Il suo “pallino” sono i viaggi. Da sempre. Dopo il diploma di operatore turistico, Anna Panzerientra nel 1997 in Nokia Italia come supporto alla travel manager, allarga quindi le sue competenze collaborando con il team di amministrazione e controllo di gestione, finché due anni or sono assume in prima persona la responsabilità della gestione del travel. Tra le sue attività, la selezione dell’agenzia di viaggio, la definizione di sla, il monitoraggio della qualità del servizio offerto, l’elaborazione della reportistica per i diversi responsabili di management, l’implementazione di nuovi processi (di concerto con l’agenzia), la negoziazione di accordi con i fornitori (nel caso di qualche vettore sulla base di contratti globali stipulati dalla casa madre), nonché la revisione periodica della travel policy aziendale in collaborazione con l’ufficio del personale e l’amministrazione. «Una travel policy – ci spiega Panzeri – definita a livello locale, sia pure seguendo alcune direttive globali. Una politica che prevede, in particolare, l’economy per tutte le tratte a medio e lungo raggio, mentre la classe business può essere utilizzata – dietro espressa autorizzazione – solo in casi particolari (ad esempio, per viaggi con il cliente o con i giornalisti). Per quanto riguarda gli hotel è d’obbligo ricorrere alle strutture convenzionate oppure a quelle offerte dall’agenzia di viaggi alla medesima tariffa (o inferiore); anche le auto a noleggio devono essere di fornitori selezionati e di media categoria. Quanto al pagamento, se i biglietti aerei vengono saldati direttamente da Nokia tramite lodge card, tutte le altre spese devono essere anticipate dal dipendente con la sua carta di credito (aziendale, ma appoggiata su conto corrente personale)».
Nokia ha vissuto recentemente una profonda ristrutturazione di tutta l’area purchasing che ha coinvolto anche il travel. È stata infatti creata una piattaforma unica e globale per le diverse categorie di acquisto (computer e licenze, consulenze, marketing, auto aziendali, travel ecc.), suddivisa per aree geografiche (Europa, Finlandia, America, Asia e Pacifico). «L’obiettivo – sottolinea Panzeri, che attualmente riporta al Category Group Manager Travel europeo con base in Inghilterra – è di concentrare i volumi, nonché di implementare processi da applicare poi in tutte le filiali del mondo. I principali risultati sono stati la definizione di un unico bando di gara per la selezione dell’agenzia di viaggio e la standardizzazione dei processi di negoziazione con vettori, hotel e compagnie di autonoleggio».
In Nokia la richiesta di prenotazione è affidata alle assistenti di direzione o di dipartimento che, dopo aver richiesto l’autorizzazione alla trasferta e verificato le informazioni contenute nel travel plan (centri costo, commesse etc..), provvedono a girarlo al call center dell’agenzia di viaggio. Qui vengono effettuate – da un team dedicato – le prenotazioni per il personale di tutte le cinque sedi Nokia in Italia. La conferma viene inviata via mail direttamente al passeggero, cui spetta il compito di contattare l’agenzia nel caso di modifiche all’itinerario, mentre il travel office, che riceve tutto in copia, viene contattato solo nel caso di richieste non conformi alla policy aziendale. «Questa procedura – continua Panzeri – è stata implementata circa due anni fa e ha permesso un notevole snellimento dei processi interni».
E intanto si cercano nuove opportunità di miglioramento grazie alla tecnologia. «E’ in fase di implementazione – aggiunge Panzeri – un programma sviluppato ad hoc per le note spese, che consentirà l’approvazione via mail e il successivo inserimento automatico nel programma Erp aziendale. Ma non è tutto. In Finlandia stanno implementando un tool di self booking, che è in fase di pilot anche in Germania. Se il management locale sarà d’accordo, inizieremo l’implementazione in Italia dal prossimo autunno».
Le nostre schede
- Azienda: Nokia Italia Spa
- Sedi in Italia e all’estero: Cassina de’ Pecchi, Roma, Catania, Padova, Napoli. Headquarters in Finlandia e filiali in tutto il mondo.
- Riferimento in azienda: Anna Panzeri
- Per contattarla: tel. 02/9525551 – fax 02/952555831
- Inquadramento nell’organigramma: travel manager (riporta al Category Group Manager Europeo)
- Contratto con l’agenzia: transaction fee
- Inplant: no
- Stp: due, a Milano e a Roma
- Spese trasferte: 5 milioni di euro all’anno tra biglietteria aerea e ferroviaria, alberghi e autonoleggi
- Numero biglietti: 6000 biglietti aerei, 500 ferroviari all’annoCarte di credito utilizzate: American Express, Visa
