Durante le fasi di recessione economica, la negoziazione diventa una vera e propria arte, che richiede un’approfondita conoscenza del mercato e un’analisi puntuale della spesa, indispensabile per riuscire a evidenziare i possibili margini di saving e far valere il proprio potere contrattuale con i fornitori. Le strategie messe in atto dai travel manager europei sono l’oggetto del recente “Benchmarking Europe’s Biggest”, indagine annuale condotta dall’autorevole magazine americano Business Travel News in collaborazione con Acte (Association of Corporate Travel Executives), associazione che riunisce più di 6000 travel manager in 80 Paesi. Le informazioni sono state fornite da un campione di 33 multinazionali appartenenti alle più disparate categorie merceologiche (consulenza, finanza, information technology, settore farmaceutico ecc.). A questi dati, poi, ne sono stati aggiunti altri raccolti nel corso dell’Acte Global Conference, manifestazione annuale tenutasi a Roma lo scorso settembre. Le aziende interpellate sono tutte multilocate: l’87% di esse adotta programmi di viaggio a livello globale, il 73% impone un’unica carta di credito corporate a tutti i dipendenti europei, mentre il 63% ne estende l’uso all’intero personale mondiale. Ciononostante, dall’indagine emergono best practice e strategie di negoziazione che possono rappresentare una fonte di ispirazione anche per imprese di dimensioni più contenute.
A caccia di sconti
Com’era prevedibile, l’area sulla quale maggiormente si concentrano gli sforzi per ridurre i costi è quella della biglietteria aerea, che nel 2007, secondo BTN, ha causato alle aziende campione un volume di spesa complessivo di ben 53 milioni di euro. Il 44% degli intervistati dichiara di aver reso più restrittivo il ricorso alla business class. In particolare, il 57% afferma di consentirne l’uso solo in caso di voli di durata superiore alle sei ore. Il 25%, invece, lo concede solo in caso di voli internazionali, il 18% sulle tratte intercontinentali e il 29% in caso di trasferte dei top manager. Il 7%, infine, ha abolito del tutto la prenotazione delle classi nobili.
A detta dei travel manager, grazie alle negoziazioni nel 2007 è stato possibile ottenere sconti tariffari su circa il 56% dei voli compiuti durante le trasferte. Il 26% ha dichiarato di aver ottenuto sulle tariffe di economy riduzioni comprese tra il 5 e il 15% rispetto a quelle pubblicate. Un altro 26% ha strappato sconti tra il 26 e il 35%, mentre solo un fortunato 9% è riuscito a negoziare sconti fino al 45%. Con quali vettori sono stati stretti accordi? L’indagine rivela che quelli di Star Alliance sono stati scelti dal 75% degli intervistati, contro il 54% del 2006. I membri di SkyTeam hanno “catturato” il 50% delle imprese, contro il precedente 25%, mentre Oneworld ha incrementato il proprio market share dal 21 al 29%.
E veniamo all’hôtellerie. A detta degli intervistati, la crisi economica ha reso più agevole la negoziazione delle room night, forse a causa della riduzione nel numero delle trasferte e, quindi, della maggiore difficoltà da parte degli albergatori a registrare il “tutto esaurito”. Ben il 46% delle aziende (contro il 6% dell’anno precedente) ha dichiarato di trovare facilmente alberghi disponibili ad abbassare i prezzi in fase di contrattazione. Di contro, gli hotel poco propensi ad applicare sconti sono diminuiti dal 53 al 19%. Inoltre, i buyer sono riusciti a ottenere sconti sul 64% delle room night acquistate. Tra le catene alberghiere più frequentemente inserite nei programmi di viaggio compaiono Marriott (indicata dal 93% degli intervistati), InterContinental(89%), Accor (86%), Starwood (86%) e Hilton (82%). Seguono a breve distanza Hyatt (68%) e Best Western (54%).
Il market share delle Tmc
Proseguiamo con le travel management company. Anche in questo caso, il 38% delle aziende dichiara di aver riscontrato da parte delle agenzie una maggiore disponibilità a negoziare, contro il 4% dell’anno precedente. La formula contrattuale maggiormente adottata è la transaction fee, adottata dal 71% delle imprese campione, mentre circa il 73% delle aziende utilizza un’unica travel management company a livello europeo. Riguardo alle quote di mercato conquistate dalle Tmc, si nota un “testa a testa” di Carlson Wagonlit Travel e American Express, che vantano rispettivamente un market share del 40 e 39%. Seguono HRG (Hogg Robinson Group) e BCD Travel, che si aggiudicano una quota del 15% e migliorano la propria posizione rispetto al 2006.
La crisi “spinge” l’automazione
Dal “Benchmarking Europe’s Biggest” emerge anche che un numero crescente di imprese si sta convertendo ai sistemi tecnologi che automatizzano la gestione delle trasferte, contribuendo ad abbattere i costi di processo. Il 77% dei partecipanti al benchmarking – che, lo ricordiamo, sono multinazionali con ingenti volumi di spese di viaggio – dichiara di utilizzare un self booking tool, circa il 60% in più rispetto al 2006. Inoltre, il 13% dichiara di stare implementando una di queste soluzioni, mentre il 7% afferma che sceglierà nel corso dell’anno quella più adatta alla propria azienda. In conseguenza di questo “boom” dell’automazione, la ricerca registra una crescita dal 28 al 55% nel numero delle prenotazioni aeree effettuate online. Meno eclatante il tasso complessivo di adoption rate di questi sistemi, che si attesta intorno al 42%: un valore ben lontano da quelli, elevatissimi, che si registrano negli Usa. Per quanto riguarda la gestione delle spese di viaggio, l’indagine rivela che attualmente circa il 57% degli intervistati utilizza un Epa (Expense process automation), contro il 45% dell’anno precedente. In più, il 18% dichiara di essere in procinto di acquistare una di queste soluzioni, mentre un altro 18% sostiene che la sua azienda ricorre a un tool sviluppato in-house.
Testo di Elisabetta Tornatore, Mission n. 2, marzo 2009
