Secondo una ricerca condotta a livello internazionale dal gds Travelport, oggi il 65% dei clienti business utilizza tecnologie mobile per la ricerca e la prenotazione delle strutture alberghiere. Inoltre l’AirPlus Travel Management Study, studio commissionato da AirPlus e realizzato dall’istituto di ricerca 2hm intervistando 1.700 travel manager in tutto il mondo, conferma che su scala globale il 69% delle aziende permette ai propri dipendenti di usare gli apparecchi mobili durante le trasferte di lavoro per gestire il proprio viaggio (verificare prenotazioni, modificare date e orari ecc.). Sempre secondo lo studio, l’attenzione dei travel manager italiani verso le tecnologie è superiore alla media globale: l’89% degli intervistati ritiene che attualmente il mobile giochi un ruolo importante nel business travel, e la medesima percentuale ricorre ai social media come fonte di informazione.
Insomma, è un dato di fatto: le tecnologie mobile stanno diventando un elemento cardine dei viaggi di lavoro. Non è un caso che quasi tutte le principali travel management company, oggi, mettano a punto per le aziende clienti App e soluzioni fruibili tramite smartphone, tablet e iPhone.
Per comprendere le potenzialità di queste tecnologie nell’ambito del business travel, basta dare un’occhiata al white paper Changing the DNA of Managed Travel: Using Social and Mobile to Enhance Productivity, Morale and the Bottom Line realizzato da Advito, società di consulenza della tmc Bcd Travel. Dall’analisi emerge che i servizi mobile possono consentire ai viaggiatori d’affari di scegliere i canali che meglio si adattano al loro “stile di comunicazione”; integrare al meglio vita personale e professionale grazie alla possibilità di pianificare le attività e scambiare informazioni con altri viaggiatori; usufruire di servizi interattivi prima, durante e dopo il viaggio; rimanere sempre connessi e informati in tempo reale su quanto accade; incrementare la produttività.
I vantaggi, però, riguardano anche le aziende, che possono usare le tecnologie mobili per supportare il turismo responsabile, raccogliere importanti feedback sulle politiche di viaggio e incoraggiare il rispetto della travel policy.
Mission ha raccolto sul tema le opinioni di quattro business traveller: Luigi Portaluri, vice presidente Emea di Firetide, multinazionale high tech americana; Luca Fabbri, responsabile dei nuovi prodotti e del market access dei farmaci portfolio Eli Lilly Italy; Angelo Romano, direttore iniziative strategiche & partnerships commerciali di Geven, azienda aeronautica specializzata nella progettazione e realizzazione di arredi interni di aerei; Giovanni Soldatich, responsabile dei servizi generali Enel in Italia.
Quante trasferte effettua in un anno e quali sono le destinazioni più frequenti?
Luigi Portaluri «Compio circa 60-70 trasferte per un totale di circa 100-130 giorni fuori residenza. Le destinazioni più frequenti sono Londra, Parigi, Dubai, Mosca, Doha e Francoforte a cui, un paio di volte l’anno, si aggiungono gli Usa».
Luca Fabbri «Faccio circa 40 trasferte all’anno, principalmente a Londra, Parigi, Francoforte, Milano e Roma».
Angelo Romano «In media viaggio due o tre volte al mese, principalmente verso destinazioni europee intervallate da una trasferta negli Stati Uniti ogni tre o quattro mesi».
Giovanni Soldatich «Viaggio un paio di volte al mese. La destinazione principale delle trasferte è Madrid, seguita da Bucarest, Bratislava, Mosca e Santiago del Cile».
Quanto utilizza le tecnologie mobile? Quali App ritiene più utili per chi viaggia per lavoro?
Luigi Portaluri «Ne utilizzo molte, e molto frequentemente. Ritengo che le App più utili siano quelle delle compagnie aeree che permettono di prenotare un biglietto in pochi click. Mi servo spesso anche di App che permettono di individuare hotel e ristoranti».
