UniCredit Business Integrated Solutions è tra le prime società di servizi a livello europeo e ha l’obiettivo di consolidare e riorganizzare le attività operative necessarie al funzionamento del business di UniCredit. La società coordina le attività in undici paesi ed è dedicata all’erogazione dei servizi di Information e Communication Tecnology (ICT), Back Office e Middle Office, Real Estate, Security e Procurement. I servizi sono disegnati seguendo un approccio internazionale per veicolare efficienza ed economie di scala, mantenendo intatta la focalizzazione anche verso le specifiche necessità locali.
La service line central sourcing
UniCredit dispone in Europa di circa 11mila vetture. Per ottenere efficienza e standardizzazione degli acquisti di flotta è nata la necessità di avere linee guida a livello globale, ma che sposassero le esigenze locali tenendo conto della car policy di ciascun paese. È la “service line” Central Sourcing che ha la responsabilità di gestire a livello globale, nell’ambito dell’area Procurement, le attività relative al parco autoveicoli di UniCredit. La struttura – attraverso la figura del Category Manager – cura gli accordi quadro con i principali car producer al fine di definire le condizioni globali minime di acquisto valide per tutti i paesi.
Importanti sinergie
L’attività globale del Central Sourcing è inoltre coadiuvata da una figura professionale che completa la Service Line Central Sourcing: il Fleet Manager. Uno per ciascun paese ha la responsabilità sul parco auto locale gestendolo nella sua completezza. Al fine di ottimizzare l’efficienza ed il Total Cost Ownership della singola autovettura si occupa di collocare e ricollocare le auto secondo le necessità di servizio, pianifica le scadenze, controlla i costi e ottimizza i chilometraggi affiancando il Procurement nel massimizzare il rapporto tra qualità e prezzo. Il Fleet Manager si occupa di vigilare sui processi in modo che le linee guida prospettate dal Global Category Manager siano rispettate.
Il processo di pianificazione
Primo passo verso la standardizzazione di processo è stato concentrare le acquisizioni in pochi lotti consistenti per creare volumi significativi su cui innescare delle negoziazioni efficaci. ?Il processo avviene seguendo direttive snelle: dopo la verifica e l’allineamento sulle esigenze interne di servizio, i gestori di flotta di filiale comunicano le loro richieste mettendo in moto la programmazione degli acquisti. Questo meccanismo di
raccolta e pianificazione delle esigenze di acquisto permette che aumentino le possibilità di cogliere le migliori opportunità offerte dal mercato dell’auto, un settore in continuo cambiamento, in cui le condizioni variano continuamente.
Altro passo importante compiuto verso la standardizzazione è stato uniformare i periodi di noleggio in funzione dei chilometri previsti per una vettura. Una vettura che deve percorrere 75.000 km avrà, per esempio, un contratto di noleggio di 48 mesi, avvicinandoci ai 90.000 km si passa ai 60 mesi.
Si tratta però di criteri di riferimento perché si deve sempre tenere conto delle normative presenti in ciascun Paese.
Le gare
Programmati i rinnovi e stabilite le scadenze ogni Fleet Manager definisce il lotto di “fabbisogno di auto di servizio” in termini di vetture per segmento e lo comunica al Global Category Manager: il lotto totale così individuato (risultato della somma delle richieste delle funzioni locali e globali), viene messo in gara con diversi car producer.
In caso di scadenze disallineate, viene effettuata una gara preventiva per stabilire le condizioni alle quali verranno effettuate le successive acquisizioni. Le scadenze, tuttavia non sono mai troppo distanti tra loro; normalmente per gli ordini relativi ai lotti di gara si parla di una differenza di trenta, massimo novanta giorni. Diverso il caso delle auto ad uso promiscuo che devono necessariamente scontare quella che si potrebbe definire un’impostazione “uno ad uno” (un ordine per singola richiesta): in questo caso la gara per la scelta della società di noleggio a lungo termine si svolge ogni due o tre anni. ?La gara avviene on line sul market place e a “busta chiusa”, ossia basandosi su un allegato predeterminato. Le variabili sono tali e tante da richiedere un dettagliato ventaglio di offerte da analizzare voce per voce escludendo così la possibilità di esprimere l’offerta in un singolo numero/prezzo. La trattativa è diretta su ogni singola voce dell’offerta per essere certi di ottenere il meglio che il mercato può offrire, sia in termini di qualità sia di prezzo. I fornitori devono dimostrare di essere in grado di gestire le necessità di flotta con un elevato standard qualitativo in termini di precisione e tempi di consegna provando, attraverso il canone proposto, di essere tra i leader di mercato.
Basse emissioni
Se in alcuni Paesi, l’Austria ad esempio, la car policy limita le emissioni consentite di CO2, in Italia non esiste ancora una policy che privilegi le auto con basse emissioni. Nonostante questo le flotte di servizio in UniCredit sono nella maggioranza dei casi già
a livelli di emissioni sotto i 120 g/km di CO2.
Unicredit Business Integrated solutions
Paesi in cui è presente: 11 (Austria, Germania, Italia, Polonia, Regno Unito, Republicca Ceca, Romania, Slovacchia, Ungheria, New York e Singapore)
Dipendenti: circa 11.000
Legal entity: 4
Auto in flotta di Unicredit: 11.000 in Europa
testo di Mauro Serena, MissionFleet n.6, dicembre-gennaio 2013
