direzione – attraverso la costituzione di un Ufficio viaggi centralizzato. «Si è trattato – racconta Simonelli – di un intervento a 360°. Tra i passi più importanti, la costruzione di una travel policy sufficientemente elastica da rispettare le esigenze dei nostri dipendenti e la grande variabilità delle missioni, ma capace al tempo stesso di tenere sotto controllo i costi. A questo scopo, ad esempio, abbiamo consigliato l’utilizzo della classe economy per i voli aerei e di alberghi a 3 o 4 stelle per i pernottamenti e stipulato accordi con fornitori preferenziali. E i risultati si vedono: in questi anni il costo per giorno di missione ha continuato a scendere e nel 2003 si è attestato a 175 euro, tutto compreso. Inoltre, abbiamo rivisitato tutti i processi e le procedure legate al travel. A partire dal modulo di richiesta e autorizzazione al viaggio che ci arriva via intranet, così da velocizzare i tempi di comunicazione». Ed è proprio la velocità una delle principali caratteristiche della gestione dei viaggi in Tav: una richiesta di prenotazione deve essere infatti eseguita entro un’ora. «L’85% delle nostre spese di viaggio – spiega Simonelli – fa riferimento a due aree dell’organizzazione: la Direzione tecnica e l’“Attività sul territorio” (la funzione che cura i rapporti con la politica locale, ndr). Due funzioni che richiedono spesso spostamenti improvvisi o modifiche nelle prenotazioni. Per questo motivo noi preferiamo operare il giorno prima che la persona parta e utilizzare tariffe chiuse. Per quanto riguarda le prenotazioni aeree (per lo più con destinazione Milano, Torino e Genova), vengono preferibilmente da noi effettuate presso il call center del vettore e poi trasmesse all’agenzia per l’emissione del biglietto. Abbiamo anche valutato la possibilità di installare un terminale collegato ai gds ma, poiché per il momento riusciamo a gestire tutte le richieste in modo fluido, l’abbiamo accantonata. Le richieste di biglietteria ferroviaria e le prenotazioni alberghiere (ad eccezione delle strutture con cui esistono convenzioni dirette), invece, vengono inviate via mail all’agenzia che provvede a tutto. Inoltre, all’agenzia sono affidati l’emissione e la consegna dei documenti di viaggio su tutto il territorio nazionale, le eventuali variazioni nelle prenotazioni e la fornitura di report per tipologia di spesa e per vettore. Richiedendo loro assoluta rapidità e precisione».
Tra le responsabilità di Simonelli vi è anche il controllo e l’approvazione di tutte le “buste missioni” (ovvero le note spese). «Uno dei primi problemi che ci siamo trovati ad affrontare – sottolinea Simonelli – è stato proprio di tipo contabile-amministrativo, perché le note spese presentavano spesso incongruenze. Considerato poi che la maggioranza del personale non usa carte di credito, affidate solo all’alta dirigenza, il tema era particolarmente importante. Ci siamo quindi confrontati a lungo con l’Amministrazione per identificare una procedura che garantisse al tempo stesso semplicità, velocità e precisione. Oggi è il nostro ufficio a esaminare tutte le note spese per poi passarle all’Amministrazione insieme a una tabella riassuntiva che evidenzia la ripartizione per centro di costo, nonché a fornire al Personale i dettagli per accrediti e addebiti da inserire nelle buste paga dei dipendenti. Il prossimo step sarà l’imputazione diretta da parte nostra delle spese di trasferta nel gestionale Sap, così da evitare duplicazioni di attività».
Le nostre schede
Azienda: Treno Alta Velocità
Sedi in Italia e all’estero: Roma (sede principale), Milano, Napoli, Bologna, Firenze, Genova e Torino, oltre agli osservatori territoriali.
Riferimento in azienda: Stefano Simonelli
Per contattarlo: tel. 06/85258575 – fax 06/85258239
Inquadramento nell’organigramma: Responsabile Centro viaggi e missioni. Risponde al Direttore Amministrazione e Servizi Interni.
Agenzia: Passaggi
Scadenza del contratto: fine 2004
Inplant e stp: no
Spese trasferte 2003: circa 500mila euro tra biglietteria aerea (40% del totale) e ferroviaria (15%), alberghi e autonoleggi
Carte di credito utilizzate: American Express, ma solo per il top management
