L’ultima edizione dell’Osservatorio Congressuale Italiano, promossa dal Convention Bureau della Riviera di Rimini, ha rivelato che nel primo semestre di quest’anno, in Italia, si sono svolti oltre 64mila incontri, il 17% in più rispetto al corrispondente periodo del 2003. In aumento anche il numero dei partecipanti, che ha raggiunto quota 12 milioni (+13%), e quello delle giornate congressuali: 18,5 milioni (+8%). In totale, il fatturato generato da questo mercato è aumentato del 3,4%.
Insomma, dopo anni di difficoltà, pesantemente influenzati dalla crisi turistica, dalla recessione economica internazionale e dalla contrazione dei budget aziendali destinati all’organizzazione di meeting e convention, il settore sembra finalmente in ripresa.
Osservando i dati più in dettaglio, si nota che la crescita riguarda soprattutto gli eventi di piccole dimensioni, con meno di 100 partecipanti (+25% rispetto al periodo gennaio-giugno 2003). Un trend che trova conferma nel moltiplicarsi di pacchetti e soluzioni ad hoc messi a punto dalle catene alberghiere internazionali.
Ma in che cosa consistono queste formule? In genere includono l’utilizzo della sala riunioni, pranzi e coffee break e il supporto del personale alberghiero a tariffe competitive. E talvolta consentono alle aziende di “bypassare” i Pco, organizzando i piccoli eventi internamente e risparmiando sui costi.
Le offerte sul mercato
Risale all’inizio dell’anno il lancio di “Jolly Easy Meeting 2004”, il prodotto della catena Jolly Hotels per riunioni fino a 50 persone. I pacchetti, validi in tutte le strutture italiane del gruppo, comprendono l’utilizzo di una sala allestita a teatro, l’attrezzatura audio e video (schermo, lavagna luminosa a fogli mobili, impianto audio con microfono fisso), due coffee break e un pasto leggero, con un piatto unico o formula light buffet. Per usufruire dell’offerta è sufficiente accedere alla sezione “Conference & Incentive” del sito www.jollyhotels.com e compilare l’apposito form online. Oppure si può telefonare alla divisione congressuale della catena (numero verde 800/160199 – email: meeting@jollyhotels.it).
Di recente Best Western, gruppo di alberghi in franchising presente in 80 nazioni con 41mila hotel (145 dei quali in Italia) ha lanciato la promozione “Winter Meeting Promotion”, valida per la stagione invernale in 80 alberghi situati in 70 località italiane. Anche in questo caso, l’offerta è rivolta a chi desidera organizzare riunioni e piccoli eventi (con un minimo di 10 partecipanti). I pacchetti speciali giornalieri, con tariffe che vanno da 35 a 60 euro per persona (Iva inclusa), comprendono l’utilizzo della sala riunioni equipaggiata con lavagne a fogli mobili e videoproiettori collegabili al Pc, acqua minerale, materiale da cancelleria, una colazione di lavoro con tre portate e due coffee break. «Questo tipo di offerta promozionale, unita all’efficienza dell’ufficio marketing centrale di Best Western, consente di facilitare la programmazione e la gestione degli eventi aziendali – afferma Lorenzo Ninni, responsabile vendite italiano della catena -. L’operatore dell’ufficio meeting, collegato a tutti gli alberghi del gruppo attraverso un sistema informatico, individua velocemente le location più adatte alle esigenze dei clienti e verifica disponibilità e tariffe entro 24 ore. Una volta effettuata la prenotazione, il responsabile meeting interno all’albergo affianca il cliente nella parte organizzativa».
Per inoltrare le richieste si può telefonare all’Ufficio Meeting di Best Western (tel. 02/83108502), oppure inviare una email all’indirizzo bwmeeting@bestwestern.it.
Il settore congressuale fa gola anche ad Accor, gruppo presente in 140 paesi con i marchi Sofitel (180 alberghi di fascia alta), Novotel, Mercure, Ibis (strutture di fascia media), Dorint (96 hotel da 3 a 5 stelle), Accor Thalassa (Spa resort) e Accor Vacances (resort dedicati alla clientela leisure). A luglio il gruppo francese ha presentato la guida Mice (Meetings, Incentives, Congress, Conventions, Exhibitions), rivolta alle aziende che si appoggiano a Pco, incentive house e network di agenzie di viaggi. Nella pubblicazione sono riportati i dati relativi a tutti gli alberghi del gruppo dotati di spazi congressuali, suddivisi per continente, paese e città.
Alle aziende Accor offre la consulenza di un équipe di esperti, in grado di supportare il cliente in tutte le fasi organizzative, sale riunioni confortevoli e un servizio prenotazioni dedicato al quale richiedere informazioni e preventivi nell’arco di 24 ore (tel. 02/2690449 – email: prenotazioni.meetings@acor-hotels.it).
