Le carte di credito per saldare le spese durante la trasferta sono uno strumento sempre più diffuso presso le aziende italiane, anche di medie e piccole dimensioni. Un’azienda su sette, però, si affida ancora agli anticipi di cassa, nonostante questa procedura tenda ad aggravare il lavoro degli uffici amministrativi. La gestione delle note spese, inoltre, in un’azienda su tre è affidata ancora a file Excel, nonostante oggi vi sia un’ampia offerta di tool per l’expense process automation. Ecco, in sintesi, quanto emerge da un sondaggio realizzato nel novembre 2010 dal sito della nostra casa editrice, Missionline.it, per conto di Edenred, società specializzata nei buoni pasto (Ticket Restaurant, Ticket Alimentation) e nella messa a punto di soluzioni prepagate per imprese e collettività.
Il campione del sondaggio di Mission
Al questionario ha risposto un campione di travel manager appartenenti in prevalenza a imprese con oltre 500 dipendenti (45,07% degli intervistati). La percentuale di aziende tra 200 e 500 dipendenti ammonta al 16,9%, mentre quella delle imprese da 50 a 200 addetti al 18,31%, quella tra 15 e 50 dipendenti all’8,45% e quella con meno di 15 addetti all’11,27%. Per il 28,17% delle aziende campione, le spese di viaggio annue superano un milione di euro. Il 16,9% degli intervistati dichiara spese comprese tra 500mila e un milione di euro, mentre nel 26,76% dei casi la spesa è compresa tra 100mila e 500mila euro. Per il 9,86% delle imprese interpellate la spesa rientra tra 50mila e 100mila euro, per l’8,45% tra 20mila e 50mila euro e per il 9,86% è inferiore a 20mila euro.
Sempre più diffuse le carte corporate
Alla domanda “Come vengono pagate attualmente le spese che i vostri dipendenti effettuano durante le trasferte?”, il 53,52% degli intervistati dichiara di adottare carte di credito corporate, che hanno il pregio di snellire le procedure contabili e di garantire un più capillare controllo delle spese. Come già accennato, però, il 14,08% del campione ricorre ancora agli anticipi di cassa. In generale, l’abitudine degli anticipi di cassa (anche non in occasione di viaggi di lavoro) è ancora in uso presso la metà delle aziende campione. Vi ricorre il 69,23% delle imprese fra 50 e 200 dipendenti e il 50% di quelle tra 200 e 500 addetti, mentre presso le aziende con più di 500 collaboratori la percentuale scende al 31,25%.
Dal sondaggio emerge inoltre che il 12,68% del campione prevede durante le trasferte l’anticipo di contanti da parte dei dipendenti, provvedendo poi al rimborso in nota spese. Dalla risposte emerge una modesta diffusione (1,41%) delle carte prepagate, prodotti che vengono caricati di volta in volta con l’importo desiderato.
Le carte di credito più diffuse
Ma quali sono le carte di credito più diffuse presso le aziende operanti in Italia? Nella classifica del nostro sondaggio il podio è conquistato da American Express (41,46%) e Visa (39,02%), mentre Diners segue a distanza con una percentuale del 7,32% e Mastercard raggiunge il 4,88%. Le card American Express sono diffuse in prevalenza presso le imprese con più di 500 dipendenti, mentre nel caso delle carte Visa la distribuzione coinvolge in maniera rilevante anche le aziende di medie e piccole dimensioni (sotto i 50 dipendenti). Il 71,87% delle grandi aziende (con oltre 500 addetti) dichiara che il volume di spese di viaggio saldato con carte di credito corporate supera i 100mila euro annui. Le aziende tra 50 e 200 dipendenti e quelle tra 200 e 500, invece, spendono in prevalenza cifre comprese tra 10mila e 50mila euro (la percentuale è rispettivamente del 38,46% e del 33,33%).
