Fleet management e fleet administration. Se ne parla da tanti anni, da quando il passaggio dall’auto di proprietà al noleggio a lungo termine (Nlt) ha fatto emergere il problema della gestione integrata dei parchi aziendali “misti” con veicoli di proprietà, in leasing e a noleggio. Il modello di gestione in outsourcing ha mostrato chiaramente la sua validità nel presidiare spazi di offerta di servizio alle aziende non coperti dal Nlt, tanto che alcuni noleggiatori si sono organizzati per fornire parte di queste attività, anche in ottica “difensiva”, visto che le società di fleet management possono influenzare il rapporto tra Nlt e cliente. Inoltre, società specializzate nella gestione di alcuni processi amministrativi e operativi hanno avuto successo mettendosi al servizio sia delle aziende, sia dei noleggiatori e sia delle stesse società di fleet management, come outsourcer di secondo livello (ne è un esempio la gestione delle multe).
Ma cosa si intende precisamente per fleet management? Il termine si riferisce a tutte le attività di natura operativa e amministrativa legate alla gestione della flotta, a eccezione del finanziamento dell’auto (ovvero del noleggio del veicolo). All’interno del fleet management, il più specializzato servizio di fleet administration gestisce tutte le attività amministrative, che tradizionalmente erano svolte da un ufficio interno all’azienda cliente: la car policy, gli ordini, l’interfaccia con il fornito re, il controllo delle fatture e dei costi e la predisposizione dei dati contabili.
Grazie alla loro specializzazione, le società di fleet management sono in grado non solo di soddisfare le esigenze delle aziende (spesso con il modello dell’inplant), ma anche di proporre i loro servizi a noleggiatori, manufacturer, distributori e grandi concessionari. Inoltre, rappresentano un elemento di flessibilità del sistema, che può aiutare le aziende a reagire tempestivamente alle necessità e opportunità espresse dal mercato. Ad esempio, nell’attuale situazione congiunturale, possono offrire servizi manutentivi e amministrativi ad aziende che decidano di optare per il leasing o l’acquisto diretto, come conseguenza del notevole aumento dei canoni di Nlt legato al crollo dei valori residui.
Nonostante questi indubbi vantaggi, la soluzione del fleet management fatica però a prendere piede nelle aziende italiane, dove è ancora scarsa la conoscenza delle possibilità offerte da questi servizi. I player “puri” di fleet management e fleet administration continuano a essere pochi, ma testimoniano una crescita solida e costante, basata su modelli di business, value proposition e proposte di servizio differenti, articolate in funzione delle esigenze dei clienti.
Per supportare le aziende nella scelta di soluzioni innovative di gestione del parco auto e delineare un quadro di sviluppo di questi servizi, ecco una panoramica delle proposte dei principali player del mercato.
Una panoramica del mercato
Venti anni di esperienza nel settore, il gruppo Drive Rent è cresciuto grazie anche a una politica organica di acquisizioni mirate che gli ha consentito di aumentare i prodotti gestiti, il portafoglio clienti e la copertura territoriale. Innovazione, efficienza, flessibilità e personalizzazione sono gli obiettivi che guidano il gruppo, che ha integrato al suo interno Drive Service (storica società di gestione di flotte aziendali), la spagnola Easy Driver e Help Company. Con un fatturato di 75 milioni di euro (dati 2008) e trecento dipendenti, Drive Rent gestisce oggi 500mila veicoli (inclusi commerciali, bus e moto) grazie a una rete di 11mila punti di assistenza convenzionati in Italia. Il core business è rappresentato dal fleet management operativo o “full service” (servizi di manutenzione, assistenza stradale, riparazione e auto sostitutiva) offerto attraverso la controllata Drive Service. Secondo quanto dichiarato dall’azienda, i risparmi realizzati dai clienti che hanno introdotto questi servizi sono nell’ordine del 10% e raggiungono anche il 40% con la gestione delle auto sostitutive.
Inoltre, attraverso Help Company, il gruppo è in grado d’integrare l’offerta di servizi di mobilità sul territorio con la gestione delle foresterie (servizio di “housing”). Insomma, applicando all’housing l’esperienza maturata nel settore del noleggio e dell’assistenza agli autoveicoli, Help Company ha predisposto un vero “full service”, integrato con un applicativo online che porta a risparmi anche del 50% rispetto all’hotel e del 30% sui residence.
“Local management, global view” è il motto del network europeo Eurofleeting, attraverso il quale il partner fondatore TKT si proietta in una dimensione europea sempre più necessaria per gestire le flotte di grandi clienti multinazionali. Partecipata dal gruppo SiHolding (CartaSi), TKT è rapidamente cresciuta raggiungendo oggi una flotta gestita di oltre 10mila veicoli, con sette sedi in Italia e ventinove dipendenti.
Outsourcer in grado di gestire tutti i processi di flotta, TKT offre alle aziende un servizio di consulenza per la riduzione dei costi, basato su un modello di business che propone una fee iniziale ridotta e una success fee al raggiungimento del risultato; inoltre assiste l’azienda nella definizione o modifica dell’organizzazione della flotta anche attraverso la revisione dei processi di procurement e la riduzione delle emissioni di CO2. Alle
aziende clienti mette a disposizione soluzioni web based come Redro, un car configurator e un tool per gli ordini in grado di gestire più fornitori di Nlt, tutti i modelli e le relative personalizzazioni, nonchè di proporre a ciascun dipendente solo le scelte previste dalla car policy, effettuando minigare su singoli ordini.
