Per una gestione ottimale della flotta auto è importante disporre di strumenti informatici che consentano un monitoraggio costante e di vedere in tempo reale i principali parametri della flotta. Con il supporto di tali strumenti, infatti, diviene semplice tenere sotto controllo la propria flotta, ottenendo dati aggiornati in tempo reale. Per capire come si sta evolvendo il mercato abbiamo fatto un’indagine sui tool offerti dalle principali società di noleggio ai loro clienti.
Ald Automotive
Si chiama Focus OnLine il software di gestione della flotta che Ald Automotive propone ai suoi clienti. Questo versatile strumento è compreso gratuitamente all’interno dei servizi offerti dall’azienda, per una consultazione semplice e veloce. Accedendo al sito www.aldautomotive.it, il fleet manager, previa autenticazione con username e password, può consultare e scaricare una serie di dati relativi ai veicoli ordinati o già circolanti (fra cui dati contrattuali, scadenze, percorrenze previste, manutenzioni, multe, rifornimenti di carburante, sinistri, emissioni di CO2, consumi, consumo pneumatici). Alcune sezioni dedicate, relative ai documenti online, alla banca ordini, ai rifornimenti, alle multe, al car configurator, all’estratto conto, consentono di monitorare costantemente la situazione amministrativa, verificando in tempo reale le fatture scadute o prossime alla scadenza e segnalando eventuali anomalie. Il software è stato da poco implementato con due novità. La prima si riferisce alla sezione dedicata alla Flotta, e nello specifico agli interventi di manutenzione; la seconda è rappresentata dalla sezione Contatta il servizio Clienti. Grazie a una “compilazione guidata” delle richieste, è possibile snellire e velocizzare i tempi di risposta che, se per i fleetmanager corrispondono prevalentemente a informazioni di tipo amministrativo e operativo, per gli utilizzatori sono legate agli interventi di manutenzione del proprio veicolo e alle multe.
Alphabet
Alphabet propone E Reporting, un sofisticato strumento di reportistica studiato per tenere sempre tutto sotto controllo. Con un semplice clic si visualizza una gamma completa di report, come ad esempio: dettagli relativi ai contratti attivi, con il relativo profilo; la proiezione del chilometraggio (per ogni contratto viene evidenziato lo stato attuale, rapportato a quello contrattuale, con proiezione finale); il report dei veicoli consegnati e in ordine; tutte le informazioni relative alle fatture. Altri strumenti digitali creati dall’azienda includono Ias, che permette di predisporre i preventivi su tutti i modelli; MMS: Multimedia Mailing Service, per consultare e stampare online tutte le fatture, note di credito, lettere di sollecito; Gestione Multe, che consente al fleet manager di verificare, digitando targa e contratto, se esistono contravvenzioni oppure mancati pagamenti pedaggio sul veicolo selezionato. In attesa che il verbale venga rinotificato al cliente, Alphabet inoltra, su richiesta, un’anteprima della contravvenzione in formato pdf.
Arval
Arval ha realizzato l’applicativo web Visio Arval Interactive. Accessibile dal sito www.arval.it nella sezione Area Clienti, tramite login e password, permette di consultare in ogni momento le informazioni relative all’intera flotta, a un veicolo in particolare o a un ordine in corso. Offre inoltre la possibilità di tenere costantemente sotto controllo il proprio parco attraverso segnali di alert predefiniti, personalizzabili a seconda dei dati che si desiderano ricevere. Il fleet manager ha la possibilità di creare, consultare e inviare via mail report personalizzati in formato excel o html: stati di parco, fatturazione, carburante, eventi, sinistri, assistenza e manutenzione. Completano il quadro delle funzionalità la ricerca e l’ordinamento dei dati secondo diversi criteri di selezione (come ad esempio marca del veicolo, tipologia, modello, centro di costo, targa, utilizzatore, numero contratto) e l’accesso diretto al dettaglio del veicolo o agli eventi su di esso eseguiti, tramite la targa, il numero di contratto o il nome dell’utilizzatore. A questa gestione “tattica” l’azienda affiancherà a breve un nuovo strumento web, Arval Analytics, per consentire al fleet manager un’interazione più strategica del parco, anche in un’ottica di total cost of ownership. Un altro strumento web di Arval è rappresentato dal sito www.drivearval.it (di cui sarà disponibile a breve una nuova release) che permette ai singoli utilizzatori di gestire in modo veloce e user friendly la loro mobilità, come ad esempio la prenotazione di interventi di manutenzione on-line, la segnalazione sinistri, l’attivazione dei servizi previsti contrattualmente. Attraverso il sito, il driver può inoltre accedere a una serie di contenuti utili: dalle previsioni meteo sempre aggiornate a livello regionale e nazionale, a quelle relative al traffico, dalle mappe interattive di ricerca degli impianti di rifornimento di benzina e gasolio convenzionati a un’agenda interattiva.
