Se in Italia la gestione del business travel da parte della direzione acquisti è sempre più frequente, assai rara è, invece, la sinergia tra il Procurement e le divisioni che, all’interno delle aziende, si occupano dell’organizzazione di meeting ed eventi. Apparentemente, infatti, le esigenze di risparmio dei direttori acquisti sembrano inconciliabili con quelle, più variegate, dei responsabili meeting, spesso alla ricerca di spazi di grande impatto visivo, in grado di enfatizzare il lancio di un nuovo prodotto.
Eppure questo trend sta cambiando. Le aziende, sempre a caccia di saving, hanno intravisto nel binomio “meeting-puchasing” uno strumento efficace per governare un’area di spesa cruciale – quella legata all’organizzazione di eventi – , che facilmente sfugge al controllo. Un’indagine realizzata lo scorso agosto dalla società di consulenza AT Kearney per conto di American Express, ad esempio, rivela che la maggior parte delle imprese americane ed europee non è cosciente dei propri livelli di spesa in questo settore. In particolare, appena il 20% delle aziende dispone di una “meeting policy”, mentre solo il 39% ricorre a fornitori preferenziali. Inoltre, solo il 41% delle società affida la gestione degli eventi a risorse dedicate, interne o esterne. Dall’indagine emerge anche che l’adozione di best practice, volte all’adeguata gestione dei fornitori e dei processi organizzativi, consentirebbe alle aziende risparmi quantificabili nell’ordine del 10-15%.
Il parere di Mpi
Una conferma del più frequente ricorso all’ufficio acquisti per la gestione degli eventi ci giunge da un seminario condotto lo scorso luglio da Didier Scaillet, direttore dell’ufficio europeo di Mpi(Meeting Professionals International, associazione che riunisce 19mila professionisti del settore congressuale in 63 paesi), nel corso dell’assemblea generale del capitolo italiano dell’associazione. A detta di Scaillet, negli ultimi anni il settore congressuale ha subito cambiamenti radicali. La crescita lenta dell’economia, infatti, ha indotto le imprese a ridurre progressivamente i budget destinati ai congressi e a esercitare un sempre più serrato controllo dei costi. Gli strumenti adottati per raggiungere questo obiettivo sono il perfezionamento delle tecniche di acquisto, anche attraverso il ricorso alle gare online per la selezione dei fornitori, il consolidamento dei rapporti con i supplier, l’attenta analisi delle spese, l’adozione di sistemi informatici ad hoc e, naturalmente, la ricerca delle tariffe più basse disponibili. In un panorama con queste caratteristiche, il responsabile dell’ufficio acquisti non può che assumere un ruolo strategico nella gestione anche del comparto congressuale.
Questa evoluzione riguarda anche il mercato italiano. «Nel nostro paese, sempre più spesso le aziende trasferiscono la supervisione dei meeting all’ufficio acquisti – conferma Edy Zonca, project leader B.U. Pharma per l’agenzia Uvet American Express Corporate Travel -. La ragione è evidente: gli uffici acquisti sono maggiormente orientati al saving e riescono a negoziare tariffe più convenienti con i fornitori di servizi congressuali. Anche se non sempre questi risparmi vanno a braccetto con la qualità dei servizi».
Il valore strategico dell’outsourcing
Un esempio interessante – e assolutamente rivoluzionario per il mercato italiano – di gestione dei servizi congressuali da parte di un ufficio acquisti è l’intervento di outsourcing realizzato lo scorso anno da Schering Plough, azienda farmaceutica con circa 30mila dipendenti in tutto il mondo e un fatturato annuo di circa 400 milioni di euro. In Italia, la società vanta tre sedi in Lombardia e 1000 dipendenti. Prima dell’attuazione del progetto, il gruppo affidava la gestione degli eventi a un ufficio interno dedicato, composto da otto dipendenti. Il volume di spese congressuali e incentive ammontava a circa 10 milioni di euro annui, per un totale di 1400 eventi e 20mila presenze. Una cifra consistente, che rendeva indispensabile una razionalizzazione dei processi. «Per questo abbiamo preso la decisione di ricorrere all’outsourcing dei servizi congressuali, sulla base di quanto già sperimentato con successo da altre sussidiarie di Schering Plough all’estero – spiega Fabio Mioli, procurement manager dell’azienda -. La terziarizzazione ci è sembrata la strada più adatta per riuscire a gestire gli eventi in maniera flessibile, rafforzare la “brand image” del gruppo, migliorare la qualità dei servizi congressuali e, non ultimo, contenere e ottimizzare le spese attraverso la centralizzazione dei fornitori».
Dopo avere effettuato un’attenta analisi di fattibilità interna, sulla base di una mappatura dei processi e dei volumi di spesa, Schering Plough ha indetto una gara per la selezione dell’agenzia di viaggio. La scelta è caduta su Uvet American Express Corporate Travel, che ha messo a disposizione dell’azienda il proprio personale per la realizzazione di due strutture dedicate, un inplant e un explant, addette alla totale gestione degli eventi: dalla creazione di strumenti di comunicazione all’interno dell’impresa, alle attività di marketing nei confronti dei clienti interni, alla redazione delle pratiche ministeriali, alla gestione logistica e finanziaria degli eventi. «Attualmente la struttura a noi dedicata è composta da due gruppi – dichiara Mioli -: il primo, basato presso la nostra sede di Milano e denominato “Inplant”, si occupa della parte relativa alla gestione burocratica degli eventi, dalla ricezione dei brief alla stesura delle pratiche ministeriali, fino al contatto con le segreterie scientifiche di eventi organizzati da terzi. Il secondo team (denominato “Explant”), situato nella sede di Uvet American Express Corporate Travel, svolge invece il tipico lavoro di agenzia, dalla logistica di tutti gli eventi all’interfaccia con fornitori e ospiti».
La nuova modalità di gestione ha richiesto l’implementazione di sistemi informatici che hanno consentito la raccolta di un’ampia messe di dati relativi ai volumi di spesa e la stesura di report dettagliati sull’attività congressuale. Tra questi strumenti spicca Race – Richiesta applicazione congressi ed eventi, un applicativo in modalità web-based accessibile tramite password a tutti i dipendenti e prezioso sia sul fronte organizzativo sia strategico. «La nuova modalità di gestione è stata avviata il 15 luglio 2004 – conclude Mioli -. Il gruppo di lavoro dedicato ha subito, nei mesi passati, assestamenti e lievi modifiche, ma ad oggi i riscontri sono positivi, anche se il percorso per raggiungere i risultati attesi non è ancora terminato. Comunque, siamo già in grado di quantificare i saving raggiunti, che si collocano nell’ordine del 15-30%».
Testo di Simona Greppi, Mission N. 7, ottobre 2005
