«L’obiettivo – ha affermato Francesco Sottosanti, amministratore delegato di The Knowledge Team – è la semplificazione. Perché in materia di spese di viaggio, la complessità da gestire è tanta. Basta pensare a quanti sono gli attori del processo – sia all’interno dell’azienda (Contabilità, Risorse Umane, Ufficio Acquisti, Informatica) sia all’esterno (banche, carte di credito, assicurazioni, agenzie di viaggio, consolidatori, gds, fornitori di soluzioni tecnologiche ecc.) – e quanti i flussi intercorrenti. Ma la soluzione è oggi a portata di mano grazie al binomio automazione e carta di credito. Vediamo perché.
«Se analizziamo ad esempio il processo della nota spese gestito secondo le modalità tradizionali – ha spiegato Sottosanti – possiamo contare almeno 12 fasi a carico dei diversi attori della filiera: il fornitore che incassa e emette il relativo documento necessario ai fini contabili e fiscali; il dipendente che paga, controlla il documento, inserisce l’importo in nota spese e allega i giustificativi cartacei; l’azienda – o meglio la sua Amministrazione – che verifica la pezza giustificativa, controlla la nota spese e la registra; il Fisco che programma i controlli, verifica le spese e incrocia i dati. Un sistema che per di più richiede la conservazione dei documenti cartacei, magari in più copie, si basa su registrazioni manuali che comportano duplicazioni di attività e sono soggette a rischi di errore e, infine, necessita di controlli complessi.
«Basta invece adottare – ha continuato Sottosanti – un tool automatizzato per la gestione delle note spese (Epa – Expense process automation), fornendo nel contempo ai viaggiatori una carta di credito corporate, per ottenere un’immediata semplificazione del processo e rilevanti vantaggi per tutti gli attori coinvolti. Se poi l’Amministrazione Finanziaria decidesse di venirci incontro, sancendo la validità fiscale dell’estratto conto della carta di credito, il cerchio sarebbe completo. In questo caso il fornitore non avrebbe più l’obbligo di emettere il documento e la certificazione della spesa sarebbe effettuata da un ente terzo (circuiti della monetica); il dipendente, oltre ad avere in tasca uno strumento di pagamento rapido e semplicissimo da usare e poter compilare con maggior facilità la nota spese, non avrebbe più bisogno di allegare alcun tipo di giustificativo; mentre l’azienda dovrebbe gestire un unico documento mensile, i cui valori sono stati “catturati” dalla carta di credito e già controllati in automatico rispetto ai massimali di spesa previsti dalla travel policy. E persino il Fisco si troverebbe agevolato nel suo compito, grazie all’incrocio automatico dei dati e alla certificazione della spesa da “terzi”».
Sottosanti ha quindi evidenziato i vantaggi derivanti dal nuovo tipo di approccio anche per l’emittente della carta di credito e l’agenzia di viaggio e ha sottolineato come l’automazione – che può riguardare la gestione del bt e di altri servizi, delle auto aziendali e delle note spese – interessa direttamente i processi operativi, ma agisce indirettamente anche su quelli gestionali (governo della travel policy e dei contratti con i fornitori) e strategici (negoziazioni con i supplier e adeguamenti della policy).
«L’integrazione tra automazione e carta di credito – ha concluso Sottosanti – garantisce il massimo dei benefici alle aziende e ai loro dipendenti e rappresenta davvero la chiave del successo. In questo modo, infatti, si va a incidere sia sui costi occulti – legati ai processi interni di negoziazione, prenotazione, rendicontazione e controllo -, sia sui costi dell’agenzia, sia sui costi d’acquisto dei servizi di viaggio. Il risultato è un miglioramento tanto in termini di efficienza, grazie alla riduzione dei tempi impiegati, quanto in termini di efficacia (misurata dai risparmi conseguiti) e consente di spingere l’azienda verso livelli di eccellenza».
