Sull’importanza del benchmarking come strumento per migliorare le performance e i processi aziendali sono tutti d’accordo. Eppure la ritrosia a divulgare dati relativi ai volumi e all’organizzazione della propria azienda, sia pure per ambiti “no core” e in forma anonima, è ancora molto forte. Lo dimostra l’ultimo benchmarking organizzato da BTPlus e Mission e focalizzato sull’autonoleggio a lungo termine – i precedenti avevano riguardato l’hôtellerie e la biglietteria aerea (cfr. Mission, n.7 – Ottobre 2002 e n.4 – Maggio/Giugno 2003). Ebbene, su 32 aziende interpellate sono 17 quelle che hanno partecipato alla presentazione dell’iniziativa lo scorso 9 maggio all’Una Hotel Scandinavia di Milano e 13 quelle che hanno dichiarato la loro adesione. Ben diversificati i settori merceologici rappresentati: dall’informatica alla distribuzione, dalle telecomunicazioni al farmaceutico, dall’elettronica all’abbigliamento. Le aziende multinazionali, in particolare, si sono mostrate le più aperte al confronto – tendenza già rilevata in passato, ma in misura meno marcata – con quasi il 77% delle presenze.
Peccato però che solo 7 questionari, pari al 54%, siano stati compilati e restituiti. Eppure oggi il livello di interesse nei confronti delle problematiche del noleggio a lungo termine è estremamente alto. Innanzitutto perché si tratta di un’area complessa, dove il supporto offerto dai fornitori è limitato. Ma anche perché sono cambiate le valenze dell’auto aziendale: prima, semplicemente un mezzo di lavoro; oggi, status symbol e benefit per eccellenza, utilizzato come forma di retribuzione indiretta da tutte le direzioni del personale. E come tale contraddistinto da livelli di sensibilità e “privacy” molto simili a quelli che caratterizzano gli stipendi. Forse proprio per questo qualche azienda si è ritirata all’ultimo momento. O, più semplicemente, alcune realtà si sono spaventate per la mole di dati da reperire o hanno rinunciato per mancanza di informazioni o, ancora, hanno dovuto dare spazio ad altre priorità. Se comunque si è trattato di un’occasione perduta per chi ha dato forfait “sul filo di lana”, chi ha partecipato ha invece ottenuto molti spunti per riflettere sulle proprie performance.
Metodologia dell’indagine
La metodologia dell’indagine prevedeva, come di consueto, la raccolta di dati attraverso un questionario – consegnato ai partecipanti in forma cartacea e successivamente inviato anche via email così da consentirne la compilazione su pc – da restituire via posta in modo rigorosamente anonimo (busta bianca senza mittente e possibilmente con timbro postale diverso da quello della sede dell’azienda) al fine di tutelare la riservatezza delle società partecipanti. Il questionario era suddiviso in tre sezioni: la prima puntava a chiarire la composizione (numero vetture di proprietà/nlt, sistema di alimentazione, casa automobilistica ecc.) e i costi del parco auto aziendale. La seconda approfondiva la struttura organizzativa, evidenziando le risorse impegnate nella gestione del noleggio a breve termine, sia interne che esterne all’azienda, mentre la terza puntava l’attenzione sui modelli gestionali (car policy, rapporti contrattuali con il noleggiatore, livello di servizio, customer satisfaction, fatturazione e pagamenti, reportistica e accordi con le case produttrici).
Prima però di passare al dettaglio dei risultati, presentati alle aziende lo scorso 31 ottobre in un evento dedicato, vogliamo sottolineare che i dati completi dell’indagine sono a disposizione solo delle società che hanno preso parte all’iniziativa. Qui pertanto offriamo un estratto delle elaborazioni effettuate, depurate dei dati sensibili che hanno permesso un confronto, ad esempio, sui massimali previsti dalle car policy per le diverse figure professionali piuttosto che sui fornitori più utilizzati.
