Secondo l’articolo 1321 del Codice Civile: «Il contratto è l’accordo di due o più parti per costituire, regolare o estinguere tra loro un rapporto giuridico patrimoniale». Il contratto, che può essere elaborato anche in momenti successivi, è dunque accordo tra parti e comprende aspetti giuridici, tecnici ed economici. Considerato da molti un aspetto noioso del proprio lavoro, i contratti servono per chiarire in modo inequivocabile il contenuto di accordi verbali, prevedere possibili contestazioni e proteggere le parti. Anche se non va dimenticato che, perché un accordo abbia valore legale, basta molto meno di un contratto scritto ed è sufficiente la parola data; e per questo occorre essere prudenti anche nel prendere impegni verbali che poi non si possono mantenere.
Da un punto di vista più professionale emettere un ordine o un appalto significa approvvigionare il materiale o il servizio di cui si ha bisogno dopo un’attenta valutazione e negoziazione di quanto proposto dal mercato, attraverso un documento ufficiale della società, firmato dagli Acquisti, con il quale si stabiliscono gli aspetti tecnico-giuridico-economici della fornitura.
Contratti di somministrazione
I contratti possono essere di compravendita (acquisto di bene dietro pagamento di una certa somma) o di appalto (affidamento di un’opera o di un servizio a terzi, che si assumono l’onere dell’organizzazione e i rischi, a fronte del pagamento di un corrispettivo, con accordo sulla fornitura per quanto riguarda la parte tecnica, la parte giuridica e quella economica).
Nel caso del business travel si tratta di un servizio fornito in modo continuativo per il periodo di tempo concordato; rientra perciò nella categoria di contratto di “somministrazione”, con il quale una parte si obbliga dietro corrispettivo di un prezzo a eseguire a favore dell’altra prestazioni periodiche o continuative di un servizio o di un prodotto.
Il contratto è solitamente corredato di allegati che ne sono parte integrante e costitutiva e devono perciò risultare in ultima versione ed eventualmente modificati in forma scritta.
E` opportuno ricordarsi che bisogna indicare sempre in dettaglio le attività da svolgere nel corpo contrattuale o negli allegati; il corrispettivo deve poi essere omnicomprensivo ed è meglio specificare se sono comprese le spese di viaggio, di trasporto, di installazione, le attività fuori sede ecc.
Inoltre una regola molto semplice da ricordare è il cosiddetto “articolo quinto “ (chi ha i soldi in tasca ha vinto!): si deve perciò cercare di non anticipare i soldi al fornitore prima di aver ricevuto la fornitura e aver verificato se quanto fornito risponde alle specifiche contrattuali.
E’ bene dedicare attenzione anche al personale incaricato dall’appaltatore di svolgere l’attività, che deve essere estraneo all’attività del committente, qualificato e in regola con le legggi e regolamentazioni contributive e fiscali.
Infine i contratti vengono ratificati con le firme apposte dalle due parti su copie differenti (se il contratto non deve essere registrato), possibilmente con sigla su tutte le pagine; si deve procedere inoltre alla firma separata di tutti i documenti. L’accordo si conclude con una stretta di mano e lo scambio delle copie firmate.
Elementi fondamentali di un contratto di appalto
Ed ecco un elenco dei principali punti da riportare in un contratto di appalto: esecuzione del lavoro, responsabilità del fornitore, amministrazione dei dipendenti da parte dell’appaltatore, prevenzione ed infortuni, regolamentazione del subappalto, risoluzione anticipata, durata, prezzi, revisione prezzi, fatturazione e pagamenti, disposizioni generali, clausola di riservatezza, cessione, foro competente.
Forse non è così scontato ricordare che un buon accordo contrattuale è il frutto del lavoro precedente e, in particolare, presuppone le seguenti fasi: esplorazione del mercato, selezione della rosa dei possibili fornitori, scelta della forma contrattuale, preparazione della “Specifica Tecnica”; emissione della Richiesta di offerta; comparazione delle offerte; scelta dei “finalisti”; negoziazione finale; scelta del fornitore.
I modelli contrattuali con l’agenzia
Arrivando a parlare in particolare del business travel le più diffuse tipologie di contratto con l’agenzia di viaggio sono: rebate o kick-back (l’agenzia viaggi ristorna al cliente una percentuale fissa sul fatturato mensile, a titolo di rimborso spese e sconto), transaction fee (l’agenzia fattura un importo fisso per ogni transazione – di solito il biglietto aereo emesso – a compenso dei propri servizi. Le commissioni ricevute dai vettori e altri fornitori dei servizi business travel vengono stornate al cliente), management fee (l’agenzia fattura al cliente una cifra fissa mensile per tutti i servizi e ristorna al cliente le commissioni ricevute), labour cost + transaction fee (l’agenzia fattura al cliente il costo del lavoro più una quota fissa a transazione. Il cliente riceve in credito tutte le commisioni ricevute), saving incentive model (si applica una delle condizioni contrattuali precedenti con la seguente clausola aggiuntiva: l’agenzia si impegna ad applicare una certa tariffa aerea al di sotto della quale ottiene un credito e al di sopra della quale paga una penale).
Se vuoi scaricare una bozza di contratto misto labour cost + transaction fee in formato Pdf,clicca qui. Si tratta di una formula, assai diffusa negli Stati Uniti, e che secondo noi consente maggiore flessibilità ed equilibrio, viste le difficoltà di di fissare delle tariffe di riferimento per poter applicare il Saving Incentive Model.