Respiro europeo e controllo dei costi, attraverso l’active competition tra noleggiatori sono gli obiettivi chiave di Fleet Logistics, che è stata la prima realtà internazionale approdata in Italia, con la mission di aiutare i fleet manager a controllare e ridurre il Tco e ad adottare best practice globali. Attraverso le analisi sulla flotta, i confronti con il mercato e la verifica dei Kpi nonché l’esame dei costi complessivi e dei trend di mercato, Fleet Logistics si propone di alleggerire il fleet manager da alcune attività ordinarie di gestione e controllo per permettergli di dedicarsi alle scelte strategiche. Secondo quanto dichiarato dall’azienda, l’obiettivo non è ridurre il coinvolgimento dell’azienda nella definizione delle decisioni strategiche, ma aiutare a fare scelte consapevoli: conoscere per decidere, anche grazie alle analisi macroeconomiche che la società mette a disposizione sull’andamento del mercato come, ad esempio, le comparazioni tra l’opzione “lease” e quella “buy”per modelli e chilometraggi differenti.
Duecento dipendenti in tutta Europa e oltre 60mila auto gestite (di cui sette mila in Italia), Fleet Logistics opera col supporto di una suite di strumenti informatici dedicati a ogni aspetto della gestione di flotta, tra i quali Fleet.wizard eFleet.order per la configurazione dei modelli e l’elaborazione degli ordini e Fleet.net per il sourcing e il bidding, processi organizzati direttamente da Fleet Logistics per conto del cliente. Inoltre, Fleet.report fornisce un sistema di reportistica che consente ai clienti internazionali di consolidare i dati e confrontare costi e struttura delle loro flotte nei diversi paesi.
E veniamo ad Automotive Solutions, marchio della società Automotive fondata nel 2001 e cresciuta rapidamente passando da diciotto a centotrenta dipendenti e raggiungendo nel 2008 un fatturato di 30 milioni di euro. Operativa su tutto il territorio nazionale, Automotive offre servizi in tre aree o “moduli”: la logistica delle flotte, la loro amministrazione, la consulenza e project management. In particolare, la gestione di pratiche automobilistiche con certificazione Uni En Iso 9001:2000 è il punto di forza della società che è
arrivata a gestire 260mila bolli, 45mila trasferimenti di proprietà, 10mila immatricolazioni e 2500 contravvenzioni in un anno.
Dal punto di vista organizzativo, la soluzione proposta alle aziende è spesso l’inplant dedicato (ventiquattro in tutta Italia) sia per le attività operative e logistiche, sia per quelle amministrative e fiscali; mentre l’infrastruttura informatica è rappresentata da due strumenti: “Car configurator”, basato su Infocar di Quattroruote, per la scelta e l’approvazione degli ordini anche con iter differenziati, e “Fleet” utilizzato dal personale dell’inplant per la gestione. L’integrazione dei due sistemi consente un flusso diretto di dati eliminando la necessità di caricamento manuale.
Nell’area della logistica, inoltre, il gruppo ha dotato i centri di assistenza e manutenzione della possibilità di utilizzare un chip a radiofrequenza per consentire la tracciabilità e l’aggiornamento in tempo reale dell’inventario e delle lavorazioni in atto.
Fleet management e innovazione
Dall’analisi dei servizi forniti dalle società di fleet management emergono alcune linee di tendenza che presumibilmente segneranno l’evoluzione di questo mercato nei prossimi anni. Anzitutto non è più un optional, ma una caratteristica distintiva del fleet management la disponibilità di tool informatici completi e potenti per ridurre la burocrazia e il lavoro manuale, integrare i diversi processi e ridurre gli errori. L’utilizzo sistematico dei car configurator a supporto delle attività di scelta, approvazione e ordine della vettura ha velocizzato i processi e ridotto il margine di errore, aumentando il coivolgimento del driver e la sua visibilità sulle scelte di auto disponibili.
Inoltre, le società di fleet administration hanno consolidato il ruolo di interfacce tra azienda e Nlt, grazie a una crescente conoscenza delle dinamiche del mercato utile a promuovere scelte consapevoli da parte dell’azienda.
Un’altra tendenza che non può essere trascurata è l’attenzione alle tematiche ambientali, con l’occupazione (ancora una volta) di uno spazio poco presidiato dai noleggiatori a lungo termine anche a causa delle incertezze nei valori residui che le politiche di riduzione dell’impatto imbientale producono.
Ascolto del cliente e dei suoi bisogni, personalizzazione e consulenza per aumentarne la soddisfazione e ridurne i costi permettono di fornire risposte spesso più flessibili di quelle dei Nlt. Questi servizi devono consentire al fleet manager di concentrarsi sulle attività di alto livello a maggior valore aggiunto, come la pianificazione del Tco, la soddisfazione dei driver attraverso l’erogazione di servizi di eccellenza, la relazione di alto livello con la direzione aziendale.
Per garantire il successo del fleet management nel futuro, alcuni fattori competitivi saranno vincenti nel soddisfare i bisogni di tutti i clienti: la dimensione internazionale, che alcune di queste società stanno assumendo anche attraverso acquisizioni e network e un approccio finalmente consulenziale, oltre alla tradizionale gestione operativa delle transazioni e degli ordini. Infatti, i clienti ricercano un sostegno nell’analisi costante delle tendenze di mercato e il suggerimento di soluzioni anche alternative al Nlt soprattutto in tempi di crisi e di estrema attenzione ai costi.
D’altra parte, le aziende utilizzatrici di questi servizi dovrebbero porre attenzione ai costi dei servizi stessi (normalmente un costo fisso mensile per auto gestita) e al Roi complessivo in termini di risparmi di struttura e riduzione sui costi di Nlt e degli altri servizi. Nell’effettuare questa valutazione, va tenuto sempre presente che le attività di gestione operativa (l’ufficio gestione auto), di negoziazione e di consulenza sono concettualmente distinte e hanno obiettivi e meccanismi operativi differenti, la cui integrazione deve essere accuratamente verificata.
