Nella gestione della flotta aziendale, il fleet manager si trova spesso a un emblematico dilemma. Da una parte, garantire ai fruitori dei veicoli un utilizzo svincolato da “pensieri” anche in caso di emergenza. Dall’altro, contenere il più possibile i costi, per far in modo che, alla fine, tutti i conti quadrino.
Del resto, quando il conducente di un’auto aziendale viene coinvolto in un sinistro, entrano in gioco molteplici fattori. Innanzitutto normativi, in linea con quanto prescritto dal decreto legislativo 626 del 19/9/94 in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro, a cui si affiancano tematiche di copertura assicurativa, di addebito danni e, non di rado, di responsabilità civile e penale.
Per evitare spiacevoli inconvenienti e incomprensioni con i propri dipendenti l’azienda dovrebbe adottare una car policy il più possibile dettagliata, strutturata per responsabilizzare in modo adeguato i conducenti su un uso prudente e corretto del mezzo.
Fra i sinistri maggiormente segnalati, una quota significativa fa riferimento a danni di piccola entità, tendenzialmente in aree urbane. Frequenti, in questo contesto, quelli causati da atti vandalici nei momenti di sosta a un parcheggio, quando il conducente non è presente. In questi casi, è sufficiente inviare l’apposito modulo di denuncia alla società di noleggio.
Quando invece il danneggiamento al veicolo è più serio, è fondamentale poter contare su un’assistenza immediata ed efficace. Il driver deve essere messo nelle condizioni di avere in tempo reale informazioni su come comportarsi e avere così un supporto sia a livello legale che tecnico; e, in caso di necessità, ottenere un intervento che può prevedere la riparazione sul posto, il servizio di traino o l’eventuale auto sostitutiva. Solo a queste condizioni, infatti, il dipendente può garantire alla propria azienda la continuità lavorativa.
È quindi importante non solo che il fleet manager adotti una copertura assicurativa adeguata, ma che preveda anche un’accurata opera di informazione nei confronti dello staff a cui è destinata la flotta. Adempimenti semplici, come ad esempio la corretta compilazione del modulo Cid, da far pervenire prontamente alla società di noleggio, rappresenta uno strumento fondamentale, che consente di aprire tempestivamente la pratica di sinistro presso l’assicuratore.
Quando termina il noleggio
Il fine noleggio rappresenta per il fleet manager una vera e propria area critica: non di rado, infatti, l’azienda “scopre” in questa fase di dover pagare cifre non preventivate a causa della cattiva manutenzione del driver o per la mancata denuncia di sinistri.
Per affrontare a mente serena l’ispezione alla consegna del veicolo, è buona norma predisporre una car policy adeguata, ottimizzando anche queste aree di potenziale saving che non sempre vengono prese in giusta considerazione. Fondamentale, inoltre, sensibilizzare i driver a comunicare sempre con tempestività gli eventuali danni subiti, anche se di lieve entità.
Qui di seguito, alcune realtà di settore evidenziano la metodologia adottata per la verifica alla riconsegna del veicolo. Per viaggiare ovunque nella massima tranquillità.
Ald Automotive
La valutazione dello stato d’uso dei veicoli che rientrano dal fine noleggio viene effettuata da periti iscritti all’albo. Nel nuovo processo di restituzione, tale valutazione è contestuale alla riconsegna dell’auto e viene svolta in presenza del cliente che in contraddittorio verifica quanto espresso dal perito. Al cliente è fornito un “manuale dell’utilizzatore” nel quale sono riportate le varie tipologie di danno al quale lo stesso perito fa riferimento, distinguendo tra danni da sinistro, incuria o da normale stato d’uso.
Eventuali addebiti da stato d’uso sono relativi solamente a danneggiamenti comunque risultanti da perizia alla fine del noleggio e, dunque, sono preventivati.
Car Server
Per quanto riguarda la gestione dei sinistri, gli unici oneri che rimangono a carico del cliente sono le franchigie e i danni subiti da Car Server nell’eventualità che, a causa di dichiarazioni mendaci o omesse, non siano applicabili le polizze assicurative.
A fine noleggio, la vettura viene riconsegnata presso una delle filiali dell’azienda sul territorio e, in presenza del personale di Car Server, viene ispezionata in contraddittorio con l’utilizzatore: anche in questo caso, gli oneri sono quelli precedentemente citati.
Inoltre Car Server verifica esclusivamente lo stato d’usura della carrozzeria e dei rivestimenti interni, non dei componenti meccanici.