I risultati
E veniamo ai principali dati emersi. Qual è, innanzitutto, la struttura del parco auto delle aziende analizzate? Il numero delle vetture varia da un minimo di 97 a un massimo di 530, con una flotta media di 302 auto. La formula del noleggio a lungo termine è senza dubbio la più utilizzata (94,1%); e solo un’azienda vanta ancora un numero considerevole di vetture di proprietà. Per quanto riguarda il tipo di alimentazione, la grande maggioranza delle vetture sono diesel o turbodiesel (mediamente il 90,8%) e in alcune aziende si raggiunge addirittura il 100%, a testimonianza di un trend ormai irreversibile.
La spesa generale relativa al noleggio a lungo termine effettuata dalle sette aziende del nostro campione nel 2002 (dati gennaio/dicembre) varia da circa 177mila a più di 3,6 milioni di euro, con una media di oltre 2 milioni di euro, mentre il costo medio per vettura sostenuto nell’anno – che però, non dimentichiamo, risente pesantemente del mix di auto noleggiate dalla singola azienda – parte da circa 6000 euro per arrivare a quasi 10.500 (il valore medio è di oltre 7700 euro).
Tra le auto noleggiate la casa costruttrice più rappresentata è Bmw (17,1%), seguita da Opel e Renault a pari merito (11,6%) e da Ford a brevissima distanza (11,5%). Ma se invece andiamo a raggruppare le vetture per gruppo automobilistico, allora ad avere la meglio è “mamma” Fiat(20,2%) – grazie ai marchi Alfa Romeo, Fiat e Lancia – che lascia alle spalle Bmw e il gruppo Volkswagen.
Canoni mensili
E passiamo ad analizzare i canoni mensili di noleggio per i modelli di auto più diffusi, a parità di durata contrattuale (36 mesi, ad eccezione dell’azienda 2 dove alcuni contratti hanno una durata di 48 mesi) e di accessori (quasi tutte le aziende hanno inclusi nel canone abs, antifurto, climatizzatore, doppio airbag, fendinebbia, vernice metallizzata). Si va, per esempio nel caso della Audi A4 1.9 Tdi Avant, da 686,37 (Az. 5) a 839 euro (Az. 6), con una media di 746,32 euro. Valori quindi piuttosto distanti, il cui confronto non può però essere assoluto, ma mediato dalla considerazione del diverso potere contrattuale delle singole società. Ecco perché nella tabella, in testa alla colonna, abbiamo indicato tra parentesi il peso percentuale della spesa relativa al noleggio a lungo termine di ciascuna azienda rispetto al “best buy”, ossia la società con i volumi più elevati (nel caso specifico l’azienda 6). Per valutare però la reale convenienza di un contratto è fondamentale considerare anche il chilometraggio incluso (che abbiamo indicato tra parentesi a fianco dei canoni di noleggio). L’analisi del costo km a contratto, infatti, offre nuovi elementi di riflessione: l’azienda 5, ad esempio, – pur vantando dei canoni mensili tra i più contenuti – presenta in realtà le peggiori performance per quasi tutti i modelli evidenziati, mentre l’azienda 3 risulta best performance nelle tre tipologie di autovetture segnalate. Ma non è ancora tutto. Bisogna stimare la percorrenza effettiva di una vettura e considerare oltre al costo km a contratto anche il costo km in eccesso, ossia il costo che il noleggiatore applica per ogni chilometro aggiuntivo. A questo punto ciascuna azienda ha la possibilità di controllare il proprio posizionamento rispetto ai benchmark e di ponderarlo in funzione dei volumi per poi avviare – in caso di risultati non soddisfacenti – eventuali azioni correttive: dalla rinegoziazione di certe tariffe con i noleggiatori alla ricerca di eventuali soluzioni alternative. Quanto ai servizi inclusi nel contratto di noleggio, il nostro panel evidenzia l’assoluta omogeneità di certi voci che possiamo ormai definire “standard” (manutenzione ordinaria, manutenzione straordinaria, auto sostitutiva in Italia, soccorso stradale, call center), mentre vi sono differenze rilevanti su altri item, in particolare su massimali e franchigie delle polizze assicurative. Basti pensare che il massimale della Rc varia tra 2,6 milioni di euro e l’illimitato, quello della Pai (infortunio conducente) da 52mila a 258mila euro e che la franchigia per il furto/incendio passa da 0 al 10% del danno. Differenze non di poco conto che si riflettono poi sul canone. Ancora assai poco diffuse, infine, risultano le fuel card, utilizzate solo da due aziende.
