I Chief Financial Officer (CFO) sono consapevoli dei costi legati alla gestione di un’azienda e di come si possano spendere grandi quantità di denaro con facilità. Quali consigli in tema di T&E nel 2023?
Un’indagine Deloitte ha rilevato che mantengono ancora un atteggiamento strategico difensivo, con una propensione al rischio inferiore ai livelli normali. Di conseguenza, molti sono fortemente concentrati sul controllo dei costi e sulla costituzione di riserve di liquidità. Inoltre, molti CFO hanno preoccupazioni ricorrenti per la gestione dei viaggi e delle spese. Come fare per combatterli e migliorare il controllo del budget? SAP Concur presenta la soluzione ideale per coordinare un’azienda attraverso tre accorgimenti che possono spianare la strada dei CFO in tempi turbolenti.
T&E, consigli di su gestione budget
Che si tratti di colleghi che non tengono traccia delle spese in modo appropriato o che non negoziano tariffe contrattuali ragionevoli, sono numerosi i fattori che possono portare a una gestione non ottimale del budget. I CFO devono innanzitutto stabilire maggiori livelli di visibilità e controllo. Più i CFO hanno visibilità sulle spese, più possono utilizzare questi dati per identificare le tendenze, negoziare le tariffe e riallocare la liquidità.
Un buon primo passo consiste nell’unificare le soluzioni per i viaggi, le spese e le fatture. In modo che i team finanziari possano integrare e semplificare le operazioni e scalare i processi di spesa senza aggiungere ulteriori risorse. Inoltre, grazie a controlli automatizzati e personalizzabili, i CFO possono mantenere l’azienda agile. Adattando i controlli sulle spese per adeguarsi alla politica aziendale in materia di viaggi e spese (T&E) ogni volta che l’azienda ha bisogno di adattarsi o di cambiare rotta. Solo in questo modo le informazioni sulla spesa consentiranno di esaminare l’impatto delle politiche sulle prestazioni aziendali e di continuare a ottimizzare la gestione della liquidità.
Una lenta trasformazione
Molte imprese non sono pronte a grandi cambiamenti, ecco il secondo dei consigli T&E. La mentalità dei dipendenti e della leadership può influire sulla velocità di trasformazione. Pertanto i leader e i dipendenti devono essere in grado di comprendere il valore che possono aggiungere alla strategia di trasformazione.
Il CFO nella maggior parte dei casi agirà come principale promotore della trasformazione digitale. Secondo il Travel & Expense Maturity Application Adoption Model di IDC, i team finanziari sono più efficienti del 36% nell’acquisizione e nella gestione delle note spese una volta avvenuta la trasformazione. Di fronte a una miriade di fattori di disturbo, le aziende di ogni settore stanno prendendo decisioni strategiche. La digitalizzazione, la standardizzazione dell’automazione saranno fondamentali. In quanto le aziende si concentrano sulla risoluzione dei problemi dei clienti in modo innovativo e duraturo. Molti CFO stanno investendo in tecnologie come cloud e analytics per favorire la crescita, ma avranno anche bisogno del consenso della leadership e di persone con competenze specializzate. Le capacità analitiche del team finanziario e la sua abilità nel ricavare rapidamente informazioni dai dati finanziari sono importanti quanto gli strumenti digitali per informare il processo decisionale strategico.
Evitare la comunicazione a compartimenti stagni
Terzo dei consigli T&E per CFO, è assicurarsi di essere in contatto e ascoltare tutti gli stakeholder. Per scoprire quali attività possono essere automatizzate per aumentare l’efficienza e quali sono le sfide. Prima di una conversazione iniziale con altri stakeholder, i CFO dovrebbero identificare i valori condivisi. In modo da trasmettere un messaggio chiaro su come questa trasformazione possa giovare all’azienda nel suo complesso e ai suoi dipendenti.
In un periodo di estrema volatilità dei prezzi, potrebbero emergere anche altri inconvenienti. Se i CFO sfruttano l’automazione, la trasformazione e la capacità di allineare i punti di vista delle parti, possono impostare la loro organizzazione per il successo. Creando un’esperienza digitale continua per i dipendenti, i CFO renderanno più semplice il rispetto delle regole.
