La maggior parte delle aziende con meno di 50 vetture in parco solitamente trascura le opportunità di saving. Perché non utilizzano tutte le leve che sono a disposizione si a delle grandi aziende, sia quelle che sono più prettamente indicate per le imprese con flotta di dimensione medio-piccola. Eppure in questo momento
di crisi economica, l’opportunità di risparmiare è al vertice delle necessità aziendali.
Per tagliare i costi ci sono tante possibilità e molti aspetti da prendere in considerazione: in questo articolo ci focalizzeremo esclusivamente sul canone di noleggio. Nelle aziende si possono individuare fattori esogeni e fattori endogeni che consentono di far cambiare di molto le sorti del progetto di saving che stiamo cercando di realizzare. I fattori esogeni (per esempio gli sconti concessi dalle società di Nlt, gli sconti delle case costruttrici e gli sconti del concessionario) sono sicuramente quelli su cui i fleet manager e i responsabili degli acquisti hanno un focus maggiore, ma ci sono anche dei fattori endogeni che vanno considerati: è proprio nelle piccole e medie imprese che meglio si ri escono a sfruttare queste opportunità, senza paura e senza esitazione, ma con u na visione globale e collaborativa da parte di tutti i driver.
Non perdere i benefit
Sappiamo che l’economia non sta attraversando un momento positivo, ma è fondamentale attuare tutte le strategie necessarie per mettere in condizione i driver di non perdere i privilegi di cui hanno sempre goduto. È compito del responsabile flotte trovare una soluzione allo stesso tempo efficiente in termini di costi ed efficace in termini di soddisfazione degli utilizzatori.
Molto spesso la vettura aziendale è percepita da parte dell’utilizzatore come un elemento necessario per il suo lavoro, ma spesso anche come status symbol da mostrare all’esterno della propria azienda, e soprattutto, all’interno. La vettura rappresenta uno status, e quindi un’arma che il responsabile del personale ha a disposizione per trattenere un manager (o una qualsiasi figura chiave) nella propria organizzazione.
Analizzare e compattare
Nel 2009 il primo grande lavoro che il fleet manager di una azienda con meno di 50 vetture deve fare è realizzare un’approfondita analisi delle propria flotta. Ovvero raccogliere tutti i dati delle vetture che sono presenti in parco, dividerle per categorie e dare un senso retroattivo alla car policy sinora adottata. Questo compito può risultare molto difficile laddove non esiste una vera e propria short list o dove la direzione del personale ha concesso in continuazione deroghe per vetture e optional non previsti in car policy. In questo passaggio bisogna essere molto elastici e cercare di riunire il più possibile le categorie di vetture.
Una mano ci può essere data sicuramente dai car group che solitamente contraddistinguono il mercato dell’auto:
• segmento A: Fiat Panda, Fiat 500, Toyota Aygo, Citroën C1, Chevrolet Matiz, Smart;
• segmento B: Fiat Grande Punto, Ford Fiesta, Lancia Ypsilon, Toyota Yaris, Opel Corsa Corsa;
• segmento C: Volkswagen Golf, Fiat Bravo, Ford Focus, Opel Astra, Nissan Qashqai, Alfa Romeo 147, Citroën C4, Audi A3;
• segmento D: BMW Serie 3, Audi A4, Fiat Croma, Alfa Romeo 159, Volkswagen Passat, Mercedes Classe C, Volvo V50, Ford Mondeo.
Se nella nostra car policy retroattiva riuscissimo a compattare i segmenti A, B e C in una unica fascia, per poi crearne una intermedia con il segmento D e un’altra con tutti gli altri gruppi di categoria superiore, avremmo già iniziato in modo molto convincente il nostro lavoro.
Una volta strutturata la car policy retroattiva, bisogna verificare accuratamente che il livello di inquadramento degli aventi diritto sia compatibile con la vettura che sta utilizzando. Anche in questo caso il lavoro va fatto in collaborazione con il responsabile del personale, perché potrebbero palesarsi delle vere e proprie incongruenze. Si potrebbe per esempio aver assegnato a due venditori rispettivamente una Alfa Romeo 147 a uno e una Fiat Grande Punto all’altro. In questo caso non dobbiamo perdere il focus del progetto, che è il saving: siamo in un periodo di crisi e dobbiamo comportarci come il mercato ci richiede.
Risparmio pesante
Fatto questo lavoro di cesello dobbiamo cominciare a volgere lo sguardo al futuro. Sebbene abbiamo coscienza che ci siano tantissime variabili che fanno propendere per un noleggio piuttosto che per un altro in questo momento ci vogliamo focalizzare solo sul saving. Dal 2009 l’azienda che vuole realizzare degli hard saving dovrà strutturare una car policy basata esclusivamente sull’importo del canone di noleggio, e dovrà standardizzare il più possibile le vetture e gli optional.
Dopo aver analizzato le vetture presenti nel parco aziendale e averle divise per gruppi, ora dobbiamo verificare le scadenze dei periodi di locazione. Questo passaggio è fondamentale perché alcune persone che dovranno rinnovare la vettura potrebbero opporre una forte resistenza al cambiamento e il responsabile flotte assieme al personale dovranno avere ben chiaro quello che stanno facendo. La prima cosa da realizzare è ridurre drasticamente il numero di modelli e possibilmente dei brand, nonché standardizzare gli optional e accessori. La nuova car policy potrebbe avere due, al massimo tre scelte per fascia, possibilmente proponendo una tipologia di carrozzeria station wagon e una di berlina.