E veniamo alla proposta Meeting Plus, messa a punto da Le Méridien Hotels & Resorts, catena internazionale di hotel di lusso con un portfolio di oltre 130 strutture (32mila camere) in 56 paesi del mondo. I pacchetti, validi fino alla fine di marzo, includono l’affitto gratuito della sala riunioni, una colazione a buffet, un pranzo di lavoro, due coffee break, la consulenza di un direttore meeting durante tutta la durata dell’evento, l’utilizzo delle attrezzature audio e video, blocchi, penne, acqua e caramelle, l’upgrade gratuito per l’organizzatore dell’evento e un bonus di 100 punti sul programma fedeltà della catena. Qualche esempio di prezzo? Una riunione presso il Le Méridien Gallia di Milano costa a partire da 199 euro, che scendono a 160 per il Le Méridien Lingotto di Torino e salgono a 225 per il Le Méridien Montparnasse di Parigi. Per ricevere un preventivo nell’arco di 24 ore ci si può rivolgere al centro Prenotazione Gruppi Le Méridien, numero verde 800/019195 (in Internet: Testo www.lemeridien.com/meetingplus).
Il gruppo Space Supranational Hotels, che vanta oltre 100 alberghi in 52 città italiane e rappresenta 1000 hotel in 60 paesi del mondo, ha presentato una guida di cento pagine dedicata agli organizzatori congressuali. Nella pubblicazione sono riportate le informazioni relative agli 80 alberghi italiani dotati di sale meeting. Le strutture sono classificate in tre categorie, a seconda della capacità di accoglienza (in Internet: www.spacehotels.it).
Per venire incontro alle esigenze di imprese e meeting planner, anche Srs-Worldhotels (che conta 450 hotel e resort in 65 nazioni), ha allestito in rete “Worldevents”, un sistema che permette di pianificare direttamente in rete eventi di varie dimensioni. Il sito, infatti, offre informazioni dettagliate sulle strutture, sugli spazi congressuali e sugli equipaggiamenti tecnici, verificando in tempo reale la disponibilità. Le richieste di preventivi possono essere formulate direttamente in Internet, inserendo le preferenze in merito alla destinazione prescelta, al numero di camere, alle dimensioni delle sale. La risposta verrà inviata in giornata. Infine, le aziende possono contare su un team di esperti in grado di fornire consulenza su tutti gli aspetti organizzativi di un evento (in Internet: www.srs-worldhotels.com).
Ricchissima, infine, l’offerta congressuale messa a punto da Hilton International, divisione operativa di Hilton Group che gestisce 394 hotel (in tutto il mondo, tranne che negli Usa) dei quali 253 a marchio Hilton, 47 Hilton Worldwide Resorts e 141 Scandic. La proposta Let’s Meet, “Un numero, cinque ragioni” propone speciali pacchetti per meeting a tariffe convenienti. Il punto di forza dell’iniziativa è la flessibilità: dopo aver sondato le esigenze di aziende e meeting planner, infatti, Hilton ha studiato una soluzione che consente di pianificare le attività al mattino presto, la sera tardi, soltanto per un’ora o durante il weekend, sfruttando le più convenienti tariffe aeree. A disposizione dei clienti vi è una gamma completa di servizi a seconda della tipologia di evento richiesto, dagli incontri one-to-one, ai brainstorming, alle videoconferenze. Diverse anche le offerte per le pause di lavoro dei delegati: il programma Master Classes Hilton, infatti, propone intrattenimenti legati al luogo dove si svolge l’evento, dai corsi per imparare a cucinare la pizza napoletana, alle sessioni sul vino, agli incontri sull’arte. Da segnalare, inoltre, che fino al 31 marzo chi prenota i pacchetti Let’s Meet per almeno 15 persone riceverà in omaggio uno sconto del 50% su una cena per due persone, da utilizzare nell’albergo dove si svolge il meeting. Ancora, avrà diritto a un caricabatteria di emergenza per il proprio cellulare. L’offerta Let’s Meet “Luoghi speciali per incontrarsi”, valida fino al 30 aprile, consente di avere a disposizione ambienti esclusivi e di grande impatto per i propri incontri: dal pergolato di limoni sul bordo piscina dell’Hilton Sorrento Palace, allo Spazio Sironi di Milano (Hilton Milan), all’Hilton Copenhagen Airport, un ambiente all’insegna del design. La promozione è valida per 75 hotel della catena in 30 paesi e prevede il pacchetto meeting per un minimo di 10 partecipanti, con il noleggio della sala, l’utilizzo delle attrezzature, un business lunch con soft drink e due coffee break. Hilton propone anche pacchetti speciali che includono i pernottamenti. Ecco alcuni esempi di tariffa: il pacchetto meeting senza soggiorno in camera presso il Rome Cavalieri Hilton costa 99 euro a persona, che scendono a 70 presso l’Hilton Milan e a 59 presso l’Hilton Sorrento Palace.
Chi infine volesse approfondire le offerte di Hilton in tema di ristorazione potrà consultare la brochure “Cibo per la mente”, che descrive le proposte culinarie degli hotel della catena in tutto il mondo. Per informazioni: ufficio vendite internazionali Hilton: tel. 02/69833000.
Dati aggiornati a novembre 2005
