A causa della crisi economica, negli anni passati i travel manager hanno assistito alla drastica riduzione dei budget destinati alle trasferte e, di conseguenza, hanno dovuto trovare soluzioni per risparmiare. Ora poi che i viaggi d’affari sono in ripresa e i fornitori stanno aumentando le tariffe, i budget devono essere allocati con maggiore attenzione: conoscere i volumi di spesa generati con ciascun fornitore diventa essenziale per far valere il potere d’acquisto della propria azienda, negoziando con efficacia e raggiungendo gli obiettivi di saving prefissati. Un ruolo fondamentale in questa pianificazione è assunto dai sistemi di reportistica forniti dalle società che emettono carte di credito, lo strumento di pagamento maggiormente utilizzato nei viaggi d’affari. Fondamentale perché queste soluzioni generano un flusso di dati centralizzato di alta qualità, utile per l’analisi dettagliata delle spese, il miglioramento dei processi, lo sviluppo di travel policy aziendali, la negoziazione con i principali fornitori di servizi e la semplificazione dei processi amministrativi di back office. Il tutto, mantenendo una posizione di sostanziale “neutralità” rispetto all’agenzia viaggi utilizzata dai clienti.
Visibilità delle spese
Le aziende hanno necessità di conoscere in dettaglio i propri volumi di spesa, soprattutto quelli generati con le compagnie aeree e con le strutture alberghiere. Lo scopo è riuscire a negoziare condizioni migliori realizzando importanti risparmi per l’azienda, e di implementare e verificare il rispetto delle policy di viaggio aziendali. Come dimostra una ricerca condotta da American Express. «Abbiamo contattato i nostri più grandi clienti chiedendo loro come gestiscono i momenti di crisi – spiega Piotr Pogorzelski, vice president & general manager global commercial card Italia di American Express -. Più del 60% di essi ha dichiarato di aver pianificato la diminuzione dei costi dei viaggi d’affari, mentre il 33% ha sottolineato l’esigenza di proseguire nella riduzione dei costi anche nel futuro. Così focalizzate sull’ottimizzazione dei costi, queste aziende cercano partner che forniscano prodotti e idee su come limitare i costi». Information@Work è il pacchetto intuitivo di rapporti informativi fornito da American Express che garantisce una gestione efficiente del programma di Carta Corporate, il monitoraggio della conformità e l’analisi dei trend di spesa dei titolari di carta, disponibile in formato Pdf o Excel. «La consulenza – dice Piotr Pogorzelski – è il punto chiave della nostra filosofia. È proprio quello che i nostri clienti ci chiedono: una consulenza come esperti nell’area dei viaggi d’affari. Non vogliono solo un prodotto di pagamento, ma un sistema di analisi e gestione delle spese».
Soluzioni innovative
Visa Europe, invece, dallo scorso agosto ha introdotto sul mercato europeo Visa IntelliLink Spend Management, uno strumento di gestione globale delle informazioni progettato esclusivamente per i programmi Visa Commercial Card. Questo sistema di gestione dei dati offre ampie capacità di gestione delle spese e della reportistica per aziende di tutte le dimensioni in un’unica piattaforma che può essere espansa o ridotta in scala a seconda delle esigenze. «Visa IntelliLink Spend Management – spiega Davide Steffanini, direttore generale di Visa Europe – è stato progettato per essere estremamente flessibile e adattabile ed è caratterizzato da un’elevata capacità di gestione delle spese, inclusi i parametri di conformità, la catalogazione delle ricevute, le transazioni di dati multilivello. Si interfaccia con i sistemi aziendali già in uso e consente l’integrazione dei dati delle spese effettuate con altri strumenti di pagamento».
«Il cuore della nostra offerta – dice Diane Laschet, amministratore delegato di AirPlus in Italia – è l’AirPlus Company Account, una soluzione centralizzata per il pagamento e la rendicontazione dei servizi di viaggio che si basa sull’utilizzo di carte di credito lodge domiciliate presso l’agenzia di viaggio di fiducia. L’AirPlus Information Manager è invece lo strumento di analisi che mettiamo a disposizione dei clienti e che consente un’analisi strutturata dei dati, ideale per negoziare con efficacia tariffe più vantaggiose. Questo sistema genera grafici e tabelle che forniscono all’azienda un quadro generale immediato delle spese di viaggio per tipologia, permettendo di analizzare i volumi per singolo Paese, per singolo vettore o, per esempio, per catena alberghiera, sviluppando le analisi al livello di dettaglio desiderato».