Luca Fabbri «Le utilizzo molto. Tra le mie preferite quelle di Trenitalia, Air France, Alitalia e Lufthansa».
Angelo Romano «Una volta approvata la trasferta ed emessi biglietti aerei e voucher per alberghi e autonoleggio, ricevo dalla travel management company, Cisalpina, l’Interactive Itinerary che scarico su Outlook e sincronizzo con il mio BlackBerry: in questo modo ho a disposizione tutte le informazioni in un’unica videata. In verità, porto con me anche una versione cartacea per ovviare ad eventuali imprevisti di tipo “informatico”. Inoltre, essendo un frequent flyer di Lufthansa cerco di ricevere la carta d’imbarco in formato elettronico».
Giovanni Soldatich «Utilizzo iPhone 4 e iPad 1».
Ritiene che vi siano esigenze ancora inespresse e servizi mobile di cui “si sente la mancanza”?
Luigi Portaluri «Credo che alcuni siti generalisti come Volagratis dovrebbero consentire un più “facile” accesso alla biglietteria».
Luca Fabbri «Penso a una App che mi aggiorni sui ritardi dei miei mezzi di trasporto prenotati. In effetti Lufthansa ha questi servizi: una volta atterrai a Francoforte certo di aver perso l’aereo e la compagnia aere mi inviò il nuovo biglietto assegnandomi un posto di business class sull’aereo successivo senza che io facessi nulla».
Angelo Romano «Sono un viaggiatore di vecchio stampo e per risolvere eventuali imprevisti preferisco dialogare con un interlocutore in carne e ossa. Per esempio, qualche settimana fa ero di rientro da San Francisco e il volo per Francoforte si preannunciava con un ritardo che metteva a rischio la coincidenza del volo per la mia destinazione finale. Al gate di imbarco ho parlato con la rappresentante della compagnia spiegandole che avrei avuto seri problemi se avessi mancato la coincidenza. Una volta imbarcatomi, il ritardo si era allungato ed ero sicuro che avrei saltato la coincidenza tanto che, su BlackBerry, fui avvisato che la compagnia mi aveva già rischedulato sul volo successivo che, però, mi avrebbe portato a casa in tarda serata. A questo punto sono andato all’ingresso del velivolo e, avendo per caso incontrato l’impiegata con cui avevo parlato prima, ho fatto appello a tutto il mio charme per convincerla a reindirizzarmi su un’altra coincidenza: insomma, una tratta in più dopo un viaggio estenuante, ma un orario d’arrivo più consono alle mie inderogabili esigenze. Dubito che sarei riuscito a fare questo colpo di mano tramite un cellulare o un asettico call center».
Giovanni Soldatich «Esistono già molte App utili e funzionali, ma visto che il campo di applicazione di queste tecnologie è vastissimo, c’è senz’altro spazio per nuovi servizi. Per esempio, una delle applicazioni più interessanti è “Need a Taxi” che permette in ogni città di avere a disposizione immediatamente i numeri di telefono dei taxi. Pensiamo alle potenzialità di sviluppo se una App permettesse di prenotare un taxi, chiamarlo senza fare la telefonata (superando anche problemi con la lingua locale) e pagarlo con carta di credito. In tema di pagamenti online dei servizi, tra l’altro, si può fare ancora molto sia in termini di semplificazione sia di sicurezza».
Ritiene che l’avvento delle tecnologie mobile abbia contribuito a semplificare il suo modo di viaggiare per lavoro?
Luigi Portaluri «Decisamente sì, e non solo perché ha comportato una riduzione delle spese d’agenzia. Prenotare un volo è diventato davvero molto più facile tanto che alcune compagnie arrivano a emettere biglietti in pochissimi click».
Luca Fabbri «Certo, soprattutto sul fronte delle prenotazioni aeree e per la possibilità di effettuare il check-in online con Smartphone».