La struttura organizzativa
Entriamo a questo punto nell’ambito della seconda area investigata, quella dell’organizzazione aziendale. Ebbene le persone – espresse in fte (full time equivalent) impiegate nella gestione del noleggio a lungo termine variano da 1 a 5 a seconda delle aziende. Si tratta per il 56,5% di risorse interne, provenienti perlopiù dalle aree Personale, Acquisti e Contabilità, e per il rimanente 43,5% di personale esterno appartenente alla compagnia di noleggio o alla società di fleet management. Inplant sono presenti nel 57% dei casi.
Diventa quindi agevole calcolare la produttività di ciascuna organizzazione, sia in termini di volumi che di vetture gestite per persona. I risultati evidenziano una variabilità estrema: il fatturato nlt per persona varia tra un minimo di circa 461mila euro (il valore dell’azienda 3 è ancora più basso ma con ogni probabilità la risorsa interna si occupa anche della gestione delle vetture di proprietà) a un massimo di 3,6 milioni di euro (Az. 6, best performer), con una media di circa 900mila euro. Anche per quanto riguarda la produttività in termini di vetture gestite per persona, i valori sono estremamente disomogenei e vanno da un minimo di 50 auto a un massimo di 378, con una media di 131 vetture. Non è un caso comunque che livelli più elevati di produttività vadano di pari passo con volumi consistenti e con un numero di vetture che consenta di raggiungere la “massa critica” e di conseguire delle economie di scala sulle diverse attività. È dall’incrocio di questi dati con i canoni di noleggio negoziati che ciascuna organizzazione può poi partire per mettere in luce eventuali gap di prestazione e definire eventuali progetti di Bpr (Business process reengineering).
Modelli gestionali
Una serie di spunti interessanti emergono infine dall’approfondimento dei modelli gestionali, la terza area d’indagine. Una car policy esiste, per esempio, nell’85% dei casi (quel 15% senza policy deve far riflettere) ed è emanata dalle funzioni più diverse: personale, auditing, facility management, amministrazione, acquisti. Il 29% delle aziende addebita agli utenti un importo/mese oltre alla tassazione del benefit e il 14% chiede al dipendente di pagare il carburante personale; il 57%, poi, consente al dipendente di richiedere upgrade a suo carico e una percentuale ancora più elevata (71%) accessori a pagamento. Sono poco più della metà (57%) le aziende che hanno indetto una gara per la scelta del noleggiatore, mentre la totalità del nostro panel ha stipulato un accordo quadro con i fornitori, che sono nel 57% dei casi più di uno. La medesima percentuale ha svolto indagini di customer satisfaction negli ultimi due anni, mentre sorprende che solo un’azienda abbia un Service Level Agreement con i noleggiatori. Tra l’altro, il 29% delle società non ha in contratto una procedura di verifica danni a fine nolo e un altro 14%, pur dichiarandone l’esistenza, la definisce non soddisfacente. Quanto al livello di servizio, il giudizio è complessivamente abbastanza buono (il valore medio è pari a 6,6, laddove 9 equivale a ottimo, 7 a buono, 5 a sufficiente e 3 a pessimo), ma il range di valori è piuttosto ampio: dal 5,3 dell’azienda 6 all’8,1 dell’azienda 5. La fattura in formato elettronico è ancora relativamente poco utilizzata (solo il 43% delle aziende la riceve), mentre i termini di pagamento medi sono di 50 gg.; spicca a questo proposito l’azienda 2, che segnala pagamenti a 90 gg.
Piuttosto scarsa la reportistica, ritenuta soddisfacente solo dal 43% delle aziende. Infine, come vengono gestite le multe? Nella larga maggioranza dei casi (71%) vengono rinotificate al dipendente perché provveda al pagamento; il rimanente 29% preferisce invece pagare direttamente e riaddebitarle, così da non rischiare sanzioni in capo all’azienda a causa di disattenzioni del dipendente.
