E’ nata solo tre anni fa, eppure ha già conquistato la leadership europea nel campo dello sviluppo e della commercializzazione di tecnologie informatiche. Stiamo parlando di Fujitsu Siemens Computers, joint-venture paritetica tra la giapponese Fujitsu Computers (Europe) e la tedesca Siemens Computer Systems. La società – che ha 25 sedi in Europa e tre stabilimenti produttivi in Germania – è presente in Italia dal luglio 2000 con uffici a Milano, Roma, Padova e Torino e circa 160 dipendenti. Che ovviamente hanno necessità di viaggiare con notevole frequenza, sia sul territorio nazionale (soprattutto tra Milano e Roma) sia all’estero (Monaco e Francoforte sono le destinazioni principali). Ecco allora che nella gestione del travel – affidato alla competenza del responsabile degli acquisti Marco Tosi – l’attenzione ai costi è d’obbligo, pur nella salvaguardia del confort dei viaggiatori.
Trentasette anni, Tosi si è sempre occupato di procurement, dapprima in CapGemini Ernst Young (dal ‘95 al 2000), successivamente in Astrazeneca, fino all’ingresso in Fujitsu Siemens nel 2001. Se Tosi – che riporta al direttore finanziario – segue direttamente la negoziazione e la stipula dei contratti con i fornitori, nonché la ricerca di nuove soluzioni per razionalizzare i costi, l’ambito più prettamente operativo è gestito da tre persone – inquadrate nell’ambito delle risorse umane – che si occupano delle prenotazioni e seguono il day by day dell’agenzia (Uvet American Express Corporate Travel).
«Quando si è trattato di scegliere l’agenzia – ci spiega Marco Tosi – abbiamo puntato su una struttura multilocata presente in tutto il territorio nazionale che ci offrisse precise garanzie in termini di affidabilità e risposta alle nostre richieste. Attualmente abbiamo un contratto a rebate, che resta ancora – dal nostro punto di vista – la soluzione più vantaggiosa, nonostante l’evoluzione e il cambiamento del regime commissionale.
I volumi del bt
I nostri volumi di business travel si collocano intorno a un milione di euro: la biglietteria aerearappresenta all’incirca il 60% del totale (e su questa i voli nazionali pesano per il 70%), mentre il rimanente 40% è costituito da alberghi e noleggi a breve termine».
la negoziazione con i fornitori
Per quanto riguarda la negoziazione con i fornitori, Fujitsu Siemens Computers preferisce muoversi sul mercato in modo autonomo. Come testimoniano i numerosi accordi diretti attualmente in essere, sia con i principali vettori nazionali e internazionali (come Alitalia, Air One e Lufthansa), sia con società di autonoleggio come Maggiore e Europcar, sia con le più importanti catene alberghiere. E in qualche caso, anche con singoli alberghi.
La travel policy, che è definita localmente, prevede l’utilizzo per tutti i dipendenti della classe economica, il rispetto di precisi massimali relativi a pernottamenti e pranzi di lavoro e il ricorso alla carta di credito corporate appoggiata su conto corrente personale per il pagamento di tutte le spese di viaggio, compresa la biglietteria aerea. «Si tratta comunque – continua Tosi – di una politica di viaggio in continua evoluzione e che tiene conto delle esigenze dell’azienda ma anche, e soprattutto, di quelle del viaggiatore».
I sistemi informatici
Costante è l’attenzione della società alle soluzioni tecnologiche che consentano di migliorare alcune fasi del processo. «Proprio in questo periodo – precisa Tosi – stiamo implementando l’utilizzo di stp (satellite ticket printer) con l’intento di razionalizzare l’emissione dei biglietti. Inoltre prevediamo a breve di introdurre un programma che automatizza sia la richiesta e autorizzazione del viaggio (che oggi vengono effettuate mediante posta elettronica con un modulo di Outlook personalizzato) sia le prenotazioni. Si tratta di un self booking tool sviluppato dall’agenzia che sarà utilizzabile da ogni singolo viaggiatore. Abbiamo deciso di testarlo in una prima fase per il reperimento di informazioni e disponibilità di voli aerei, hotel e rent a car, per passare poi solo in un momento successivo al self booking vero e proprio». Quanto alla rendicontazione delle spese di viaggio, il processo è già parzialmente automatizzato: per la compilazione delle note spese viene infatti utilizzato un modulo di Outlook che si interfaccia con il sistema gestionale della società e permette così di evitare duplicazioni di attività e di ridurre i costi.
Marco Tosi, Fujitsu Siemens: la scheda
- Azienda: Fujitsu Siemens Computers
- Headquarters: Amsterdam – Olanda (sede amministrativa)
- Sedi in Italia: Milano, Roma, Padova, Torino
- Riferimento in azienda: Marco Tosi
- Per contattarlo: Tel. 02/265931; fax 02/26593271
- Inquadramento nell’organigramma: Responsabile acquisti; risponde al direttore finanziario
- Agenzia: Uvet American Express Corporate Travel
- Tipo di contratto: Rebate
- Inplant: No
- Stp: Sì
- Spese trasferte: Circa 1 milione di euro tra biglietteria aerea (60% del totale), alberghi e noleggi a breve termine
- Tecnologie a supporto: Modulo Outlook interfacciato con sistema gestionale per le note spese; a breve tool di self booking
- Carte di credito: Principalmente Diners