Angelo Romano «Le nuove tecnologie aiutano certamente nella pianificazione del viaggio, resta comunque necessario l’intervento “manuale” per quegli itinerari complessi che spesso mi trovo ad organizzare».
Giovanni Soldatich «I siti di ricerca e prenotazione di strutture alberghiere pubblicano le recensioni di chi ha già effettuato un soggiorno: indicazioni che si rivelano utili per compiere una scelta».
Consulta i social media per ricavare informazioni su luoghi e strutture nelle quali deve recarsi per lavoro? Li ritiene utili?
Luigi Portaluri «Sì, anche se in genere frequento sempre i medesimi hotel e ristoranti».
Luca Fabbri «Forse sono in controtendenza ma francamente la mia risposta è no, mai».
Angelo Romano «No, preferisco affidarmi a persone che vivono sul posto come i miei stessi clienti oppure gli agenti che ci aiutano in alcuni Paesi».
La parola al travel manager
In qualità di office manager, da oltre dieci anni Francesca Ordanini si occupa della gestione delle facility in SymphonyIRI Group (azienda multinazionale americana operante nel settore delle ricerche di mercato). Le trasferte in SIG Italia hanno avuto nel 2011 un volume di spesa di circa 60mila euro con una media di circa 25 trasferte al mese. Il personale viaggiante è composto da circa 100 dipendenti su un totale di 180. La mete più frequenti sono Roma, Ancona, Cagliari, Napoli e, in Europa, Londra, Parigi, Madrid e Atene; nel resto del mondo, India e Stati Uniti.
Quanto sono utilizzate le tecnologie mobile (iPhone, IPad ecc.) dai viaggiatori della sua azienda?
«Tutta la nostra forza commerciale e i leader cross country sono dotati di BlackBerry ».
Valuta utili le App e servizi online offerti da travel management company e altri fornitori?
«Le ritengo molto utili, anche se noi al momento non utilizziamo App, ma solo servizi online. La prenotazione dei viaggi è gestita da un anno a questa parte in outsourcing grazie all’implementazione di un tool che consente il self booking da parte del personale viaggiante. Il tool, che è appoggiato e comunica con la nostra agenzia di viaggi partner, è studiato per garantire il controllo e l’approvazione della spesa da parte del nostro country manager, passaggio necessario per garantire il presidio dei costi, in osservanza delle nostre policy internazionali».
Pensa che vi siano esigenze ancora inespresse e servizi mobile di cui “si sente la mancanza”?
«Ritengo che BlackBerry, videochiamate, iPhone, iPad siano strumenti destinati, nel futuro, a facilitare il lavoro all’interno delle aziende, garantendo un sempre maggior equilibrio tra la vita professionale e quella privata».
Crede che l’avvento delle tecnologie mobile abbia contribuito a modificare la gestione delle trasferte aziendali?
«Penso di sì. Questa tecnologia non fa parte totalmente della realtà di SIG, ma già i Black Berry in utilizzo consentono di comunicare con il portale viaggi dedicato alla ricerca e prenotazione delle trasferte di lavoro in qualsiasi momento della giornata».
L’uso di queste tecnologie è regolamentato dalla vostra azienda?
«Si, è regolamentato mediante policy che definiscono l’uso di questi strumenti nel rispetto della privacy e della security aziendale».
La sua azienda consente l’uso dei social media per ottenere e scambiare informazioni?
«SIG non vieta l’utilizzo dei social media per lo scambio di informazioni. Poi sta al personale far sì che questi strumenti integrino la comunicazione tra colleghi e altre aziende e favoriscano un proficuo scambio di idee, senza però sostituire in toto il fattore umano. Ritengo infatti che la disumanizzazione possa essere un pericolo se l’utilizzo di questi strumenti non è supportato da una giusta dose di buon senso».
Testo di Simona Parini, Mission n. 3, maggio 2012