Modalità di gestione delle spese
Come accennato, il sondaggio si sofferma anche sulle modalità di gestione delle note spese all’interno delle aziende: dai dati raccolti, emerge che ben il 35,21% delle aziende ricorre ancora ai file Excel, nonostante oggi il mercato proponga un’ampia gamma di software per la gestione automatizzata di questo processo. Prevedibilmente, la gestione in Excel è in uso soprattutto nelle piccole e medie imprese, ma convince anche il 25% delle aziende con più di 500 dipendenti.
Le imprese rimanenti si affidano per il 21,12% ad applicazioni proprietarie e per il 28,17% a piattaforme integrate, mentre la voce “altro” racimola una percentuale del 15,5%.
Travel manager insoddisfatti
In generale, i travel manager interpellati non sono del tutto soddisfatti di come viene gestito il processo relativo alle note spese: alla domanda “Ritiene che la gestione delle note spese della sua azienda potrebbe essere snellita/migliorata?”, infatti, ben l’80,28% risponde affermativamente, mentre solo il 19,72% si dichiara soddisfatto. Chiamati a esprimersi su quale ritengono sarebbe la soluzione gestionale più adatta per migliorare questo processo, inoltre, più del 49% sceglie le piattaforme web integrate, mentre il 40,84% cita una soluzione collegata con il software di gestione delle paghe. Il 2,82%, infine, si esprime a favore di un sistema via mobile.
Da Edenred Expendia Smart, per dire addio agli anticipi di contante
Edenred, partner di Newsteca nel lancio di questo sondaggio, è leader mondiale nei buoni servizio. Presente in 40 Paesi con 6000 collaboratori al servizio di 500mila imprese ed enti pubblici, con 33 milioni di utilizzatori e 1,2 milioni di esercizi affiliati, la società propone due categorie di prodotti: nel campo dell’alimentazione (Ticket Restaurant, Ticket Alimentation) o della qualità della vita (Ticket Cesu, Childcare Vouchers); soluzioni per migliorare le performance: gestione di spese professionali (Ticket Car), prodotti di incentivazione e bonus (Ticket Compliments, Kadeos). Nel 2010, Edenred ha emesso buoni per 13,9 miliardi di euro, di cui oltre il 50% nei Paesi emergenti.
Una soluzione per snellire i processi
L’ultima novità dell’azienda è ExpendiaSmart. Si tratta di una piattaforma di gestione delle spese aziendali attraverso una rendicontazione informatizzata, una soluzione per le aziende che desiderano snellire i processi e i carichi amministrativi, controllare le spese di trasferta e ridurre i costi.
La piattaforma ExpendiaSmart è costituita da un Portale Clienti che permette l’attribuzione di budget di costo, l’ordine delle carte, la gestione dei beneficiari, l’erogazione, anche in emergenza, delle ricariche, il monitoraggio dello spending e la rendicontazione in nota spese; un Portale Beneficiari che permette il monitoraggio dello spending, l’informatizzazione della nota spese, la tracciabilità dei processi di rimborso e la gestione dello storico; una Card prepagata che può essere personal e nominativa per i viaggiatori regolari, oppure free, anonima, destinata a trasferte di breve durata oppure a viaggiatori occasionali. La card è utilizzabile sul circuito MasterCard.
I vantaggi sono numerosi: flessibile (attraverso configurazioni multiapplicative integrabili con tutti i servizi elettronici di SmartSolution, quali i Ticket Restaurant e i voucher), il sistema si adatta agli applicativi più diffusi di gestione delle risorse umane e Erp. Nominativa oppure anonima, la card permette di controllare lo spending a monte senza la necessità di effettuare addebiti sul conto personale del dipendente. Inoltre, permette una gestione dei flussi finanziari, in tempo reale, senza dover accedere ad un estratto conto bancario protetto da vincoli di privacy.
Testo di Valentina Rosselli, Mission n. 1, gennaio-febbraio 2011
