Come molti altri comparti, anche il settore dei congressi risente fortemente della recessione economica in atto negli ultimi mesi. Secondo l’Osservatorio Congressuale Italiano, promosso dal Convention Bureau della Riviera di Rimini e dalla rivista Meeting & Congressi, nel primo semestre dello scorso anno il numero degli incontri è diminuito del 2,89% rispetto al periodo luglio – dicembre 2007. Anche le giornate di presenza si sono ridotte del 3,64%: un calo che va a sommarsi alla flessione del 7,67% già registrata nel secondo semestre dell’anno precedente. Fosche le previsioni degli operatori del settore per il secondo semestre 2008, periodo per il quale si prevede una diminuzione degli incontri nell’ordine del 19,34% e un calo del 12% sul fronte delle presenze. Un trend che autorizza a ipotizzare per l’intero 2008 una diminuzione dell’11,87% nel numero dei meeting, del 4,84% in quello dei partecipanti e del 7,55% nelle presenze.
L’indagine rileva anche una tendenza al risparmio nelle modalità di organizzazione degli eventi: prevalgono, ad esempio, gli incontri tra 50 e 100 delegati (+5,41%), mentre si registra una vistosa flessione in quelli con oltre 1000 ospiti (-40,30%), tra 500 e 1000 persone (-36,63%), tra 300 e 500 delegati (-27,27%), ma anche tra 100 e 300 (-12,34%). Quanto alle location maggiormente utilizzate, nel primo semestre 2008 si registra un miglioramento del posizionamento di mercato dei palacongressi (+32,9% rispetto al secondo semestre 2007, con un incremento delle presenze del 15,69%), anche se queste strutture registrano una diminuzione del numero medio dei partecipanti (da 1213 a 1033 per evento). In decisa flessione, invece, l’utilizzo delle aree meeting all’interno degli alberghi (-21,51%,) e delle residenze storiche (-45,27%). Da segnalare che gli hotel assistono a un vistoso calo nel numero dei partecipanti agli eventi (-5,31%), che si attesta su un valore medio di 76 persone per incontro. Nelle residenze storiche, invece, il numero medio è 230 partecipanti.
«Un cambiamento nei comportamenti di spesa delle imprese in fatto di meeting era prevedibile, vista la crisi che ha investito l’economia negli ultimi mesi». A parlare è Arturo Tolasi, direttore dell’hotel Crowne Plaza Milano Linate. La struttura, della catena InterContinental Hotels Group, dispone di un centro congressi con 16 sale meeting e dell’Expo Plaza, uno spazio multifunzionale con 1800 posti. «In base alla nostra esperienza – prosegue Tolasi -, i tagli di costi più rilevanti riguardano il settore incentive. Per quanto concerne l’attività congressuale, invece, non abbiamo registrato negli ultimi mesi una diminuzione significativa nel numero degli eventi. Ciononostante è evidente una nuova tendenza al risparmio da parte delle aziende, che si dimostrano molto più attente al budget e cercano di “limare” i costi non indispensabili: le riunioni e i meeting con pochi partecipanti, ad esempio, vengono organizzate prevalentemente in sede, anziché in una location esterna. E le spese si riducono all’essenziale, eliminando tutto ciò che è squisitamente voluttuario. Meno rilevante, invece, la contrazione nel settore delle fiere e dei workshop, che continuano ad essere considerati come strumenti di promozione e vendita di importanza strategica».
Per attrarre la clientela business, gli albergatori puntano sui servizi. «Per quanto riguarda la nostra attività, prevediamo una primavera difficile a cui seguirà, andamento dell’economia permettendo, un autunno in ripresa – sottolinea Tolasi -. Per stimolare la domanda abbiamo scelto di non tagliare i prezzi, bensì di proporre speciali formule (offriamo ad esempio un certo numero di pernottamenti omaggio a fronte di un elevato numero di prenotazioni) e di rafforzare ulteriormente la qualità del servizio».
«A partire dallo scorso anno i comportamenti d’acquisto delle imprese sono indubbiamente mutati, complice la difficile situazione economica – sottolinea Ivano Bencini, presidente di Concerto Hotels, catena alberghiera con sei strutture di prestigio a Roma, Forte dei Marmi, Firenze, Milano -. Sul fronte dei meeting interni cerchiamo di competere con gli altri albergatori non soltanto a livello tariffario, ma anche diversificando la gamma dei servizi offerti: ad esempio alle aziende che scelgono il nuovo The Hub, struttura aperta di recente nel capoluogo lombardo, offriamo l’opportunità di posizionare grandi pannelli luminosi lungo la tangenziale, che garantiscono un’elevata visibilità in occasione di fiere e altri eventi cittadini».
