Sulle spese di trasferta, Cisalpina Tours ha organizzato un seminario formativo cui hanno partecipato alcune aziende clienti.
L’evento ha visto la partecipazione di Guido Rossi, sales development manager di Airplus, LorettaBartolucci, commercial director di Cisalpina Tours, e Valentina Ubaldi, head of HR mobility e ESG solutions HR di Zucchetti.
Tutto parte dalla Legge Finanziaria 2025, per cui la trasferta aziendale diventa digitale, tracciabile e fiscalmente conforme. Traduzione: le aziende devono rispondere a requisiti più stringenti in materia di fiscalità delle spese di trasferta.
L’obiettivo del legislatore è chiaro: aumentare la trasparenza e la tracciabilità delle spese sostenute dai dipendenti in missione, riducendo al minimo il rischio di irregolarità e discrezionalità.
Seconda traduzione: dal 1° gennaio 2025 le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (Taxi) hanno l’obbligo di pagamento tracciato. Questo se si riferiscono a trasferte di dipendenti e lavoratori autonomi.
Diversamente, scatta l’indeducibilità del costo in capo all’azienda datrice di lavoro (anche ai fini Irap) e la tassazione per il lavoratore, poiché il rimborso delle spese viene considerato “retribuzione”.
Restano esclusi da questo obbligo i trasporti pubblici di linea: treni, aerei di linea, metropolitana, autobus e tram. In questi casi, il pagamento in contanti resta fiscalmente valido, purché giustificato da un titolo di viaggio regolare.
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Spese di trasferta, come vanno pagate
Il tema della tracciabilità delle spese di trasferta e dei conseguenti rimborsi spese sono diventati obbligatori. Il tutto secondo l’art. 1, comma 81 lett. a) della Legge di Bilancio.
Il testo di tale norma prosegue con l’art. 51, comma 5, TUIR. I rimborsi delle spese di cui si è detto «non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241».
Terza traduzione: i pagamenti di queste spese vanno effettuati con carte di credito, bancomat, prepagate, applicazioni di pagamento, assegni bancari o circolari, telepedaggio collegato ad un Iban (es. Telepass). Niente da fare, invece, per i trasporti pubblici di linea.
Per effetto della nuova disciplina, quindi, il dipendente in trasferta per far fronte alle spese e documentarle in modo tracciabile, dovrà essere munito di uno di questi strumenti di pagamento.
Le carte possono essere sia personali sia aziendali. Nel primo caso, alla distinta del rimborso il lavoratore dovrà allegare i documenti fiscali che attestano la spesa (fattura o ricevuta fiscale) e la ricevuta del Pos. Nel secondo caso, il datore di lavoro consegnerà al dipendente la carta di credito aziendale collegata al conto corrente della società. E i documenti di spesa saranno intestati direttamente a quest’ultima.
Spese di trasferta pagate in contanti, cosa dice la legge
E per le spese di trasferta pagate in contanti? e successivamente richieste a rimborso? In questo caso saranno soggette a tassazione e contribuzione, al pari di qualsiasi altra forma di compenso erogata al lavoratore. Conseguentemente, si ridurrà l’importo netto accreditato in busta paga.
L’obbligo di tracciabilità concerne anche le trasferte in cambito comunale. In questo caso, i rimborsi sono solo per spese di viaggio e trasporto, dato che il rimborso delle altre tipologie di spese risulta, ex lege, assoggettato a tassazione.
Nel seminario formativo, Cisalpina Tours ha sottolienato tutti questi aspetti emergendo non solo come Travel Management Company che fornisce servizi di viaggio. Ma è anche un partner per il controllo dei costi e la governance delle trasferte.
E lo fa con l’integrazione coi sistemi di pagamento di AirPlus e con le soluzioni software di rendicontazione di Zucchetti. Ciò permette alle aziende di consolidare la spesa viaggi in un unico ecosistema digitale. Il risultato? Un processo che va dalla prenotazione al reporting, completamente tracciato, integrato e ottimizzato.
«Molto spesso ci siamo resi conto che molte aziende che pensavano di gestire i propri viaggi in maniera autonoma si sono trovati a gestire un problema. Alcune di queste, delegavano le proprie filiali. Attraverso l’analisi dei nostri report statistici siamo riusciti a mettere “al sicuro” quei pagamenti che non erano aderenti alle norme» ha detto Loretta Bartolucci.
I prodotti AirPlus per i pagamenti aziendali
Per quanto riguarda le spese di trasferta, le carte corporate e le soluzioni virtuali di AirPlus assicurano un tracciamento avanzato delle stesse. Ciò avviene associando ogni transazione a missioni, progetti e cost center aziendali.
Questo approccio non solo dà una rendicontazione automatizzata, ma contribuisce alla piena aderenza alle policy aziendali e alle nuove richieste normative. L’evoluzione del tracking è ormai imprescindibile: non si tratta più solo di sapere quanto si spende, ma anche come, quando e per conto di chi.
Tuttavia, un potenziale punto critico resta la frammentazione degli strumenti: senza un’integrazione efficace tra i sistemi di pagamento e i software gestionali, il rischio è di creare colli di bottiglia informativi invece che efficienza.
«Abbiamo 55mila clienti in tutto il mondo» dice Guido Rossi. «Cerchiamo di sollevare i dipendenti dai loro anticipi di spesa. E lo facciamo con prodotti standard e prodotti dedicati. Forniamo per esempio delle carte anche per chi non va in trasferta e ha bisogno di pagare beni o servizi per l’azienda».
Zucchetti: automazione e rigore fiscale
Zucchetti interviene invece nella fase cruciale della rendicontazione delle note spese. Le sue applicazioni non solo automatizzano l’intero processo, ma garantiscono la conformità fiscale alle nuove regole introdotte dalla manovra 2025.
L’integrazione nativa con AirPlus consente di ricevere dati già categorizzati, mentre i moduli di analisi e reporting restituiscono una visione completa, utile per audit interni e rendicontazioni verso l’amministrazione finanziaria.
«Abbiamo dato modo di configurare i metodi di pagamento e di calcolare sempre la fiscalità e la deducibilità del dipendente» spiega Valentina Ubaldi. «Abbiamo poi la funzione Ocr (Optical Character Recognition). Come funziona? Basta fare una fotografia della ricevuta e l’intelligenza artificiale riconosce e compila in automatico tutte le informazioni associandole alle relative voci di spesa. Dalla foto scattata vengono lette anche:
- la forma di pagamento della ricevuta (pagamento elettronico, bancomat, contanti)
- parole chiave dalla ricevuta del pos
- ultime 4 cifre della carta utilizzata
Ciò permette di adeguarsi alla nuova normativa. La nostra soluzione permette anche di gestire le flotte auto a 360 gradi, sia in fringe benefit sia in car pooling».
C’è poi il tema della sostenibilità. «Per me è un tema molto caro. Per questo ho fortemente voluto per creare un tool per creare le emissioni della mobilità aziendale».
Insieme, questi tre partner offrono una filiera end-to-end capace di rispondere alle sfide poste dalla nuova normativa: tracciabilità, controllo, automazione e compliance. Ma la tecnologia, da sola, non basta. Serve un cambiamento culturale nella gestione delle trasferte, che coinvolga i dipendenti, i travel manager e le direzioni finanziarie. Solo così la compliance non sarà un vincolo, ma un’opportunità per migliorare i processi e ridurre i costi nascosti.
