Secondo le previsioni del rapporto “Global Business Travel Forecast 2025”, l’anno prossimo le aziende potranno aspettarsi un aumento dei costi dei viaggi di lavoro. L’incertezza degli scenari economici, l’instabilità politica e l’inflazione sono solo
alcuni dei fattori che concorrono ad appesantire la voce dei viaggi su bilanci aziendali sempre più attenti al budget.
In questo scenario, una visione chiara e precisa dei costi di viaggio, dei consumi associati e delle preferenze dei dipendenti, può talvolta giocare la differenza. Facilitando la pianificazione e l’anticipazione delle spese future, ottimizzandole e riducendo
in questo modo il lavoro e i costi associati.
Un risparmio del 70% in termini di tempo impiegato per la gestione delle operazioni legate alle spese da parte di tutti gli attori coinvolti, può infatti contribuire a ridurre i costi di gestione fino al 50%.
Ad approfondire queste tematiche è Nicola Spada, Country Manager Italia di N2JSOFT, azienda Fintech che, attraverso la sua piattaforma N2F, aiuta nella gestione delle spese aziendali.
Quali soluzioni si possono adottare per ottimizzare l’organizzazione dei viaggi di lavoro e delle spese associate?
Nel contesto economico attuale, per un’azienda è essenziale semplificare l’organizzazione dei viaggi di lavoro e ottimizzare le spese associate. Ci sono vari accorgimenti che un’azienda, qualsiasi siano le dimensioni, dovrebbe prendere in considerazione.
Tra i principali mi sembra importante non dimenticare di:
1. Centralizzare le prenotazioni tramite una piattaforma dedicata per semplificare la gestione e ottenere una visibilità in tempo reale dei costi.
2. Definire una politica di viaggio chiara, con criteri precisi di spesa, per guidare le scelte dei collaboratori.
3. Automatizzare la gestione delle note spese per un monitoraggio più rapido e preciso delle spese.
4. Negoziare con i fornitori per ottenere tariffe preferenziali su trasporti e alloggi.
Come N2F abbiamo capito che tali tematiche sono sempre più importanti per l’azienda e cerchiamo di avere un ruolo centrale nell’ecosistema travel aziendale. Abbiamo vari connettori con agenzie viaggi italiane ed internazionali che permettono il recupero delle spese di viaggio direttamente nella nostra soluzione, con cui è possibile gestire una policy aziendale, la facilità e l’automatizzazione dell’attività di rendicontazione spese fatta tramite APP mobile e la messa a disposizione di reportistica chiara e completamente personalizzabile a supporto delle decisioni aziendali.
In che modo una migliore gestione dei viaggi può contribuire a ridurre i costi?
Una gestione più efficiente dei viaggi consente di ridurre i costi in vari modi. In primo luogo, favorendo soluzioni di prenotazione collettiva o anticipata, l’azienda può beneficiare di tariffe ridotte. Inoltre, la trasparenza dei processi e il monitoraggio delle spese in tempo reale permettono una maggiore reattività nell’adattare le politiche di viaggio in base alle tendenze di consumo. Una politica di viaggio ben definita, inoltre, contribuisce a ridurre le spese superflue, indirizzando i collaboratori verso scelte più economiche. Infine, limitando i viaggi fisici alle situazioni strettamente necessarie, l’azienda può allocare le proprie risorse in modo più strategico, ottimizzando così i costi.
Tutto ciò è ancora più vero nel periodo inflazionistico che abbiamo vissuto in questi ultimi anni: aumento delle tariffe aeree, costi di pernotto… Da qui l’importanza di gestire bene i viaggi aziendali ed il tema delle note spese ne è un elemento fondamentale. Non solo perché il loro trattamento è costoso quando non è automatizzato, ma anche perché, una volta automatizzato, permette un miglior controllo delle spese, con dati per persona, tipo di viaggio, tipo di esercente, evoluzione nel tempo…
In N2F abbiamo migliaia di clienti in oltre 90 paesi nel mondo, questo ci permette di avere dei dati a disposizione che indicano chiaramente che con il nostro tool si assiste ad una riduzione dei tempi di elaborazione delle spese del 60%-70%. Basta applicare questa riduzione al costo orario di un amministrativo per rendersi conto del guadagno che un’azienda può realizzare investendo in una piattaforma come N2F, per questo diciamo che vendiamo ROI e non solamente una soluzione per digitalizzare il processo note spese!
