In occasione della GBTA Europe Conference 2024 di Copenaghen, HRS ha presentato una rivoluzionaria soluzione per la gestione dei simple meetings. Non a caso, se si considera la crescente domanda: Amadeus osserva che il 40% delle prenotazioni alberghiere dei clienti per il 2025 sono legate a meetings. Tra la clientela globale di HRS, l’aumento di meetings prenotati fino al terzo trimestre vede +39% delle room nights contrattualizzate e dedicate.
Meetings-as-a-Service si basa sulla piattaforma proprietaria CONNECT di HRS, che permette di automatizzare i processi tramite l’IA per aumentare la visibilità dei dati. La trasparenza e il controllo sono senza precedenti, integrando il procurement, la funzione di instant pricing, i pagamenti virtuali e il recupero IVA all’interno di un’unica soluzione end-to-end.
“Questa innovativa tecnologia di gestione dei simple meetings con IA era attesa – spiega Luca De Angelis, CEO della divisione Workforce and Meetings Solutions di HRS – Meetings-as-a-Service offre ai leader del procurement, ai booker professionisti e agli assistenti amministrativi, una soluzione self-service sempre disponibile. Con una piattaforma che porta a un livello superiore le prestazioni attuali e le proiezioni future.
I nostri clienti sono pronti a implementare questa soluzione e l’interesse da parte di settori innovativi come quello automobilistico, della consulenza e delle scienze farmaceutiche/biologiche, cresce di settimana in settimana. È il momento giusto per questa soluzione, poiché il segmento necessità di costante innovazione mentre il volume dei simple meetings aumenta a livello globale.”
Eliminare l’incertezza
Molte aziende non beneficiano di un single point of truth per le politiche e le pratiche legate al procurement, alla prenotazione e al pagamento dei simple meetings. Spesso non raccolgono dati inerenti a categorie e segmenti di mercato, rinunciando al ridurre i costi e migliorare le prestazioni.
HRS porta a un nuovo livello la pianificazione e il pagamento dei simple meetings, tramite la piattaforma proprietaria e la trasparenza di dati. Proprio la piattaforma HRS CONNECT è l’elemento chiave. Si elimina l’incertezza per i leader del procurement, i booker professionisti e gli assistenti amministrativi. La AI e il rispetto delle policies aziendali accelerano il processo decisionale e velocizzano le approvazioni.
Vantaggi
Tra i punti salienti la nuova tecnologia di instant pricing, che sfrutta la pricing history e gli accordi con i fornitori preferenziali per ridurre il tempo di analisi delle opzioni tariffarie e trovare la giusta combinazione di spazi per meeting e notti in hotel.
L’integrazione della piattaforma all’interno degli ecosistemi aziendali esistenti. Ad esempio, la soluzione offre dati transazionali arricchiti tramite meccanismi automatizzati per la raccolta e la correzione delle fatture. La digitalizzazione e l’ottimizzazione dei successivi processi finanziari riducono infine al minimo gli errori e pongono le basi per il recupero totale delle spese ammissibili per l’IVA.
Le aziende beneficiano di capacità di benchmarking senza pari, con una chiara visione delle tariffe medie, dei termini e delle condizioni di eventi simili in hotel comparabili. Inoltre, i clienti di HRS che utilizzano la soluzione Meetings-as-a-Service avranno accesso all’iniziativa Green Stay di HRS, premiata e certificata ISO, a partire dall’inizio del 2025. Questa iniziativa consente l’incorporazione automatizzata dei dati sulla sostenibilità nelle richieste di offerta (RFP) e nelle attività di prenotazione, inclusi le emissioni legate all’uso delle sale riunioni e ad altri servizi in loco.
Risultati
Tra i clienti Fortune500 di HRS che hanno implementato la soluzione Meetings-as-a-Service, si contano risparmi cumulativi sui costi del 28% in vari Paesi. Significativo risparmio di tempo di pianificazione per i bookers. Termini e condizioni preferenziali sono stati inclusi nel 96% degli accordi siglati con gli hotel. Le fatture elaborate sono accurate al 98%, superando notevolmente i risultati di altri fornitori.
