Tempi duri per i business traveller. Come è noto, la crisi economica ha indotto da tempo le aziende a chiudere “i cordoni della borsa” nel settore del T&E. Un’esigenza di saving che impatta non soltanto sui voli aerei (in genere, oggi le travel policy prevedono che i dipendenti viaggino in classe economy, anziché prenotare la più confortevole business class), ma anche sulle spese di hotellerie, che rappresentano oltre il 30% della spesa totale per le trasferte (dati Carlson Wagonlit Travel).
In questo clima di risparmio, i primi a essere eliminati sono i cosiddetti extra, ovvero le spese effettuate dal dipendente oltre al semplice pernottamento (la classica colazione, ma anche le consumazioni del frigobar, la lavanderia, le telefonate effettuate dall’apparecchio dell’albergo ecc.). Una contrazione evidente se si osservano gli ultimi dati Istat elaborati da Databanksull’andamento dell’hôtellerie italiana. La ricerca, infatti, registra nel 2003 una flessione dello 0,7% sulla ristorazione, a cui è riconducibile il 36% del fatturato alberghiero (7,6 miliardi di euro). In calo dell’1,2% rispetto al 2002 anche le altre attività di supporto al pernottamento, dai servizi all’affitto delle sale riunioni. Da segnalare che da questo segmento dipende circa il 12% degli introiti delle strutture ricettive.
Spese ridotte all’osso
«Negli ultimi anni abbiamo registrato la crescente tendenza da parte delle imprese a ridurre all’osso le spese extra dei dipendenti – – conferma Cristina Masini, director business development dell’hotel Hilton Rome Airport, struttura della catena alberghiera internazionale Hilton -. Le aziende, molto attente alle spese e desiderose di abbattere i costi alberghieri, negoziano con la catena esclusivamente la tariffa della camera e della prima colazione e non concedono ai dipendenti alcun comfort aggiuntivo». «In realtà, si tratta di un trend di vecchia data – aggiunge Francesco Sottosanti, amministratore delegato della società di consulenza The Knowledge Team -: le aziende hanno sempre concesso ai dipendenti pochi extra al di fuori della prima colazione, che in genere in Italia viene sempre inclusa nella tariffa della camera». Ancora più rigoroso è il trend all’estero, dove le imprese tendono a negoziare con gli albergatori la tariffa della camera senza breakfast.
Gli extra più diffusi
Ma quali sono gli extra i più diffusi? E quanto incidono sulla spesa totale di un soggiorno business? «Al primo posto troviamo sicuramente la prima colazione, che nella nostra struttura incide per circa il 10% sulla tariffa della camera – sottolinea Cristina Masini -. Le altre voci, come il minibar e le telefonate, invece, pesano in maniera decisamente meno rilevante: l’uso del telefono, ad esempio, ammonta ad appena lo 0,5% della spesa totale».
«In genere le aziende rimborsano ai dipendenti le spese di frigobar sotto un certo tetto (da 5 a 10 euro), ad esclusione delle bevande alcoliche – afferma Francesco Sottosanti -. Qualora il viaggiatore effettui una trasferta di durata superiore a tre giorni, poi, sono ammesse le spese di lavanderia, ma con moderazione. Sono invece escluse tutte le altre spese, quali l’utilizzo della televisione a pagamento, il servizio dei pasti in camera, l’uso del fax e quello del telefono». «In base alla nostra esperienza, abbiamo riscontrato una certa flessibilità sui consumi del frigobar, che talvolta vengono inclusi dalle strutture alberghiere nella tariffa della camera – puntualizza Ercolino Ranieri, direttore generale dell’agenzia Seneca CM&P, che fornisce alle aziende consulenza per il settore alberghiero -. Fanno eccezione, ovviamente, i superalcolici, che non vengono mai rimborsati».
La travel policy
Ma come si regolamentano gli extra all’interno della travel policy? « Per evitare contestazioni, è opportuno definire dettagliatamente quali spese sono consentite e rimborsate e con quali modalità, e quali invece sono a carico del dipendente – suggerisce Francesco Sottosanti -. In genere, comunque, si tratta di un ambito che non solleva particolari problemi e non offre possibilità di eludere i regolamenti aziendali. Un tempo, prima della diffusione dei telefoni cellulari, poteva accadere che i business traveller “barassero”sui costi delle telefonate. Oggi, invece, è decisamente più difficile».
