Con oltre 8.000 dipendenti e una presenza in più di 100 paesi nel mondo, la Allergan Spa è una società leader a livello mondiale nel settore sanitario, attenta e dedita alla continua innovazione dei prodotti farmaceutici specialistici nel settore dell’oftalmologia, dei neuromodulatori, della dermatologia, della cura dell’obesità e della medicina estetica.
Una forte responsabilità nei confronti dei propri lavoratori, delle comunità e del territorio in cui opera, oltre che nei confronti dei propri clienti; migliorare la vita dei propri pazienti ed esaudire le richieste mediche che non trovano soddisfazione: questi gli obiettivi e l’impegno che Allergan cerca di attuare costantemente.
In Allergan Italia il parco auto è affidato alla Direzione di Carla Cascioli, Sales Program Support Manager all’interno del medesimo dipartimento. In Allergan da molti anni, tre i ruoli chiave che la Cascioli ha ricoperto nel corso del tempo: all’inizio un ruolo di tipo amministrativo, con la responsabilità dell’Ufficio fornitori e acquisti. Dal 1997 al 2003 all’interno del reparto logistica e distribuzione Italia; dal 2003 a oggi come Sales program support manager, il cui ruolo presiede a varie occupazioni: attività di IT, organizzazione di eventi aziendali, Ufficio acquisti per quanto riguarda la parte logistica, nonché la gestione del parco auto. Come incarico e inquadramento nell’organigramma Carla Cascioli risponde al Sales program manager del Gruppo.
Parliamo subito della car policy aziendale che, nella risposta della responsabile del parco auto, è su scala europea, ma personalizzata e particolareggiata sul territorio di riferimento, per rispondere meglio ai modelli di autovetture e alla normativa vigente all’interno del paese considerato. Le linee guida del 2009 propongono tre diverse azioni: un contenimento dei costi, l’ottimizzazione dei servizi, e una razionalizzazione dei modelli a disposizione (sono state escluse dalla lista ad esempio le Suv e le auto sportive).
Di quante autovetture si compone la flotta auto di Allergan? “Il nostro parco auto è formato da 120 autovetture, tutte noleggiate per il lungo periodo”, ci racconta Carla Cascioli. Il rapporto che lega l’azienda al fornitore è full outsourcing: in questo modo il fleet manager ha l’opportunità di concentrarsi solo sull’attività strategica, di coordinamento e di controllo del proprio parco auto, demandando al gestore tutte le questioni e le attività più operative. “Io mi occupo di svolgere in particolare un lavoro di coordinamento tra le azioni e le necessità interne del gruppo e i doveri e i compiti del fornitore di servizi. Anche se comunque alcune azioni specifiche, tra cui ad esempio i nuovi ordini sul parco auto, continuano a essere gestiti internamente all’azienda”.
Soffermando la nostra attenzione proprio sui fornitori di servizi, Carla Cascioli ci dice che nel 2008, due erano i fornitori partner con cui si interfacciava Allergan e che, allo stato attuale, seguono ancora il parco auto che è operativo. Nel 2009 tuttavia, si è svolta una regolare gara a livello europeo da cui è risultata vincitrice una sola società, e con cui è stato quindi da poco tempo revisionato il contratto. Tuttavia in genere, continua la Cascioli, “non parliamo di qualcosa di estremamente vincolante: la Allergan cioè è pronta, di fronte a esigenze particolari o a opportunità che possono intervenire, a riproporsi sul mercato e quindi, eventualmente, anche a riconfermare il vecchio contratto”.
Dicevamo prima che il rapporto tra Allergan e il proprio noleggiatore è di tipo full outsourcing: nella globalità dei servizi offerti c’è quindi la gestione dei sinistri e delle multe (che fino a poco tempo fa erano gestite internamente), l’help desk e i vari strumenti di contatto e comunicazione a supporto del driver, e anche la gestione della parte amministrativa che però, sostengono dalla Allergan, è quella più scadente per la mancanza di supporti e applicativi in grado di riepilogare lo stato delle procedure amministrative. Tutto, comunque, è in fase di miglioramento. Unica questione che Allergan continua a gestire internamente tramite un accordo a livello internazionale con un broker worldwide, è l’aspetto della copertura assicurativa.
