Il settore Mice (Meeting e incentive) sta attraversando una fase di crisi: la recessione economica internazionale induce le aziende a ridurre i budget destinati agli incontri, limando le spese non necessarie. Lo confermano i dati dell’ultima edizione dell’Osservatorio congressuale italiano, che stimava per il 2008 un calo dell’11,87% nel numero dei meeting e del 4,84% in quello dei partecipanti. In un panorama così critico, scegliere un partner professionale e attento al risparmio riveste per l’azienda un’importanza strategica.
Ma qual è il modo migliore per organizzare una gara per la selezione di un’agenzia? E soprattutto, quali codici di condotta bisogna seguire per non scontentare le parti coinvolte? Spesso le agenzie rimproverano alle aziende l’abitudine, ormai sempre più diffusa, di coinvolgere nella selezione un numero troppo elevato di competitor. «Le aziende più serie mettono in gara al massimo tre agenzie. Sempre più spesso, però, ci capita di essere messi in competizione con 8-10 agenzie, soprattutto in occasione di convention dai grandi numeri». A parlare è Flavia Lupi, veterana del settore Mice e titolare della società Creaincentive by Naar Group, fondata di recente in collaborazione con Naar Tour Operator. « La cosa buffa è che il cliente sa benissimo che tutti noi organizzatori di eventi ci rivolgiamo più o meno agli stessi Dmc (Destination management company, operatori locali specializzati nell’organizzazione di eventi e viaggi incentive, Ndr) perché sono i più bravi, perché sono abituati a lavorare con il mercato italiano ecc. Alla fine, quindi, fine riceverà tante “proposte fotocopia”.
«Inoltre, è molto diffuso lo scouting – prosegue Lupi -: alcune aziende interpellano le agenzie per raccogliere idee che poi realizzano in proprio, o fanno realizzare all’agenzia sotto casa alla quale riescono a strappare uno sconto. Ritengo che spesso il nostro lavoro non sia riconosciuto e che il cliente non si renda conto che ogni volta che un briefing giunge sul nostro tavolo avviamo una programmazione con richieste ai corrispondenti, ai vettori ecc. Sarebbe auspicabile che le aziende riconoscessero ai fornitori che perdono la gara un rimborso delle spese sostenute e del tempo impiegato dalle risorse interne». E non è tutto. «Spesso il tempo che ci viene concesso per preparare un’offerta seria e professionale è troppo limitato, visto che prima di fare una proposta cerchiamo sempre di “bloccare” almeno le camere negli alberghi che abbiamo scelto – sottolinea Flavia Lupi -. Inoltre, le aziende sono poco trasparenti quando si tratta di comunicare a un’agenzia che ha perso la gara: si limitano a informarci del fatto che la scelta è caduta sulla proposta più economica di un altro competitor, ma di fronte a una domanda precisa su quali servizi fossero inclusi e se la categoria dell’hotel fosse la stessa, sono molto vaghe o addirittura non sanno rispondere».
I difetti delle agenzie
Anche le agenzie, però, non sono esenti da pecche. In particolare, tendono a sottoporre alle aziende preventivi scarsamente dettagliati e poco trasparenti. L’azienda, invece, ha bisogno di analizzare tutte le voci che concorrono a comporre il budget di un evento. «In proposito posso riportare la mia esperienza personale – afferma Lupi -: proprio per evitare misunderstanding e poter lavorare insieme al cliente su un’eventuale revisione voce per voce del budget, inviamo insieme alla proposta un’analisi costi dettagliatissima. Il budget totale sfora? Ci mettiamo insieme ad analizzare tutte le voci e, ad esempio, riduciamo il numero di portate nei ristoranti, limiamo il forfait previsto per le bevande, prevediamo un continental breakfast invece di una più dispendiosa colazione all’americana. Per il cliente è molto importante rendersi conto di come si giunge a una “quota pacchetto” per persona. Se il briefing è molto preciso difficilmente le aspettative dell’azienda saranno disattese».
Il ruolo dei Dmc
E per quanto concerne la selezione degli altri fornitori? È la stessa agenzia a scegliere quelli con cui lavorare? Oppure è l’azienda a imporre dei supplier? «Non mi è mai capitato che l’azienda cliente imponesse dei fornitori all’agenzia – dichiara Lupi -. Il cliente si deve affidare a professionisti che abbiano dei rapporti consolidati con i loro fornitori italiani e con i Dmc. Il patrimonio dei rapporti con i fornitori è per noi organizzatori importantissimo, mantenere relazioni nel tempo ci permette di farli diventare partner che tengono quanto noi alla buona riuscita della gara».