Car Server
Car Server dedica al fleet manager un’intera area del suo sito www.carserver.it, con l’obiettivo di supportarlo in modo completo nella gestione del parco auto. Attraverso queste pagine, è possibile tenere sotto controllo in tempo reale la situazione del veicolo e la manutenzione, visualizzando i dati relativi alla flotta con il numero contratti e gli eventuali ordini, il tipo di carburante. È stato inoltre realizzato un potente motore di ricerca che consente di trovare in modo semplice e veloce i dati di interesse relativi a ciascun veicolo. Con la schermata di avanzamento ordini è infine possibile visualizzare graficamente passo dopo passo le diverse fasi, dalla sottoscrizione del contratto alla consegna.
GE Capital Solutions
Online Key è il portafoglio completo di soluzioni ebusiness di GE Capital Solutions, nato per aiutare il fleet manager a ottimizzare ogni aspetto della gestione del parco auto. Non è richiesta alcuna installazione, basta semplicemente connettersi online ai servizi GE. È composto da tre moduli separati. Il primo è iManage, grazie al quale è possibile osservare rapidamente gli indicatori chiave della performance della flotta, passando con soli 3 clic di mouse dalla visualizzazione dei costi totali del parco auto all’analisi in dettaglio delle singole vetture. Il servizio può integrare le informazioni provenienti da 11 differenti Paesi in 8 lingue, permettendo ad un cliente con più sedi in Europa di avere con facilità la visione completa dei dati che altrimentirichiederebbero diverso tempo per il consolidamento. Il programma fornisce proiezioni immediate su chilometraggio e durata, consentendo di identificare la frequenza di utilizzo dei veicoli in modo da decidere immediatamente se rinnovare o meno i contratti. Questo strumento dà la possibilità di ottenere anche la cronologia dettagliata degli interventi di manutenzione, effettuati sulle auto, e importare tutti i dati in formato excel. Il secondo strumento è rappresentato da iQuote, un’applicazione internet con cui i clienti che ne fanno richiesta possono elaborare, in maniera semplice e rapida, quotazioni e ordini online e gestire la propria car policy. Si tratta di un programma complesso che contiene dati aggiornati su oltre 3.000 modelli e un sistema di car configurator che permette all’utente di scegliere il veicolo, gli accessori e i servizi desiderati e di ottenere il canone di noleggio in 5 clic. iReport, infine, è un’applicazione web che dà accesso immediato a tutte le informazioni sulla propria flotta, tramite elaborazione di report automatici ad hoc. È così possibile scaricare dal web o ricevere automaticamente al proprio indirizzo e-mail le proiezioni di percorrenza chilometrica, i consumi di carburante, lo scadenziario degli ordini e dei rinnovi, la storia degli interventi di manutenzione e delle multe per ogni un singolo veicolo o per l’intera flotta. L’azienda propone inoltre il sito www.cliccalassistenza.it per accedere all’elenco aggiornato di tutta la rete di assistenza GE, con l’indicazione di località, orari e servizi forniti: infine, www.cliccalaconsegna.it è un servizio che fornisce le previsioni orientative di consegna dei veicoli in ordine direttamente sia ai fleet manager che ai driver.