«Da oltre un anno abbiamo notato una contrazione dei budget dedicati ai meeting, sicuramente connessa al difficile contesto economico nel quale ci troviamo – commentano inoltre in Seneca, agenzia di travel management con sede a Guardiagrele (Chieti) -. Una parte significativa delle aziende tende a richiedere preventivi su location molto diverse tra loro per poter cogliere particolari opportunità di prezzo su quelle località che nelle date dell’evento praticano tariffe di bassa stagione o promozioni, pur garantendo un prodotto di alto livello».
Un altro trend emerso negli ultimi mesi è la tendenza a non prenotare più le strutture a cinque stelle, privilegiando invece i quattro stelle. Che spesso hanno servizi e confort in grado di competere ad armi pari con le strutture di lusso, pur proponendo tariffe più “abbordabili”. «Nella scelta della struttura alberghiera più adeguata è molto importante capire qual è l’obiettivo del meeting – affermano in Seneca -. Talvolta le scelte sono obbligate perché bisogna necessariamente ricorrere a hotel che abbiano una certa capacità ricettiva, oppure un determinato numero di sale. In questi casi la rosa di alberghi tra cui effettuare la scelta non è sempre molto ampia. Negli altri casi i criteri, a parte il prezzo, sono il “contorno” (location, attrattive, possibilità di svolgere attività nel tempo libero, oppure esattamente l’opposto, ovvero riservatezza, silenzio ecc.), la presenza di un adeguato equipaggiamento tecnico (servizi di traduzione simultanea ecc.), oppure la qualità della ristorazione (menù di celebri chef ecc.). Oggi le aziende scelgono le location e gli alberghi in base alla loro efficacia, e solo in seguito in base alla categoria. Le strutture congressuali adeguatamente attrezzate, anche se a quattro stelle, offrono spesso servizi pari ai 5 stelle».
La testimonianza di un’azienda
Un esempio esauriente delle strategie adottate dalle aziende per ridurre i costi ce lo fornisce Monica Massa, Purchasing Manager Goods & Services ed Evant Manager Responsible del gruppo Osram. «In Osram gli eventi sono regolamentati da due distinte policy – afferma Massa -: la prima definisce la parte di approvvigionamento dei servizi congressuali ed eventi. La seconda, invece, stabilisce in dettaglio le procedure in tema di Compliance.
«Nel passato anno fiscale, conclusosi il 30 settembre scorso, Osram ha speso circa 1,2 milioni di euro in eventi – prosegue Massa -. Come consuetudine, abbiamo organizzato due viaggi incentive con quasi 100 partecipanti per gratificare i rappresentanti dei nostri principali canali di vendita, il settore Trade e quello Automotive. Inoltre, abbiamo allestito una decina di eventi di medie dimensioni (circa 20-30 delegati), sempre rivolti al canale Trade, e altre 2-3 manifestazioni su piccola scala per i canali di vendita minori. Quest’anno, però, le cose sono destinate a cambiare drasticamente: da un lato, infatti, la definizione di nuove procedure interne in tema di Compliance ha reso impossibile l’allestimento di alcune tipologie di eventi, dall’altro l’azienda ha deciso di ridurre drasticamente questa voce di spesa. Non si terranno più, quindi, i due viaggi incentive annuali. In più, tutte le altre iniziative dovranno essere strettamente “business related”, dunque con un deciso ridimensionamento di tutte le attività leisure (cene, intrattenimenti ecc.) e un più marcato accento su quelle lavorative».
Ma come si traducono in concreto i tagli alle spese? «La nostra policy non consente più la prenotazione di hotel a 5 stelle, ma solo di strutture a quattro stelle. Bandita, inoltre, la business class: oggi i partecipanti ai nostri eventi possono volare esclusivamente in economy. Avendo le nostre iniziative un orientamento strettamente business, poi, non è più ammessa la presenza di accompagnatori, mentre in passato questa pratica è stata più volte consentita. Infine, la rinnovata attenzione ai costi ci ha indotti ad adottare nuove strategie anche in ambito negoziale: in passato i nostri fornitori ci proponevano una tariffa “all inclusive”, che comprendeva tutti i servizi connessi all’evento. Oggi, invece, chiediamo loro di dettagliare le singole voci di costo secondo un formulario da noi fornito, esponendo chiaramente anche l’importo della fee per il servizio fornito. In questo modo abbiamo la possibilità di valutare ogni singola spesa e, qualora necessario, di trovare in collaborazione con il supplier alternative più convenienti».
Testo di Arianna De Nittis, Mission n. 1, gennaio-febbraio 2009
