Prima di stipulare un contratto di noleggio a lungo termine, è fondamentale che l’azienda elabori un documento da sottoporre ai possibili fornitori che consenta di ottenere delle offerte comparabili nella struttura e nella tipologia di servizi forniti. Stiamo parlando della Rfq (Request for quotation), ovvero una richiesta d’offerta per un contratto di noleggio a lungo termine di auto aziendali, corredato dei relativi servizi. Quello che segue è un esempio di Rfq, utile per fissare i livelli minimi di servizio. Ovviamente, i termini dell’accordo presentato costituiscono soltanto degli esempi, anche se realistici: il lettore potrà adattare il documento al proprio contesto aziendale e alla propria policy auto.
Introduzione e scopo della Rfq
Con il presente documento l’Azienda scrivente intende raccogliere un’offerta formale per il noleggio a lungo termine di veicoli aziendali più servizi di manutenzione e servizi aggiuntivi, al fine di sottoscrivere con il Noleggiatore un accordo-quadro della durata di tre anni. Con la compilazione della presente, il Noleggiatore si impegna a fornire quanto liberamente offerto per tutta la durata del contratto-quadro, nonché per tutta la durata dei singoli contratti di noleggio degli autoveicoli in tal modo acquisiti.
Il presente documento e l’eventuale contratto successivamente sottoscritto dall’Azienda, secondo i termini descritti nella presente, non costituiscono per l’Azienda impegno verso il Noleggiatore a ordinare alcuna quantità minima di autoveicoli, né conferiscono al Noleggiatore alcun diritto di esclusiva, potendosi l’Azienda liberamente avvalere di noleggiatori e fornitori di servizi concorrenti.
Veicoli oggetto della Rfq
I veicoli oggetto della presente offerta saranno dati in dotazione dall’Azienda al proprio personale con diritto di assegnazione auto, secondo le proprie procedure interne (personale di vendita, personale tecnico, quadri, dirigenti).
L’Azienda ammette solo l’utilizzo di auto diesel.
I modelli per i quali si richiede l’offerta sono i seguenti, in tutte le versioni diesel disponibili (si richiede al Noleggiatore di specificare, per ogni modello, la relativa versione e l’allestimento, nonché i tempi di consegna): Alfa Romeo: 147, 156, 166 – Audi: A3, A4, A6 – BMW: 320, 330, 520 – Citroen: Xsara, Xsara Picasso, C5 – Fiat: Punto, Stilo – Ford: Focus, Mondeo, Galaxy – Lancia: Lybra, Phedra, Thesis – Mercedes: Classe A, Classe C, Classe E – Nissan: Primera – Opel: Vectra, Zafira – Peugeot: 307, 406 – Renault: Laguna, Mégane, Mégane Scenic, Espace – Rover: 45, 75 – Seat: Ibiza, Leon – Skoda: Octavia – Volvo: S40, V40, S60, V70 – Volkswagen: Golf, Passat. Polo (ndr: si tratta di un elenco solo esemplificativo e non esaustivo di alcuni tra i modelli attualmente più richiesti in ambito aziendale, con esclusione dei veicoli commerciali).
Accessori obbligatori e opzionali
Tutti i veicoli offerti dovranno essere equipaggiati, come minimo, con i seguenti accessori: doppio airbag, Abs, climatizzatore, estintore. Il costo di tali accessori dovrà essere, pertanto, incluso nel canone mensile di noleggio. Inoltre, il noleggiatore esporrà nella sua offerta, per ciascuna casa automobilistica e/o per ciascun modello, uno sconto di listino che verrà applicato di volta in volta alle richieste di quotazione di accessori opzionali, quali, ad esempio, autoradio, navigatore ecc.
Formulazione e contenuti dell’offerta
L’offerta dovrà essere formulata sulla base di un canone mensile di noleggio calcolato secondo questi paramenti:
– durata 36 e 48 mesi
– km inclusi nel canone: 75.000 (per il noleggio a 36 mesi), 100.000 (per il noleggio a 48 mesi)
– costo chilometrico per ogni chilometro eccedente (a carico dell’Azienda) o mancante (a credito dell’Azienda) al termine del contratto.
Il canone coprirà le seguenti prestazioni e servizi:
– noleggio del veicolo;
– tutta la manutenzione ordinaria e straordinaria, tramite officine qualificate;
– servizio di auto sostitutiva di pari categoria, in caso di fermo macchina superiore alle 24 ore
– soccorso stradale 24 ore su 24;
– assicurazione Rc con massimale illimitato;
– assicurazione per infortunio al conducente con massimale di €100.000 senza franchigia;
– assicurazione contro incendio e furto sia integrale che parziale, esclusi accessori, senza franchigia;
– assicurazione kasko completa, senza franchigia;
– 8 pneumatici di ricambio, inclusi pneumatici invernali;
– carte carburante magnetiche (fuel card) per il rifornimento delle vetture con le principali case petrolifere presenti sul territorio italiano;
– gestione amministrativa relativa a tutti questi servizi;
– servizio di call center per tutte le problematiche correlate.