Da Edenred, azienda specializzata nell’emissione di buoni servizio dal 1962, arriva poi ExpendiaSmart, una card prepagata utilizzabile su circuito MasterCard che può essere personale e nominativa per i viaggiatori regolari, oppure anonima per trasferte di breve durata o viaggiatori occasionali. Il servizio include l’accesso a un Portale Clienti che permette l’attribuzione di budget di costo, l’ordine delle carte, la gestione dei beneficiari, l’erogazione, anche in emergenza, delle ricariche, il monitoraggio dello spending e la rendicontazione in nota spese. Il Portale Beneficiari, inoltre, permette il monitoraggio dello spending, l’informatizzazione della nota spese, la tracciabilità dei processi di rimborso e la gestione dello storico. «Le aziende – spiega Andrea Keller, direttore Smart Solutions di Edenred – ci richiedono soprattutto una totale trasparenza delle spese sostenute durante le trasferte professionali. Il dettaglio delle singole spese è in generale utile per verificare la corretta applicazione delle travel policy. Analisi più consolidate, per periodo, per centro di costo ecc., permettono invece di ottimizzare le spese tramite specifici accordi commerciali con eventuali fornitori, generando così un risparmio diretto sui costi sostenuti dall’azienda».
Difesa dell’ambiente
Oltre all’analisi dei costi tradizionali, un’attenta visione ecologica dei propri viaggi d’affari può diventare uno strumento promozionale e fiore all’occhiello di un’azienda. Tanto che American Express ha ideato Carbon Savings Account Manager (Carbon SAM), un sistema di reportistica semplice e immediato in grado di misurare, monitorare e ridurre le emissioni di CO2 legate ai viaggi aerei dei dipendenti. «Carbon SAM – dice Pogorzelski – è un vero passo avanti per le aziende che desiderano migliorare la propria ecosostenibilità. Abbiamo lavorato 18 mesi per sviluppare il sistema più adeguato, realmente in grado di fornire alle aziende informazioni chiare sulle emissioni dei propri viaggi d’affari. Oltre alle informazioni retroattive, lo strumento è in grado di fornire importanti indicazioni su percorsi alternativi, per aiutare i nostri clienti a prendere decisioni migliori nel futuro».
Lo scorso anno anche Airplus, in collaborazione con la società Eco-Way (che opera nel settore del climate change), ha lanciato Carbon Offsetting, una soluzione che permette alle aziende di conoscere e compensare attraverso progetti localizzati in Italia le emissioni di CO2 associate ai viaggi dei dipendenti. La quota di CO2 emessa per ciascuna trasferta d’affari compare nell’estratto conto mensile normalmente inviato da AirPlus ai propri clienti e viene espresso in tonnellate per biglietto aereo insieme all’importo di compensazione calcolato da Eco-Way.
Le statistiche relative al “Carbon Offsetting” sono anche immediatamente consultabili sul portale AirPlus Information Manager, dove tutti gli indicatori principali sono a portata di click. La piattaforma offre un’ampia scelta di tabelle e diagrammi riepilogativi, statistiche geografiche e report dettagliati per biglietto e l’analisi delle emissioni totali di anidride carbonica in base alle destinazioni, alle tratte o ai biglietti.
Istruzioni per l’uso
Un mercato arretrato?
Davide Steffanini, direttore generale di Visa Europe, sottolinea l’arretratezza che purtroppo contraddistingue ancora l’Italia e buona parte dell’Europa per quanto riguarda la diffusione delle carte di credito corporate: «Numerosi studi dimostrano come nel corso degli anni le aziende abbiano evidenziato una costante richiesta di questi strumenti. Tanta domanda, ma scarsità di offerta. In Italia, poi, dove c’è una grande frammentazione del tessuto imprenditoriale, le piccole aziende fanno ancora troppa fatica a ottenere dalle banche carte di credito con funzionalità moderne. Il nostro compito è mettere a disposizione questi strumenti e sensibilizzare il più possibile le banche, ma anche mondo delle aziende, sui vantaggi che essi offrono».
Per aiutare i travel manager ad analizzare i dati in maniera efficace, in AirPlus puntano sulla formazione. «Oggi i travel manager devono essere in grado non solo di accedere ai dati e analizzarli, ma anche di farlo in maniera rapida ed efficiente – dice Diane Laschet -. Per questo organizziamo periodicamente presso i nostri uffici di Bologna sessioni di formazione specifiche per i travel manager. Recentemente, inoltre, abbiamo lanciato “Il potere di negoziare”, una nuova iniziativa che mira a supportare i clienti nei processi di negoziazione, con demo live e materiale informativo specifico».
«L’attenzione dei manager italiani – sottolinea Andrea Keller – non è orientata alla quantità di informazioni disponibile bensì alla loro qualità e pertinenza. In un mondo sempre più caratterizzato dalle nuove tecnologie dell’informazione, emerge la necessità di dimostrare una correlazione diretta tra l’informazione e la potenziale economia che questa è in grado di generare per l’azienda. E questa è una delle principali caratteristiche del servizio ExpendiaSmart, e l’obiettivo del nostro approccio di vendita, sempre più consulenziale. La forte integrazione con una carta di pagamento permette di disporre di dati di qualità in tempo reale. La qualità del dato di origine contribuisce fortemente a garantire un accesso semplice e intuitivo alla visione di sintesi delle spese, semplificando il lavoro di tutti gli attori nell’azienda che contribuiscono all’ottimizzazione dei processi aziendali».
Testo di Michele De Gennaro, Mission n. 6, ottobre 2011