Riducendo così drasticamente la scelta del prodotto da acquistare si possono ottenere due risultati importanti:
• gli account delle società di noleggio che andremo a contattare capiranno immediatamente la nostra intenzione di risparmio e saranno collaborativi perchè non dovranno perdere tempo in mille quotazioni diverse;
• si potranno negoziare direttamente con le case costruttrici delle condizioni preferenziali.
Siccome abbiamo detto che consideriamo il valore del canone di noleggio come elemento privilegiato di scelta, è giunto il momento di decidere un panel di vetture e farsele quotare.
Per la scelta del paniere di automobili della nuova car policy è necessario utilizzare in primo luogo la car policy retroattiva e, in secondo luogo, l’esperienza dei venditori delle società di Nlt. In questo caso il consiglio è di non chiamare tutti i competitor, altrimenti entreremo in un loop di informazioni che ci porterebbe alla paralisi. Molto spesso, infatti, i provider spingono su vetture diverse e anche all’interno della stessa azienda fornitrice ci potrebbero essere account che preferiscono vendere alcune marche piuttosto che altre. Tre o quattro provider sono più che sufficienti per avere tutte le informazioni di cui necessitiamo.
Una volta ottenuti i canoni con le specifiche che abbiamo chiesto esplicitamente a tutti gli account, cominciamo a sfoltire le scelte potenziali fino a 3/4 vetture per fascia, verifichiamo se le quotazioni che attualmente stiamo pagando sono compatibili e passiamo alla fase delle case costruttrici.
Referente unico
Visto il numero non molto grande di vetture che compongono il parco aziendale, l’unica arma che abbiamo per attrarre una casa costruttrice o un concessionario è la certezza dell’acquisto. Le grandi aziende ottengono sconti utilizzando come arma il potenziale di vetture che dovranno cambiare negli anni a venire ma lasciano il produttore nelle mani dello user chooser, cioè di colui che andrà a scegliere la vettura e a personalizzarla. Se vogliamo ottenere dei vantaggi anche essendo piccoli, dobbiamo dare certezze e di questo dobbiamo parlare quando chiamiamo una casa costruttrice.
L’ideale sarebbe scegliere un unico brand e garantire il cambio delle vetture per almeno 3 anni, che sarebbe grosso modo il tempo che occorre per rinnovare l’intera flotta. In alternativa, e meglio ancora, si potrebbe far coincidere il cambio delle auto nello stesso periodo rimandando la data della sostituzione. Il momento economico è quello propizio in quanto molte società di Nlt sarebbero ben contente di allungare il periodo di retention dell’auto già noleggiata: ovviamente vi dovrete fare decurtare un certo numero di canoni come sconto.
Dopo aver parlato anche con le case costruttrici abbiamo ben chiaro quale potrebbe essere la nostra nuova car policy sia in termini di vetture sia in termini di canone. Ci manca solo l’ultimo sforzo, quello di farla accettare ai prossimi destinatari. È proprio in questo passaggio che la piccola impresa risulta favorita sulla grande: sulla condivisione del progetto. Sicuramente il fleet manager sarà il leader del progetto, ma dovrà essere in grado di coinvolgere anche tutti i driver, spiegando le motivazioni del cambiamento e prendendo delle decisioni comuni. Per esempio, si potrà scoprire che la maggior parte degli utilizzatori sono ben disposti a effettuare una riduzione di cilindrata, perché si inquina meno, si spende meno durante i fine settimana e per le vacanze, e magari in alcuni casi si potrà anche risparmiare qualche soldo sulle multe per eccesso di velocità.
Utilizzando il metodo appena descritto l’azienda avrà ottenuto dei canoni sicuramente inferiori ai precedenti e, forse, avrà reso felice anche qualche driver che, nonostante la scelta ridotta, avrà la possibilità di utilizzare la migliore vettura per quel determinato prezzo. Per l’azienda oltre a un effettivo risparmio economico, ci saranno sicuramente altri risvolti positivi come:
• il sales del Nlt scelto sarà reattivo e a disposizione perché consapevole che il fleet manager ha le idee chiare e non fa perdere tempo (quotazioni aggiornate, intervento in prima persona per risolvere problemi di fatturazione o di fermo tecnico, lancio di nuovi tool eccetera);
• la casa costruttrice potrà dare il suo supporto in caso di necessità (guasti, campagne richiamo, macchine demo, presentazioni di prodotto, fidelizzazione del cliente eccetera);
• anche il concessionario rimarrà a disposizione per eventuali esigenze (presa e ritiro vettura per guasti o tagliandi, consegna a domicilio eccetera);
• la contabilità sarà facilitata nella verifica delle fatturazioni;
• i driver non avranno modo di lamentarsi per il diverso trattamento ricevuto;
• le vetture potranno essere riutilizzate per driver della stessa categoria.
Una volta tolti dall’incertezza, i player in gioco si dimostreranno molto più efficienti e volenterosi, ma l’unico sistema per ottenere un risultato soddisfacente è avere una grande determinazione e impostare in modo chiaro il progetto fin dai primi passi. Il risultato alla fine non sarà solo il saving, ma anche la probabile soddisfazione del cliente interno.
