Le società di fleet management possono occuparsi della gestione delle attività amministrative e strategiche che di solito vengono svolte all’interno dell’azienda. La relazione di Antioco Accame di Drive Service.
Qual è il ruolo delle società di fleet management? E in che modo queste ultime possono ritagliarsi uno spazio di primo piano nel processo di gestione delle flotte aziendali, differenziando i loro servizi da quelli offerti dai noleggiatori? A rispondere è Antioco Accame della società di fleet management Drive Service. «Quando si definisce il fleet mangement si tende a considerarlo come un’alternativa al noleggio a lungo termine o al full leasing – sostiene Accame -. In realtà si tratta di una visione limitata, che può essere sostituita da una definizione più ampia, secondo la quale il fleet management è l’insieme delle attività (sia di tipo amministrativo sia strategico) necessarie per una corretta gestione del parco auto.
«L’adozione del noleggio a lungo termine – prosegue Accame – non comporta la totale cessione in outsourcing delle attività di gestione della flotta. Alcune mansioni, soprattutto di tipo amministrativo, vengono ancora svolte in azienda sotto la direzione di un responsabile interno: ad esempio la gestione dei contratti e delle pre-assegnazioni, l’emissione di ordini, l’elaborazione di database con i modelli d’auto disponibili e le quotazioni di listino, la gestione delle contravvenzioni, il monitoraggio delle percorrenze, la contabilizzazione del benefit e l’addebito al dipendente per uso personale, il controllo degli addebiti ai fornitori e le imputazioni ai centri di costo, l’allestimento di un help desk per gli utilizzatori.
«A queste attività – continua Accame – se ne aggiungono altre di tipo prettamente strategico, che devono essere necessariamente svolte dal responsabile dell’azienda. Si tratta di procedure relative alla car policy, alle modalità di acquisto e alla selezione dei fornitori, all’elaborazione di analisi statistiche e di indagini periodiche per controllare la qualità dei servizi. Una grossa mole di lavoro.
Un outsourcing completo
«Le esperienze già maturate in ambito europeo, però, confermano che anche le attività che attualmente sono svolte in azienda possono essere terziarizzate – afferma Accame -. E questo tipo di servizi si sta diffondendo anche in Italia. Naturalmente, la richiesta da parte delle aziende dei servizi di fleet management è condizionata da una serie di fattori. Primo fra tutti la tipologia del parco auto. Se la flotta è costituita prevalentemente da veicoli commerciali, ad esempio, l’azienda non si trova a fronteggiare le problematiche connesse alle vetture a uso promiscuo. Vanno considerati, inoltre, l’ampiezza della flotta (il problema di affidare le attività amministrative e strategiche all’esterno si pone sopra le 100 auto), il tasso di sviluppo dell’azienda, le difficoltà riscontrate nello sviluppo di una struttura interna adeguata e il tipo di cultura aziendale nei confronti dell’outsourcing.
Quali i servizi?
Ma cosa si aspetta l’azienda dalla società di fleet management? In primo luogo una consulenza sulla car policy e sulle modalità di acquisto delle vetture. Poi una gestione professionale e competente. In terzo luogo un’ottimizzazione delle procedure amministrative e operative. È fondamentale, inoltre, che la società di fleet management metta a disposizione una reportisticaadeguata al fine di operare un attento controllo dei costi e che garantisca un risparmio all’azienda». Ma il fornitore di questo tipo di servizi incontra alcune difficoltà, causate soprattutto dall’estrema differenziazione delle realtà aziendali, ben poco “standardizzabili”, e dalla presenza di utilizzatori molto esigenti, che richiedono servizi personalizzati.
«Queste problematiche rendono indispensabile – conclude Accame – un inplant nella sede del cliente e un’assistenza telefonica dedicata per rispondere alle esigenze dell’utilizzatore».
Domande in sala
Interviene Francesco Sottosanti, direttore generale della società di consulenza The Knowledge Team: «Dalla sua relazione emerge il quadro di una gestione delle flotte più matura all’estero rispetto all’Italia. Quale evoluzione si può prevedere in futuro sul fronte della gestione strategica?». «Le aziende italiane non hanno ancora compreso che anche la gestione degli aspetti strategici connessi al parco auto può essere delegata esternamente – risponde Accame -. I segnali di richiesta di consulenze di questo tipo sono ancora molto tiepidi, quindi c’è ancora molta strada da fare per essere considerati non soltanto fornitori, ma veri e propri consulenti».
Chiede la parola Domenico Ferrari, direttore contabilità di Sun Microsystem: «Esistono analisi che quantificano i benefici che derivano dalla terziarizzazione delle attività strategiche?».
«È difficile – afferma Accame – avere un’idea precisa dei costi, perché manca ancora un’esperienza sufficientemente ampia da permettere la standardizzazione di procedure. Comunque, tutto sta a cominciare». «Vorrei aggiungere due parole riguardo al passaggio da una risorsa interna a una esterna – interviene Mauro Serena -. A mio avviso, al di là delle considerazioni di costo, quando si raggiunge una massa critica di attività ci si deve porre la domanda se abbia senso formare e far crescere una risorsa interna o se non sia meglio, invece, avvalersi di una struttura esterna costituita da esperti. Negli ultimi anni il mercato è in continuo fermento e gli utilizzatori sono sempre più esigenti, in certi casi addirittura un po’ “viziati”. In una situazione come questa un interlocutore preparato, che fa del rapporto con il cliente il proprio pane quotidiano, è un vantaggio da non sottovalutare».
A conclusione del dibattito, Fabio Mioli, direttore acquisti della Schering Plough, pone un quesito di carattere più generale: «In base alla vostra esperienza, nelle aziende esiste la funzione del fleet manager?». «C’è sempre – sottolinea Accame – una figura aziendale che si occupa delle flotte auto. Nelle grandi imprese è una persona dedicata, mentre nelle imprese di minori dimensioni è il direttore acquisti». Su questo tema, Gianluca Soma di Hertz Lease si autodenuncia e denuncia al tempo stesso: «Se noi noleggiatori facessimo bene il nostro lavoro il fleet manager non esisterebbe. Insomma, oggi il fleet manager ha ancora molte mansioni da svolgere perché noi non solleviamo realmente l’azienda dal compito di gestire la flotta».