“Con il nostro fornitore – continua Carla Cascioli – è stato concluso uno Sla (service lever agreement, ndr) in fase contrattuale con cui abbiamo definito una serie di vincoli inerenti l’erogazione dei servizi, e che ci serve a monitorare il rispetto di quanto pattuito. In genere il controllo viene fatto nei confronti dei tempi di risposta, sui tempi di evasione delle richieste eccetera”.
Da un punto di vista più specificamente burocratico poi, il servizio full del noleggiatore fa si che, per esempio, la notifica delle multe venga fatta direttamente al driver: con questo tipo di gestione diretta, l’azienda non ha alcun coinvolgimento all’interno delle questioni più operative. Rimane comunque garantita internamente la spesa delle pratiche amministrative. Anche per questo in Allergan c’è intenzione di introdurre a breve un applicativo in grado di semplificare e aiutare tutta la gestione della flotta.
Flotta auto dai costi ben delineati: “considerando le voci di spesa per settore infatti – prosegue Carla Cascioli – nel 2008 i costi per il leasing ammontano a 1 milione e 200.00 euro; quelli per la manutenzione a 100.000 euro; i costi per i carburanti ci parlano di 400.000 litri di carburante per un totale di 500.000 euro; la copertura assicurativa infine ammonta a una spesa di 280.000 euro. In tutto questo, le previsioni per il 2009 parlano di un incremento delle spese pari al 5% rispetto all’anno scorso”.
E veniamo infine ai servizi lato driver: ogni assegnatario di auto Allergan dispone di una fuel card del Gruppo Eni, con cui è possibile acquistare solo carburante. La scelta di concentrarsi su un unico servizio dà l’opportunità all’azienda di riuscire a controllare meglio le prestazioni e la risoluzione dei problemi, grazie “alle catene di autofficine autorizzate partner del noleggiatore, a cui ci affidiamo per la parte della manutenzione, ordinaria e straordinaria, dell’autovettura”. L’help desk e il numero verde del fornitore inoltre, sono a disposizione del driver per qualsiasi esigenza, anche se il responsabile aziendale di riferimento viene messo sempre in copia per gli aspetti più problematici e importanti (per esempio in caso di sinistri), per avere un controllo maggiore sui tempi di risposta e nell’ottica di cercare il contenimento dei costi.
Per concludere: applicate delle forme di monitoraggio della soddisfazione dei driver? “Fino ad oggi no, ma l’obiettivo è di iniziare a far circolare un questionario interno con cadenza semestrale per avere un feedback e riuscire a capire meglio così se c’è corrispondenza tra quanto stabilito in fase contrattuale di Sla e il reale trattamento sul campo”.
Le nostre schede
Azienda: Allergan Spa
Sedi in Italia e all’estero: una sede in Italia; presente all’estero in oltre 100 paesi
Riferimento in azienda: Carla Cascioli
Per contattarla: cascioli_carla@allergan.com
Inquadramento nell’organigramma: Sales program support manager. Come inquadramento risponde al suo diretto superiore, il Sales program manager.
Numero vetture della flotta: 120 autovetture, tutte noleggiate per il lungo periodo.
Società di noleggio partner: due fornitori per il parco attualmente operativo. Dopo una gara svoltasi nel 2009 a livello europeo, la scelta si è concentrata su un unico fornitore.
Spese per gestione flotta – previsioni 2009: le previsioni per l’anno in corso parlano di un incremento delle spese connesse alla gestione del parco auto del 5%.
Tecnologie a supporto: al momento nessuna. L’intenzione comunque è di dotarsi al più presto di un applicativo in grado di agevolare la gestione del parco auto.
Gestione del cliente interno: l’help desk e il numero verde del fornitore sono a disposizione del driver per qualsiasi esigenza, anche se il responsabile aziendale di riferimento viene sempre messo a conoscenza degli aspetti più problematici e importanti (per esempio in caso di sinistri), per avere un controllo maggiore sui tempi di risposta.