Leaseplan
LeasePlan Online (www.leaseplan.it) è il portale che garantisce l’accesso unico, rapido e semplice, a tutti i tool e-business di LeasePlan, utilizzando una sola username e password. Una proposta tutta ecologica è EcoCalculator, un tool informatico certificato da TÜV Rheinald, attraverso il quale il cliente misura il quantitativo medio di emissioni di CO2 della propria flotta confrontandolo con la media italiana. Il tool permette al fleet manager di fissare gli obiettivi di riduzione delle emissioni del proprio parco, al fine di raggiungere la soglia di 130 g CO2/km entro il 2012 fissata dall’Unione Europea. Il livello medio di emissioni di anidride carbonica della flotta aziendale o di un singolo conducente è visualizzato in modo intuitivo attraverso l’Energy Label, che gradua le emissioni in 7 livelli da A (auto a basso impatto ambientale) a G (auto molto inquinanti). È possibile inoltre monitorare costantemente i progressi utilizzando Fleet Reporting, lo strumento di reportistica di flotta sviluppato dal Gruppo LeasePlan allo scopo di condividere con il cliente dati reali e aggiornati quotidianamente. In questo modo il responsabile del parco auto ha l’accesso completo e la disponibilità immediata dei dati chiave per il monitoraggio e il controllo della flotta. FleetReporting è disponibile in 26 nazioni e armonizza l’immagine globale del Gruppo con l’esperienza dei paesi nel mercato locale. Sempre in tema ecologico, l’azienda presenta GreenCheck, il tool online attraverso il quale confrontare le emissioni di CO2 e il consumo di carburante di tutte le vetture presenti nel database modelli di LeasePlan, rispetto alla media nazionale di emissioni CO2 del parco auto commercializzato in Italia. Questo strumento nasce con l’obiettivo di arricchire l’offerta GreenPlan per tutti i clienti e gli utenti del sito, e di facilitarli nella proposizione di modelli ecocompatibili.
In fatto di gestione evoluta, LeasePlan ha creato Networklocator, attraverso il quale gli utilizzatori dell’azienda cliente possono ricercare il centro assistenza convenzionato: quello più vicino alle proprie esigenze, autorizzato dalla casa costruttrice di cui si possiede l’auto aziendale; in grado di offrire la prestazione di cui si ha bisogno (manutenzione, carrozzeria, ecc). Il mondo digitale di LeasePlan include anche FleetInvoicing, un sistema di fatturazione innovativo che permette di “dematerializzare” l’intero ciclo di vita di una fattura, dalla sua emissione alla sua conservazione digitale. Consente di scaricare e archiviare i propri documenti in formato pdf e di archiviarli, se lo si desidera, in formato P7M. Oltre a velocizzare la trasmissione e la gestione delle fatture, riducendo i costi di archiviazione, è uno strumento ancora una volta amico dell’ambiente.
Leasys
Leasys ha sviluppato un innovativo sistema informativo su piattaforma web, progettato per offrire ai propri utenti uno strumento tecnologicamente evoluto ma di facile utilizzo: Fleet Supervisor. Grazie a questo tool è possibile coordinare l’intero processo di business, dal rapporto commerciale all’erogazione dei servizi tecnici e amministrativi. Con un semplice click, senza l’installazione di software aggiuntivi, i clienti possono accedere via internet a un’ampia gamma di informazioni sulla propria flotta e sui servizi ricevuti. L’utente, accedendo a un’area personalizzata presente sul sito Leasys (www.leasys.com), con l’inserimento di login e password, ha la possibilità di consultare una serie di informazioni relative a: parco auto (come anagrafica veicoli, stato ordini), gestione operativa (come manutenzione, carta carburante, vetture sostitutive), gestione amministrativa (come sinistri, gestione multe, fatture).
