Secondo la giurisprudenza della Cassazione (non risultano altre definizioni normative in merito) la trasferta, nell’ambito del rapporto di lavoro subordinato, viene caratterizzata dai seguenti elementi:
- il lavoro del dipendente viene svolto in un luogo diverso da quello istituzionale,
- il mutamento di tale luogo risulta temporaneo o provvisorio,
- il trasferimento è disposto unilateralmente dal datore di lavoro nell’esercizio dei propri poteri direttivi e organizzativi.
Il concetto di trasferta presuppone, quindi, la determinazione di un luogo fisso dell’attività lavorativa per la quale assume rilevanza – agli effetti fiscali e previdenziali – la nozione di “territorio comunale” . Da notare che con la riforma del 1997 non è più determinante l’ampiezza né l’eventuale ripartizione in frazioni del territorio sicché devono considerarsi comunali tutte le trasferte che non prevedono il superamento dei confini del comune sede di lavoro per quanto esteso sia.
La nota spese
Affinché le spese di trasferte godano dell’integrale esenzione dell’imposta in capo al dipendente è necessario che siano sostenute da idonea documentazione. A tale riguardo è ormai assodato che non è più necessaria un’autorizzazione scritta (lettera di incarico) preventiva alla trasferta, essendo la stessa e le spese ad essa collegate giustificabili sulla base della normale documentazione conservata dal datore di lavoro. Si tratta in buona sostanza della nota spesecompilata dal dipendente con allegati i relativi documenti giustificativi (ricevute fiscali, scontrini, biglietti di viaggio).
Ai fini della menzionata irrilevanza fiscale in capo al dipendente e, nei limiti stabiliti dall’art. 62 comma 1ter del Tuir (1) in capo all’azienda, il rimborso deve riguardare unicamente le spese di viaggio, di vitto e alloggio.
Spostamenti casa-sede
In merito alle spese di viaggio è utile ricordare che i costi sostenuti per gli spostamenti casa-sede di lavoro e viceversa non vengono mai considerati “trasferta” e assumono pertanto natura retributiva; nell’ipotesi estrema di “trasferta” nell’ambito del comune dove si trova la sede di lavoro rimangono detassati unicamente i rimborsi spese di trasporto comprovati da documenti provenienti dal vettore (biglietti autobus, ricevute taxi ecc).
Può accadere che la trasferta abbia come località di partenza o di rientro un luogo diverso dalla sede istituzionale di lavoro. Si ipotizzi il caso di un dipendente che, al momento di andare in vacanza, sa già che alla ripresa dell’attività lavorativa deve recarsi in trasferta. Può chiedere l’autorizzazione al datore di lavoro che la trasferta inizi dal luogo dove si trova a soggiornare; in tal caso si possono configurare due ipotesi. Nel caso in cui il tragitto sia inferiore a quello normale di trasferimento si realizza un risparmio sul costo complessivo della trasferta e pertanto non sussiste alcun problema né per la deducibilità delle spese di viaggio in capo all’azienda né per l’intassabilità del rimborso a favore del dipendente.
L’ipotesi in cui il tragitto sia superiore produce, invece, effetti diversi a seconda che la partenza dal luogo diverso da quello istituzionale dipenda da una scelta del dipendente (ancorché autorizzata dal datore di lavoro) o da una precipua esigenza del datore di lavoro (è il caso in cui si chieda al dipendente di anticipare la fine delle ferie o interromperle per motivi di servizio). Nel caso sia stata assecondata una richiesta del dipendente, il maggior costo sostenuto per il trasferimento concorre a formare il reddito del dipendente (fringe benefit), mentre l’azienda deduce l’intero costo sostenuto. Qualora l’azienda decidesse di non addebitare al dipendente, in alcun modo, il maggior costo di trasferimento costituirebbe onere fiscalmente indeducibile in quanto privo del requisito di inerenza all’attività di impresa ex art. 75 comma 5 del Tuir. Nel caso sia operato per una concreta necessità aziendale, si ha, invece piena deducibilità del costo per l’azienda e intassabilità per il dipendente.
A nostro avviso, in entrambi i casi, la documentazione andrebbe opportunamente – sebbene non obbligatoriamente – completata con la lettera d’incarico rilasciata dal datore di lavoro, che contempli le modalità di svolgimento della trasferta e l’individuazione delle località di partenza e di destinazione.
(1)«Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore a lire 350.000; il predetto limite è elevato a lire 500.000 per le trasferte all’estero. Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel ».