GE Capital
L’azienda ha realizzato per il fleet manager la brochure “Verifica Danni”, per consentirgli di noleggiare e gestire il parco auto in totale trasparenza, garantendo certezza dei costi ed evitando spese impreviste al momento della riconsegna. Questo documento, condiviso con il cliente alla sottoscrizione del contratto, evita confusione e malintesi riguardo alle condizioni tecniche del veicolo durante il periodo del noleggio e al momento della restituzione. In particolare, vengono evidenziati quali condizioni e lievi danneggiamenti sono considerati da GE accettabili (per carrozzeria e vernice, paraurti, pneumatici, interni e vetri) in un veicolo a fine del contratto, offrendo così la libertà al cliente di decidere se eseguire in autonomia eventuali riparazioni prima della restituzione. La brochure, inoltre, illustra scrupolosamente con foto e immagini esemplificative i parametri delle misurazioni degli eventuali danni, distinguendo quelli di usura normale da quelli di extra-usura.
Le ispezioni dell’auto a fine contratto vengono effettuate da una società specializzata che utilizza parametri omogenei a livello nazionale; mette inoltre a disposizione dei fleet manager i risultati delle sue operazioni in formato elettronico e visualizzabile online, a vantaggio dello scambio di informazioni con il cliente.
LeasePlan
Verso i suoi fleet manager, l’azienda si muove su due fronti: consulenza iniziale e assistenza continua. Per quanto riguarda i danni di fine periodo, viene spiegato preventivamente come saranno valutati in occasione della perizia conclusiva, evidenziando con totale trasparenza cosa si intende per “danno da normale usura” e per “danno che comporta un costo al cliente”. A questo scopo viene utilizzato il sistema di controllo “Calibro Usato”, uno standard internazionale esclusivo di LeasePlan che rappresenta una guida di riferimento: all’interno del documento, le tipologie di danno e/o usura riconducibili alle normali condizioni d’uso sono evidenziate con un cerchio verde. La guida viene inviata al cliente a inizio contratto al fine di condividere un metro di valutazione dei danni che eviti incomprensioni o inconvenienti. Infatti, questa guida è usata anche dalla società esterna cui LeasePlan si affida per le ispezioni dei veicoli a fine noleggio, una realtà internazionale indipendente specializzata nella certificazione dello stato d’uso del veicolo. Le perizie sono consultabili on line attraverso un accesso web dedicato i cui riferimenti vengono riportati in fattura targa per targa.
Il processo dei sinistri è totalmente gestito internamente da LeasePlan con un’apposita struttura, che si occupa di raccogliere le denunce da parte dei clienti, provvede a codificare sul gestionale interno la posizione e ad aprire contestualmente la pratica presso le compagnie di assicurazione esterne.
L’altro fronte su cui l’azienda si muove è quello di accompagnare i clienti nella “vita” dei veicoli noleggiati, permettendo costantemente al fleet manager di monitorare on line i propri sinistri e, se necessario, supportarli con una reportistica customizzata alle specifiche esigenze.
Leasys
Da un paio d’anni a questa parte, Leasys si è strutturata per semplificare al massimo le procedure di fine noleggio attraverso un’attività di comunicazione mirata ai fleet manager, ai quali mette a disposizione versatili strumenti informatici di verifica. L’azienda punta così, passo dopo passo, ad “accompagnare” i propri clienti alla fase di riconsegna, nella consapevolezza che “se tutti fanno tutto”, non possono esserci sorprese. A due mesi dalla scadenza del contratto, Leasys invia ai propri clienti una lettera che li invita a ispezionare la vettura e ad annotare eventuali danni non ancora denunciati; sul sito Leasys sono riportati i centri di riconsegna ed il “calibro” utilizzato per la verifica finale del veicolo. Una volta riconsegnata l’auto, il centro registra gli eventuali sinistri e li trasmette in sede. La valutazione finale è affidata a periti, che riscontrano e fotografano quanto evidenziato dai centri, annotano se tali danni sono stati precedentemente denunciati e, in caso negativo, li comunicano a Leasys. A questo punto viene mandata una lettera al cliente nella quale si evidenzia l’importo relativo alle denunce non effettuate. Il fleet manager, tramite una password e il numero di targa del veicolo, ha la possibilità di entrare in un sito dedicato e di visualizzare il danno in oggetto, con il relativo importo che gli verrà addebitato. In totale trasparenza.