Ma per ottenere il massimo saving, è meglio negoziare le tariffe direttamente con hotel e vettori o affidarsi a un Dmc? «Personalmente preferisco rivolgermi a una Dmc locale che è in grado di fornirmi tutti i servizi in loco e mi può far beneficiare delle tariffe speciali ottenute dagli hotel con i quali ha un rapporto preferenziale – dichiara Lupi -. Sicuramente il passaggio in più impatta sul budget finale, ma in genere le Dmc sono attente a non esagerare con il ricarico. L’unica eccezione sono i grandi congressi o le convention durante le quali ci viene chiesto di comprare o rivendere room night: in questo caso è obbligatorio rivolgersi direttamente alle catene, ma dando anche al Dmc la possibilità di entrare in gioco con le sue tariffe».
Il parere degli albergatori
Che cosa ne pensano gli albergatori dell’abitudine delle agenzie di negoziare i servizi congressuali con le Dmc, anziché direttamente con le catene alberghiere? Lo abbiamo chiesto a Luciano Lusardi, director of Operations Southern Europe di InterContinental Hotels Group. «La nostra policy, in particolare in Italia – ci ha risposto – è quella di salvaguardare sempre un rapporto di rispetto e intermediazione con le agenzie, così come con le aziende che ci contattano direttamente. In fin dei conti, tutto si basa su ciò che il cliente desidera e su come desidera lavorare, cosa che rispettiamo profondamente. Spesso conosciamo le agenzie di cui si servono e riteniamo opportuno mantenere buoni rapporti con entrambi. I clienti scelgono di lavorare con le agenzie per una serie di ottime ragioni e per avere servizi specifici. Soprattutto non bisogna perdere di vista il fatto che noi siamo albergatori e ognuno deve concentrarsi sulla propria area di competenza».
Ma esistono condizioni per le quali l’azienda dovrebbe rivolgersi a un Dmc invece che a una catena alberghiera? «In caso di evento particolarmente complesso e articolato in cui bisogna fornire una serie di servizi specifici è logico contattare un Dmc, che si occupi di tutti quei servizi collaterali che non sono nel nostro perimetro di competenza, dalla comunicazione alla formazione alla biglietteria, ecc – dichiara Lusardi -. Noi non ci sostituiamo all’incentive house. Per quanto riguarda poi tutto ciò che è “in house”, che ci compete direttamente, come ad esempio la trasformazione di una location o la risposta a richieste supplementari relative al nostro campo d’azione, offriamo la nostra completa collaborazione per soddisfare i bisogni del cliente. È capitato anche che per destinazioni meno battute ci è venisse chiesto di suggerire qualche fornitore di gestione eventi locale. Poi, siamo felici di sederci a tavolino con le agenzie, i clienti e tutti i partner per lavorare insieme: a quel punto offriamo il nostro specifico know how per arricchire il “pacchetto” e renderlo ancora più accattivante per il cliente. È un’operazione sinergica».
E non ci sono mai problemi, o contrasti durante la gara? Non c’è mai conflittualità? «I problemi possono insorgere se la trattativa non viene condotta in modo chiaro, come quando vengono coinvolti troppi “attori”, o se ci sono “sotterfugi”, ad esempio se non viene rivelato il nome del cliente. Se emergono conflitti bisogna riunire tutte le parti interessate per chiarire, discutere e giungere a un compromesso. In fondo, è il cliente che decide e quello che fa la differenza sono le capacità dell’agenzia, la sua progettualità e creatività. E ovviamente la fee applicata».
Le 5 regole per una gara efficace e corretta
· Limitarsi a coinvolgere non più di tre agenzie;
· non fare scouting, raccogliendo le idee fornite dalle agenzie in gara per sfruttarle in futuro;
· esigere dall’agenzia un preventivo dettagliato, con l’elenco di tutte le voci che concorrono a formare il budget. Solo in questo modo è possibile limare i costi e raggiungere gli obiettivi di saving prefissati;
· Concedere all’agenzia il tempo necessario per formulare una proposta seria e articolata;
· Lasciare l’agenzia libera di coinvolgere i propri Dmc di fiducia, che vantano una conoscenza approfondita della destinazione prescelta e riescono a strappare tariffe preferenziali agli albergatori locali.
Testo di Maria Elena Arcangeletti , Mission n. 3, aprile 2009