Il canone sarà fisso per tutta la durata del contratto, fatta salva la possibilità per l’Azienda di richiedere una variazione del canone sulla base dei chilometri effettivamente percorsi, trascorsi almeno 12 mesi dall’inizio del noleggio e con frequenza massima di due volte all’anno per vettura.
Componenti e durata del canone
Il Noleggiatore dovrà esporre il canone in offerta, avendo cura di suddividere analiticamente lo stesso nelle seguenti voci: noleggio puro (costo finanziario), assicurazione, altri servizi.
Tutti i canoni offerti dovranno essere validi per 12 mesi. Due mesi prima della scadenza, il Noleggiatore si obbliga a presentare all’Azienda un’offerta di rinnovo, sulla base della quale l’Azienda si riserverà di procedere a una nuova Rfq.
Estinzione anticipata
Il Noleggiatore o l’Azienda avranno facoltà di estinguere anticipatamente il contratto in caso di danno la cui riparazione ecceda il 30% del valore della vettura. L’Azienda si riserva di restituire, nel corso di ogni anno solare, un numero di vetture pari al 2% del parco complessivo, senza alcun addebito di penali.
Preassegnazioni
Si richiede al Noleggiatore di presentare un listino prezzi, secondo le varie categorie, per il noleggio di veicoli in preassegnazione. La preassegnazione dovrà essere resa disponibile entro 8 ore lavorative dalla richiesta, nei punti di ritiro indicati dal Noleggiatore (includere la lista).
Tempi di consegna, di manutenzione e di riparazione
Il Noleggiatore s’impegna a tempi di risposta il più breve possibili e, in ogni caso, entro le 8 ore lavorative. Inoltre, il Noleggiatore s’impegna a fare tutto quanto in suo potere per fornire informazioni quanto più possibili accurate sui tempi di consegna, di manutenzione e di riparazione, adoperando altresì la propria influenza nei riguardi delle case costruttrici e dei propri subfornitori perché tali tempi siano quanto più brevi possibile.
Modalità di consegna
Si richiede al Noleggiatore di allegare all’offerta un elenco dei punti di ritiro dell’auto in tutta Italia. Si richiede, inoltre, di specificare se il Noleggiatore è disposto a effettuare un servizio di consegna presso la sede dell’Azienda o il domicilio dell’assegnatario.
Fatturazione
Il Noleggiatore invierà ogni mese fattura riepilogativa di tutti i canoni del mese anche in forma elettronica secondo il formato indicato dall’Azienda. In caso di errori di fatturazione, l’Azienda restituirà al Noleggiatore la fattura, applicando una penale pari all’1% di tutte le voci risultate errate, oltre a €100 per costi amministrativi.
Nell’esposizione dei canoni in fattura, il Noleggiatore dovrà indicare separatamente il valore del puro noleggio al fine di consentire all’Azienda di recuperare una parte di Iva secondo la legge.
Altri costi non compresi nei canoni (preassegnazioni, pneumatici supplementari, ricalcoli chilometrici ecc.) dovranno essere fatturati separatamente.
Inoltre, il Noleggiatore fatturerà direttamente all’assegnatario il valore degli accessori opzionali eventualmente richiesti, nonché della parte di canone a carico del dipendente in caso di upgrade (ovvero nel caso in cui il dipendente scelga una vettura di categoria superiore a quella a lui spettante, impegnandosi a pagare direttamente la differenza). In tal caso, il Noleggiatore manleva fin d’ora l’Azienda per ogni e qualsiasi responsabilità connessa con la puntualità dei pagamenti da parte dell’utilizzatore.
Pagamento
Il pagamento delle fatture sarà effettuato a 30 giorni, data fattura fine mese, con bonifico bancario.
Reportistica
Il Noleggiatore fornirà all’azienda i seguenti report informativi: sinistrosità del parco suddivisa per tipologia di sinistro e rapportata ai benchmark del settore (frequenza annuale); analisi e studio delle percorrenze chilometriche, corredata di proposte di eventuale revisione del canone sulla base dei chilometri effettivamente percorsi (frequenza semestrale); dati di rifornimento carburante (frequenza mensile). In allegato all’offerta, il Noleggiatore fornirà almeno un esempio per ciascuno di questi report.
Contravvenzioni
Il Noleggiatore che riceverà una contravvenzione relativa a un veicolo del parco dell’Azienda, restituirà la contravvenzione all’Ufficio emittente, richiedendo, nel contempo, la rinotifica della stessa all’Azienda, senza indicare il nome dell’assegnatario ai fini della tutela della privacy.
Acquisto dell’auto a fine noleggio
Il Noleggiatore, su richiesta dell’Azienda o dell’assegnatario, formulerà un’offerta per l’acquisto dell’auto a fine noleggio, durante gli ultimi tre mesi di durata del contratto di noleggio. L’Azienda e l’utilizzatore avranno la prelazione sull’acquisto della vettura al termine del noleggio stesso.
